Cash Connection – Ein Blick ins Uhrwerk

Das Ausgangsprodukt PROMOS Cash Connection stammt aus der Produktpalette der automatischen Kontoauszugsverarbeitung, deren Ziel es ist, den Verwendungszweck der elektronischen Kontoauszüge auszulesen und dadurch automatisch den entsprechenden Zielverträgen in SAP^® zuordnen zu können. Doch wie funktioniert nun die systemische Zuordnung der virtuellen Kontonummer zum entsprechenden Vertrag?

In wenigen Schritten zur Buchung mit virtuellen Kontonummern

Zu allererst liefert die HSH Nordbank hierzu die von ihnen erzeugten nummerischen Intervalle, die der Mieter oder Lieferant für Überweisungen oder Lastschriften als individuelle Kontonummer nutzen soll und die gleichzeitig auf systemischer Seite zur eindeutigen Zuordnung zu einem Vertrag in SAP^® dienen. Diese Nummernpools der HSH Nordbank sind zum Zeitpunkt der Übermittelung bereits exakt einem Hausbankkonto, also einer realen Kontonummer, zugewiesen. Auf diese Weise kann im Customizing das Hausbankkonto dem im SAP^® System zugehörigen Vertrag hinterlegt werden – egal, ob kreditorisch oder debitorisch. Über diesen Schritt ist es anschließend möglich, bei Vertragsänderung und Vertragsanlage eine virtuelle Kontonummer, auch CashIdent genannt, in SAP^® zu generieren.

Der zweite Schritt besteht darin, den Mieter oder Lieferanten über seine neue Bankverbindung zu informieren. Hierzu kann aus dem SAP^® System heraus eine Korrespondenz erzeugt werden. Die automatische Zuordnungsquote zwischen Debitor/Kreditor und Vertrag liegt nun bei nahezu 100 Prozent.

Informationstechnisch hinterlegt sind die Zuordnungen zwischen virtuellen und realen Kontonummern sowie den SAP^® Verträgen im sogenannten Bankdatenspeicher. Die Daten sind somit jederzeit vorrätig und können bei Bedarf als Datei heruntergeladen und an Externe weitergegeben werden. Dies kann beispielsweise notwendig werden, wenn die Bank vorab keine Zuordnung zwischen Nummernpool und realem Hausbankkonto getroffen hat. Eine manuelle Änderung der automatisch erfolgten Zuordnungen ist technisch über das Customizing zwar ebenfalls möglich, jedoch muss hierzu ein spezielles Berechtigungssystem eingerichtet werden.

Besonderheiten beim kreditorischen Vertrag

Für eine automatische Buchung kreditorischer Lastschriften mittels einer virtuellen Kontonummer gilt es deutlich mehr Details zu beachten als bei debitorischen Verträgen, was damit zu begründen ist, dass hier Geld das Unternehmen verlässt. Die grundsätzliche Funktionsweise sieht vor, dass im Reiter Cash Connection Einzugsermächtigungen gepflegt werden können. Hier muss, ebenso wie beim debitorischen Vertrag, ein Hausbankkonto mitgegeben werden, um die virtuelle Kontonummer generieren zu können. Üblicherweise ist zusätzlich ein mehrstufiges Freigabeverfahren implementiert, mittels dessen es bei erfolgreichem Durchlauf erst zu einer Aktivierung des Vertrages kommt. Anschließend werden die Konditionen der Einzugsermächtigung gepflegt. Hierzu zählt zwingenderweise die Referenzierung auf ein separates Sachkonto sowie die Festlegung der Kontierungselemente. Darüber hinaus existieren zusätzlich nützliche Konditionsfunktionen. Im Rahmen der sogenannten dynamischen Betragsermittlung wird beispielsweise anhand vorab festgelegter Keywords der Verwendungszweck durchsucht, um auf Basis dessen eine Splittung des Gesamtbetrages vorzunehmen. Als Sicherheitsmechanismus kann die Funktion zur Begrenzung der Anzahl der Abbuchungen sowie der maximalen, prozentualen Abweichung vom definierten Abbuchungsbetrag genutzt werden. Zwei integrierte Druckprogramme ermöglichen mittels mitgelieferter Standardkorrespondenzen, die kundenspezifisch angepasst werden können, das Erteilen und Aufheben von Einzugsermächtigungen. Insbesondere im kreditorischen Bereich kann es mitunter aufgrund fehlender Freigaben vorkommen, dass Posten nicht direkt verbucht werden können. Für diesen Fall können CashIdent und Konditionen mittels einer manuellen Nachbearbeitung nachträglich angepasst und die Posten von dort aus direkt gebucht werden.

Ein Plus an Flexibilität

Der Blick auf die kleinen Stellschrauben der Cash Connection zeigt die große Offenheit der Lösung für Anpassungen an individuelle Kundenwünsche oder Unternehmensvorgaben. Die Vorteile auf einen Blick:

• Offene Schnittstelle zur Nummernvergabe bei der Hausbank
• Bankdatenspeicher zum Export der virtuellen Kontonummern mit Zuordnung zum Zielvertrag
• Möglichkeit zur Implementierung mehrstufiger Freigabeverfahren
• Dynamische Betragsermittlung
• Ergänzende Möglichkeit zur manuellen Nachbearbeitung
• Und viele mehr.

Neben der Cash Connection können die Standardverfahren sowie weitere PROMOS Produkte aus dem Bereich der elektronischen Kontoauszugsverarbeitung, wie z. B. Pattern Search und Memory Funktion, weiterhin mit all ihren Vorteilen parallel genutzt werden. Auch aus technischer Sicht bietet die Cash Connection höchste Flexibilität. So basiert sie auf dem SAP^® Standard, ist abwärtskompatibel und ab SAP^® ERP 6.0 verfügbar. Nun klappen wir die Tür zum Uhrwerk wieder zu und lassen unser SAP^® System die Arbeit für uns machen.