Arbeit an der Basis – PROMOS stellt um auf SAP® SD

Mit vereinten Kräften zur erfolgreichen Projektrealisierung

Vor der Einführung von SAP^® SD wurden für Beauftragungen Innenaufträge angelegt. Die debitorischen Rechnungen mussten dann in der Finanzbuchhaltung manuell gebucht werden. Die Generierung der eigentlichen Rechnung erfolgte ebenfalls manuell über ein separates CRM-System. Diese Vorgehensweise ermöglichte zwar eine Auswertung der Aufträge auf Kunden-, Vertrags- oder Projekteebene, nicht jedoch heruntergebrochen auf einzelne Produkte. „Die Umstellung auf SAP^® SD erforderte eine intensive Vorbereitungszeit. In den ersten Monaten waren wir nur mit der Erarbeitung der Strukturen im Hintergrund beschäftigt. Also: Wie muss die Materialstruktur aufgebaut sein, um eine adäquate Auswertbarkeit auf allen Ebenen gewährleisten zu können?“, erläutert Ines Schulze-Leifheit, Director Accounting, die Anfangsphase des Projekts. Nach der Einrichtung der SAP^® Komponente folgte das Anlegen der Materialien und Kontrakte. Pro Kundenauftrag existiert nun ein separater Kontrakt in SAP^®, zu dem alle entsprechenden Belege gescannt und Vertragsdetails, wie z. B. Laufzeiten, gepflegt werden mussten. „Bei letztendlich über 600 Kontrakten und neben dem weiterhin bestehenden Kerngeschäft der Abteilung erwies sich diese Aufgabe als besondere Herausforderung, die wir nur gemeinsam als Team rechtzeitig zum 01.01.2017 stemmen konnten“, beschreibt Schulze-Leifheit den Endspurt des Projekts.

Eine Anforderung, viele Vorteile

Nach einem halben Jahr Nutzungszeit zieht die Abteilung eine positive Bilanz. Schon jetzt konnten auf Controllingebene die ersten Auswertungen heruntergebrochen auf die knapp 400 eingepflegten Produkte und Leistungen generiert werden. Darüber hinaus ist vor allem die hohe Nachvollziehbarkeit sowohl für die Mitarbeiter als auch externe Anspruchsgruppen herauszustellen. Alle gebuchten Belege sowie Angebote, Beauftragungen und Verträge sind nun übersichtlich dem jeweiligen Kontrakt beigefügt und können auf Nachfrage unmittelbar per Mausklick aufgerufen werden. Das spart vor allem bei Betriebsprüfungen Zeit und Arbeitsaufwand bei der Zusammenstellung der benötigten Unterlagen. „Ich kann heute auch genau im System nachvollziehen, wer wann welche Nachbearbeitung oder beispielsweise Veränderung in den Vertragskonstellationen vorgenommen hat“, unterstreicht Schulze-Leifheit die hohe Transparenz des Systems. Die Arbeit im früheren Zweitsystem entfällt vollständig. Heute existieren entsprechend verschiedener Rechnungstypen, z. B. monatliche Rechnungen, Aufwandsrechnungen oder Pauschalen, Vorlagen, mittels derer die Rechnungen direkt aus SAP^® SD heraus erstellt werden können und die dann automatisch an den entsprechenden Belegen hängen. Regelmäßige Rechnungen werden sogar automatisch gebucht. Dies erfolgt mittels Buchungsvorlagen, die dann nur noch abgespielt werden müssen. Für unsere Rechnungsempfänger stellten wir während des gesamten Umstellungsprozesses die gewohnte Qualität sicher. Sowohl optisch als auch inhaltlich wurde der Ausgangsstandard beibehalten. Lediglich in den Artikelbezeichnungen mussten vereinzelt Anpassungen vorgenommen werden. Zur Sicherheit wurde für diesen Fall jedoch ein Hinweistext auf die Ursprungsbezeichnung in den Rechnungen hinterlegt.

Blick in die Zukunft

Zukünftig sollen auch die Angebote der PROMOS aus SAP^® heraus erstellt werden. In einer nächsten Ausbaustufe sollen zudem die Kundenstammdaten um E-Mail Adressen vervollständigt werden, um Rechnungen aus dem System heraus per E-Mail verschicken zu können. Schon heute wollen 20 bis 30 Prozent unserer Kunden, die bereits auf einen digitalen Rechnungseingangsprozess  umgestellt haben, ihre Rechnungen nur noch elektronisch erhalten. „Alles in allem sind wir sehr zufrieden mit dem Ergebnis der Umstellung. Auch in Hinblick auf zukünftige Betriebsprüfungen, die einen immer stärkeren Fokus auf transparente Dokumentation, Sicherheit und Unveränderbarkeit der Belege und Daten erhalten, fühlen wir uns für die Zukunft sehr gut gerüstet“, resümiert Schulze-Leifheit.

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