Nur die Spitze des Eisberges

Teilen sich mehrere Eigentümer eine Wohnanlage und besitzen jeweils einzelne Immobilieneinheiten, dann bilden sie gemeinsam eine Wohneigentumsgemeinschaft (kurz WEG). Die ordnungsgemäße Verwaltung ihres gemeinschaftlichen Eigentums obliegt den Wohnungseigentümern. Viele entscheiden sich, einen Haus- oder Immobilienverwalter mit dieser Aufgabe zu betrauen. In diesem Fall verpflichtet sich der Verwalter, für den Erhalt und die Steigerung der Vermögenswerte Sorge zu tragen, wirtschaftlich mit den anvertrauten Geldern umzugehen und die ständige Kostenkontrolle sicherzustellen.

Auf den zweiten Blick zeichnet sich ein wesentlich diffizileres Bild vom Aufgabenspektrum eines Verwalters. Die Bandbreite reicht von kaufmännischen Tätigkeiten, wie die Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen, über rechtliche und organisatorische Aspekte, wie z. B. die Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, bis hin zu technischen Aufgaben, was u. a. die regelmäßige Begehung oder Schadensbeseitigung miteinschließt. Übernimmt der Verwalter nicht nur die Pflichten für ein Objekt, sondern verwaltet eine Vielzahl an Eigentümergemeinschaften, bedarf es einer leistungsstarken Software, um stets den Überblick zu behalten.

PROMOS stellt Ihnen zur adäquaten Umsetzung dieser Aufgaben handfeste Lösungen zur Verfügung, welche den Verwalter einerseits mit allen notwendigen Informationen versorgt und ihn andererseits bei arbeitsintensiven Routineaufgaben entlastet:

• PROMOS WEG-Verwaltung
  
• PROMOS WEG Einladung, Protokoll und Beschlusssammlung
  
• PROMOS Sondereigentumsverwaltung
  
• PROMOS Fremdverwaltung
  
• PROMOS Nebenkosten Cockpit
  

Strikte Vermögenstrennung

Wohnungseigentümer müssen für diverse Zwecke Kapital bereitstellen. Sei es Rücklagen zu bilden, um beispielsweise größere Instandsetzungsvorhaben zu realisieren, oder das sogenannte Hausgeld aufzubringen. Darunter sind die Verwaltungsbeiträge der einzelnen Eigentümer zu verstehen, die zur Deckung der Kosten des Gemeinschaftseigentums notwendig sind. Da ein Verwalter nun dieses fremde Vermögen verwaltet, muss dem gegenseitigen Vertrauensverhältnis eine besondere Bedeutung beigemessen werden. Die PROMOS WEG-Verwaltung berücksichtigt gesetzliche Anforderungen und stellt die strikte Vermögenstrennung der einzelnen Eigentümergemeinschaften sicher. Für den Verwalter selbst stellt die WEG einen fremden Eigentümer dar. Deshalb wird jede WEG als eigenständiges Mandat geführt und in einem eigenen Buchungskreis in SAP^® abgebildet. Das heißt, jeder erfasste Beleg wird bereits bei der Buchung dem jeweiligen Mandat zugeordnet. Auf diese Weise wird das Vermögen sauber getrennt und eine separate Abrechnung ermöglicht.

SAP^® Integration und Vertragsmanagement

Die PROMOS Lösungen basieren vollständig auf modernster SAP^® Technologie, weshalb Sie wesentlich von der nahtlosen Integration in Ihre bestehende SAP^® Landschaft und auch andere SAP^® Module aus den Bereichen Finanzen und Controlling profitieren. Außerdem werden die verschiedenen Vertragsbeziehungen, z. B. zwischen Verwalter und WEG oder zwischen WEG und Eigentümer, korrekt abgebildet und eine doppelte Datenhaltung vermieden.

Durchgängige Geschäftsprozesse

PROMOS ist bekannt für die ganzheitliche Berücksichtigung komplexer Prozesslogiken. Demzufolge können Sie auch mit dem Package für die WEG-Verwaltung alle betriebswirtschaftlichen Abläufe detailliert abbilden, sei es, um beispielsweise den Status Ihrer Einladungen nachzuverfolgen, die Beschlüsse Ihrer Eigentümerversammlungen zu protokollieren, archivieren bzw. Korrespondenzen zu erstellen oder Anpassungen auf Basis von Vorjahreswerten am Wirtschaftsplan vorzunehmen.

Zusammenfassend finden Sie hier alle wichtigen Leistungsmerkmale auf einen Blick:

• Vollständige Integration Ihrer WEG-Verwaltung in Ihre SAP^® Landschaft sowie zu anderen SAP^® Modulen der Finanzbuchhaltung, dem Controlling und dem Bereich Technik
• Lückenlose Abbildung sämtlicher Geschäftsprozesse rund um die WEG-Verwaltung – von der Verwaltung der Hausgelder über die Abrechnung von Nebenkosten und Rechnungskontrolle bis hin zur Darstellung der Beschlusssammlung
• Bündelung aller relevanten Informationen zu Objektstammdaten oder Vorgängen in einem zentralen Verwaltungssystem
• Saubere Vermögenstrennung sowohl zwischen Verwalter und WEG-Gemeinschaften als auch zwischen den einzelnen Gemeinschaften
• Elektronische Beauftragung von Instandhaltungsleistungen mittels einer modernen Webanbindung an das easysquare Handwerkerportal
  
• Ganzheitliche Berücksichtigung der verschiedenen Vertragsbeziehungen sowie deren Bereitstellung in separaten Vertragsarten für die Bereiche der WEG-, Sondereigentums- und Drittverwaltung
• Komfortable und gesetzeskonforme Durchführung des Wirtschaftsplanes sowie der Gesamt- und Einzelabrechnungen inkl. Korrespondenz in einer Anwendung
• Automatisierte Umlage der Kosten an den Mieter sowie die transparente Überwachung der Nebenkostenprozesse
• Umfangreiche Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten mittels diverser Übersichten zu den entsprechenden Mandaten und Verträgen, Wirtschaftsplänen, Offenen Posten, Rücklagen und vieles mehr

Darüber hinaus profitieren Sie mit den PROMOS Lösungen vom nahtlosen Ineinandergreifen der diversen Lösungen: Mit unserer easysquare mobile App können Sie nicht nur die Objekt- und Sicherheitsbegehungen mittels digitaler Formulare auf dem Tablet oder iPad vor Ort dokumentieren, sondern werden bei der Rückintegration in Ihr System vollautomatisch unterstützt. Die Anbindung an easysquare workflow ermöglicht Ihnen zudem die systematische Bearbeitung von vielen Standardprozessen aus der Immobilien- und Wohnungswirtschaft. Eine Vielzahl an Standardkorrespondenzen stehen Ihnen bereits zur Auswahl zur Verfügung und werden automatisiert in Ihrem System archiviert.

Verwalten Sie ebenfalls Eigentümergemeinschaften, suchen aber noch nach einer passenden Verwaltungssoftware? Dann kontaktieren Sie uns! Unsere Berater informieren Sie gern über mögliche Umsetzungsstrategien in Ihrer konkreten Ausgangssituation.

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