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17.04.2018
PROMOS aktuell
EU-DSGVO – Auf die Plätze, fertig, Endspurt zum Stichtag!
Ob sich hinter dem 25. Mai mittlerweile der am häufigsten genannte Stichtag in 2018 verbirgt? Mit diesem Datum endet nämlich die Übergangsfrist zur EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), welche viele Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Denn alle Unternehmen, die Tools zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwenden, müssen sich auf erhöhte Dokumentationspflichten einstellen. Gleichfalls sind Unternehmen in der Immobilienbranche nicht von den Neuerungen ausgenommen, da auch sie zu den fleißigen Datensammlern gehören.
Unterschreibt beispielsweise der Interessent seinen Mietvertrag, so werden dessen personenbezogene Daten, wie z. B. sein Name und seine Bankverbindung, im ERP System aufgenommen und damit verarbeitet. Die EU-DSGVO nimmt hier Immobilienunternehmen nun verstärkt in die Pflicht und fordert einen sensibleren Umgang mit diesen Daten.
Viele Reglungen betreffen maßgeblich die gelebte Praxis in der Immobilienverwaltung mit SAP®, weshalb PROMOS zwei neue Reports entwickelt hat.
Zeig her meine Daten!
Gemäß Artikel 15 steht einer betroffenen Person das Recht zu, von dem verantwortlichen, datenverarbeitenden Unternehmen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob über sie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Sofern dieser Fall zutrifft, kann beispielsweise der Mieter sowohl Auskunft über die Verarbeitung als auch eine Kopie seiner gespeicherten Daten in maschinenlesbarer Form einfordern. Der neue PROMOS Auskunftsreport stellt eben diese Funktionalitäten in SAP® zur Verfügung. Zum einen erzeugt dieser eine detaillierte Übersicht der Daten zu einem Geschäftspartner, indem beispielsweise die persönlichen Daten, wie Geburtsdatum oder Anschrift, sowie die Verarbeitung in Dokumenten oder Korrespondenzen ausgewiesen sind. Diese Auskunft kann schließlich in Form eines PDF-Dokuments an die betroffene Person übermittelt werden. Zum anderen ermöglicht der Datenexport die Bereitstellung der Daten als CSV-Datei.
- Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen eingehalten werden?
- Wann laufen welche Aufbewahrungsfristen ab?
- Welche offenen betriebswirtschaftlichen Prozesse bestehen noch?
- Oder gibt es besondere Einschränkungen durch Berechtigungen umzusetzen?
Der PROMOS Report stellt für den Datenexport eine CSV-Datei zur Verfügung.
Wohnungsunternehmen, die zur Kommunikation mit ihren Mietern, Eigentümern oder anderen Beteiligten ein Onlineportal oder eine Kunden-App nutzen, können wahlweise auch auf einen Self-Service innerhalb der easysquare App zurückgreifen. Die nahtlose Integration ins führende SAP® System macht es möglich, dass beispielsweise Mieter ihre Auskunft innerhalb der App anfordern können und die Bereitstellung des Auskunftsreports durch das Wohnungsunternehmen ebenda erfolgt.
Der Auskunftsreport kann auch in der easysquare Mieter-App angefordert werden.
Das kannst du vergessen!
Ein weiterer zentraler Baustein der neuen EU-DSGVO regelt das sogenannte Recht auf Vergessenwerden. Demnach müssen Unternehmen personenbezogene Daten aus rechtlicher Sicht löschen, wenn die Informationen entweder nicht mehr benötigt werden oder sobald die betroffene Person die Löschung verlangt, unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. PROMOS bietet für diesen Zweck einen Report zur Anonymisierung von Geschäftspartnern in SAP® an. Ein Simulationslauf bietet die Möglichkeit zur Überprüfung des Datenbestandes auf zu löschende Geschäftspartner. Anschließend könnte das weitere Vorgehen wie folgt aussehen: Das im Protokoll dokumentierte Ergebnis wird durch einen Datenschutzbeauftragten geprüft und nach interner Freigabe werden die betroffenen Daten im „Echtlauf“ ausradiert.
Der Simulationslauf im PROMOS Anonymisierungsreport ermöglicht eine Überprüfung der Geschäftspartnerdaten in SAP®.
Damit der PROMOS Report eine sachgerechte Anonymisierung realisieren kann, müssen zunächst einige Grundvoraussetzungen berücksichtigt werden:
All diese Fragen definieren den Handlungsrahmen, ab wann eine unwiderrufliche Anonymisierung erfolgen darf oder eben noch nicht.
Mit den PROMOS Reports fit für die EU-DSGVO
Wurden diese oder weitere Fragestellungen bereits durch ein Lösch- und Sperrkonzept in Ihrem Wohnungsunternehmen beantwortet? In diesem Fall profitieren Sie von einer komfortablen und schlanken Einführung der neuen Lösung. Darüber hinaus stehen wir Ihnen gern zur Klärung weiterer Fragen rund um die EU-DSGVO zur Verfügung.
„Mit den neuen Reports unterstützen wir unsere Kunden, die strengen Vorgaben der EU-DSGVO innerhalb ihres SAP® Systems, sowohl im ERP als auch für S/4 HANA®, erfüllen zu können. Denn wer den Anforderungen nicht fristgerecht nachkommen kann, dem drohen empfindliche Sanktionen“, erklärt Volker Schulz, CIO der PROMOS consult. „Deshalb werden wir die Reports Mitte April an alle PROMOS.GT Kunden im Rahmen ihrer Softwarepflege kostenlos ausliefern“, ergänzt Schulz. Zudem bietet PROMOS momentan ein Angebot für einen Beratungstag zur Abstimmung dieser beiden Reports.
Wenn Sie Interesse an den neuen Reports haben, dann kontaktieren Sie uns!
