Immer einen Schritt voraus – Nutzen Sie den zeitlichen Vorsprung in der Heizkostenabrechnung

Nun gehen wir einen Schritt weiter und bieten eine weitere Abrechnungsmethode zur Optimierung der Abrechnungsprozesse durch die Erweiterung der IBEKO-Familie um die Abrechnung von Heizung und Wasser auf Basis plausibilisierter Verbrauchswerte an.

Als Immobilienverwalter obliegt Ihnen jährlich die oft zeitkritische Erstellung der Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieter oder Wohnungseigentümer. Im Regelfall führen Sie die nicht verbrauchsabhängige Betriebskostenabrechnung in Ihrem SAP® System selbst durch, bedienen sich aber bei der verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heiz- und Wasserkosten, ggf. aber auch anderer Positionen, wie z. B. die verbrauchsabhängig abzurechnenden Müllgebühren, der Dienstleistung unterschiedlicher Wärmemessdienste und anderer Abrechnungsdienstleister.

Während eine nach wie vor überraschend große Zahl an Immobilienverwaltern noch die Papierabrechnungen der Abrechnungsdienstleister manuell der Betriebskostenabrechnung zusortiert, gibt es eine steigende Zahl von Unternehmen, die bereits die externen Abrechnungsschreiben in PDF-Form nutzen. Dies ist sicher ein Schritt in die richtige Richtung, schöpft aber das Optimierungspotenzial in den Abrechnungsprozessen bei weitem nicht aus. PROMOS.FS bietet dieses Verfahren auf Wunsch als kombinierte Abrechnung an, favorisiert aber nach wie vor Abrechnungsverfahren, denen E-Sätze zu Grunde liegen.

E-Sätze (Ergebnissätze) wurden von der ARGE HEIWAKO (Bonn) definiert und ermöglichen den standardisierten Datentausch in der verbrauchsabhängigen Abrechnung. Die E-Sätze enthalten nicht nur das Abrechnungsergebnis eines Mieters, sondern umfassen die Abrechnungsergebnisse der einzelnen Kostenarten, wie zum Beispiel Grund- oder Verbrauchskosten der Heizung, sowie die Gerätedaten der einzelnen Messgeräte, wie Heizkostenverteiler, Wärmezähler, Wasseruhren etc. Der E-Satz ist darüber hinaus die Basis für die Erstellung der integrierten Betriebskostenabrechnungsschreiben in SAP®, in denen die Ergebnisse der nicht verbrauchsabhängigen und der verbrauchsabhängigen Abrechnung in einem Dokument zusammengeführt werden. Das integrierte Abrechnungsscheiben ist ein Produkt der PROMOS consult .

Im Standard-IBEKO-Verfahren übernimmt PROMOS.FS den kompletten Datentausch zum und vom Abrechnungsdienstleister, der als Ergebnis seiner Abrechnung je Liegenschaft einen E-Satz liefert, der dann von PROMOS.FS geprüft und im SAP® System des Kunden bis hin zur Abrechnung und zum integrierten Abrechnungsschreiben weiterverarbeitet wird. Im Verfahren der Abrechnung plausibilisierter Verbrauchswerte übernimmt PROMOS.FS ebenfalls den kompletten Datentausch, gestaltet den eigentlichen Abrechnungsprozess aber anders.

Für die Erstellung der verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heizung, Warm- und Kaltwasser werden im Wesentlichen drei Typen von Daten benötigt, die prozessbedingt leider nicht alle zum gleichen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Als erstes werden vom Wärmemessdienst nach Ende der Abrechnungsperiode die Verbrauchswerte in den Wohnungen und ggf. die Verbrauchmesswerte aus Vor- und Unterverteilungen gewonnen und für die Abrechnung vorgehalten. In der Regel erfolgt dies im Januar.

Im nächsten Schritt werden von PROMOS.FS die Mieter- und Liegenschaftsdaten (ML) aus dem SAP® System gewonnen und an den Wärmemessdienst übergeben. Die ML-Daten stellen für die Abrechnung einer Liegenschaft die Informationen bereit, die Auskunft darüber geben, welcher Mieter, Gewerbemieter oder Eigentümer von wann bis wann in welcher Wohnung bzw. welchem Gewerbeobjekt mit welchen Flächenanteilen (Heizfläche, Nutzfläche etc.) gewohnt hat. Auch diese Daten stehen unmittelbar zum Jahresbeginn zur Verfügung.

Als letzter Schritt werden vom Immobilienverwalter die abrechnungsrelevanten Kosten im SAP® System gebucht und für die Abrechnung freigegeben. PROMOS.FS ermittelt die Kosten und Energieverbrauchsdaten aus dem SAP® System und übergibt diese an den Wärmemessdienst, der nun die Abrechnung erstellt und die Abrechnungsergebnisse (E-Sätze) an PROMOS.FS zur Weiterverarbeitung liefert.

Dieser Ablauf der integrierten Betriebskostenabrechnung (IBEKO) der PROMOS.FS hat sich seit zwölf Jahren bewährt und stellt dem Immobilienverwalter eine komplette Abrechnung der Heiz- und Wasserkosten im SAP® System zur Verfügung.

PROMOS.FS verschafft Ihnen den entscheidenden Vorsprung

An welcher Stelle liefert die Abrechnung plausibilisierter Verbrauchswerte nun Vorteile?

Mit Blick auf den Abrechnungsprozess ergeben sich Zeitverluste, da der Wärmemessdienst die Abrechnung erst dann vornehmen kann, wenn ihm (als letzter Punkt der Datenlieferung) die abrechnungsrelevanten Kosten vorliegen. Viele Immobilienverwalter können die abrechnungsrelevanten Kosten erst am Ende des ersten Quartals, oft aber auch erst am Ende des zweiten Quartals buchen, da sie selber die relevanten Rechnungen erst sehr spät erhalten. Sobald der Wärmemessdienst abrechnen kann, vergehen dann weitere Wochen bis die Abrechnungen fertig sind. Eventuelle Fehler, aufgrund unkorrekter Gerätemesswerte oder fehlender Kosten, werden erst nach erfolgter Abrechnung erkannt, so dass dann wieder einige Wochen bis zur endgültigen Fertigstellung der Abrechnung vergehen.

An diesem Punkt setzt die Abrechnung plausibilisierter Verbrauchswerte an.

Direkt nach Lieferung der ML-Daten erstellt der Wärmemessdienst eine Abrechnung mit echten Verbrauchsmesswerten, jedoch fiktiven Kosten. Man spricht in diesem Fall auch von der „Promille-Abrechnung“ oder der „1000 € Abrechnung“. Alle Verbrauchswerte sind in dieser Abrechnung bereits durch den Wärmemessdienst plausibilisiert, wobei zum Beispiel eventuell erforderliche Geräteschätzungen bereits erfolgt sind. Sehr früh im Jahresverlauf erhält PROMOS.FS die E-Sätze und kann bereits im Vorfeld der Kostenbuchung durch den Immobilienverwalter umfangreiche Prüfungen der Abrechnungsstruktur der Liegenschaft, der Korrektheit der Nutzerabrechnungszeiträume unter Zuhilfenahme der ML-Daten, aber auch die Plausibilität der Verbräuche im Vergleich mit den Daten der vorherigen Abrechnungsperiode vornehmen.

Zu dem Zeitpunkt, an dem die abrechnungsrelevanten Kosten dann in SAP® gebucht sind, liegt PROMOS.FS somit eine bezogen auf die Verbräuche korrekte Abrechnung vor. Sofern Korrekturen durch den Wärmemessdienst erforderlich waren, sind diese bereits erfolgt.

Nach Freigabe der abrechnungsrelevanten Kosten für Heizenergie und Wasser durch den Immobilienverwalter übernimmt PROMOS.FS diese aus SAP®, errechnet in Stundenfrist auf Basis des E-Satzes, welcher die plausibilisierten und verifizierten Verbrauchswerte enthält, die echten Kosten der einzelnen Nutzer und stellt den nunmehr echten E-Satz im SAP® System als Ergebnis der verbrauchsabhängigen Abrechnung für die Buchung und als Basis für das integrierte Abrechnungsschreiben zur Verfügung.

Die Einsparungen durch standardisierte Abläufe resultieren im Wesentlichen unabhängig von der Anzahl der abzurechnenden Nutzeinheiten. Das heißt, wenn Sie zu den Verwaltern einer geringeren Anzahl von Mietobjekten gehören, profitieren auch Sie von diesem Verfahren!

Alle Vorteile auf einen Blick:

• Sie gewinnen erheblich an Geschwindigkeit im Abrechnungsprozess.
• Sie reduzieren signifikant den Aufwand in der Erstellung der Abrechnungsschreiben.
• Sie steigern deutlich Ihre Abrechnungsperformance.
  Sie stellen Ihre Mieter qualitativ zufrieden, indem Sie eine pünktliche, fehlerfreie und verständliche Abrechnung liefern.
  
• Die Nutzung des Verfahrens der plausibilisierten Verbrauchsabrechnung ist im Sinne der Heizkostenverordnung für den Immobilienverwalter kostenneutral.
  
• Sie handeln rechtssicher und verbindlich, sowohl in Bezug auf die Umlage der Kosten als auch in der Einhaltung gesetzlicher Verordnungen.
  
• Sie steigern nachhaltig Ihre Reputation und sichern sich Wettbewerbsvorteile im Ringen um solvente Mieter.
  

PROMOS.FS unterstützt und berät Sie bei der Abrechnung auf Basis plausibilisierter Verbrauchswerte. Kontaktieren Sie uns einfach!

Die PROMOS Facility Services GmbH ist eine Servicetochter der PROMOS consult und hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Qualität der Nebenkostenabrechnung nachhaltig auf höchstem Niveau sicher zu stellen - messdienstleisterunabhängig und bestandübergreifend.