·
15.08.2018
PROMOS aktuell
Mit Automatisierung clever punkten – Neuer YouTube-Clip zum Störmeldungsprozess
Die Automatisierung von Geschäftsabläufen ist ein wesentlicher Grundpfeiler der Digitalisierung und erschließt wichtige Potenziale zur Effizienzsteigerung im eigenen Unternehmen. Ein hervorragendes Beispiel im immobilienwirtschaftlichen Kontext ist der Störmeldungsprozess. Denn eines bleibt niemals aus, und zwar die regelmäßige Wartung und Instandhaltung des Objektbestandes.
Jedes Wohnungsunternehmen kennt das Procedere, muss selbst entsprechende Maßnahmen vorhalten und ist gut beraten, die verschiedenen Kanäle zur Schadenserfassung zu digitalisieren. Sei es durch das Angebot in der unternehmenseigenen Mieter-App oder während der Wohnungsübergabe durch die eigenen Mitarbeiter – wird eine Störung entdeckt, muss sie nur ihren Weg in den Meldeprozess finden. Danach helfen Tools wie easysquare workflow, dass die nachfolgende Bearbeitung komfortabel, automatisiert und störungsfrei abläuft.
Unser neuer YouTube-Clip steigt direkt in den Störmeldungsprozess ein und zeigt Ihnen die vielfältigen Möglichkeiten zur Automatisierung im täglichen Instandhaltungsgeschäft:
Wussten Sie zum Beispiel, dass aufgrund der Vorbelegung bestimmter Bearbeitungsfolgen Ihre Sachbearbeiter spürbar entlastet werden und das System viele Vorgänge vollautomatisch, im Hintergrund selbst erledigt? Wenn ein Handwerker beauftragt werden muss, hilft u.a. die automatische Lieferantenfindung mittels Auswahl von Gewerk und Schaden, das zuständige Handwerksunternehmen zu ermitteln. Oder wenn der zuständige Bearbeiter krank ist bzw. sich im Urlaub befindet, dann erhält die Vertretung den Arbeitsauftrag ganz automatisch in ihrem Arbeitskorb und der Vorgang kann nahtlos übernommen werden.
Automatisierte Bearbeitungsschritte werden in easysquare workflow durch ein „A“ gekennzeichnet. Der Prozess verweilt solange in der Warteschleife, bis die notwendigen Zuarbeiten Dritter erfolgt sind. In der Zwischenzeit kann sich Ihr Mitarbeiter anderen Aufgaben widmen. Unter den Tisch fallen kann nichts mehr! Denn für jeden Bearbeitungsschritt werden Fristen definiert und sobald eine Überschreitung erfolgt, wird der Bearbeiter darauf hingewiesen. Auf diese Weise kann beispielsweise im Handwerksunternehmen nachgefragt werden, warum der Auftrag noch nicht angenommen oder die Leistung noch nicht erbracht wurde. Die Zuverlässigkeit in der Bearbeitung Ihrer Störmeldungen wird erhöht und damit letztendlich auch die Zufriedenheit Ihrer Mieter.
- Zentrale Bearbeitung und Auswertung von Störmeldungen in einem Herzstück
- Erleichterte Kommunikation durch die Verknüpfung von SAP® ERP, CRM, easysquare Handwerkerportal, easysquare Mieter-App, easysquare Verkehrssicherung, easysquare Mieterwechsel sowie easysquare mobile für den Objektverwalter
- Hohes Automatisierungspotenzial einzelner Bearbeitungsschritte, bspw. mittels Lieferantenfindung
- Ideale Digitalisierungsmöglichkeiten insbesondere für die mobilen Erfassungswege via App
- Spürbare Entlastung der Mitarbeiter durch rollenbasierte und prozessgesteuerte Ablauforganisation
- Nahtlose Weiterbearbeitung von Prozessen durch Dritte ohne Informationsverlust
- Individuelle Aussteuerung der Bearbeiterfindung
- Transparente Statusverfolgung, u.a. des Handwerkerauftrages im ERP-System oder CRM
- Diverse Eskalationsszenarien bei überfälligen, abgelehnten oder stornierten Aufträgen
Abbildung 1: Mit der Liste Ihrer offenen Prozesse können Sie sich in easysquare workflow mühelos einen Überblick über den Bearbeitungsstand Ihrer Störmeldungen verschaffen. Überfällige Aufgaben landen im persönlichen Arbeitskorb des zuständigen Mitarbeiters und kein Vorgang kann mehr unter den Tisch fallen.
Machen Sie kurzen Prozess!
Darüber hinaus lassen sich Prozessketten mittels Automatisierung signifikant abkürzen. Denken Sie beispielsweise an die Auftragsvergabe an Ihre Handwerker! Statt manueller Anfrage bei den jeweiligen Unternehmen, landet der Auftrag aus einer Wohnungsübergabe, die idealerweise mit einer App erfasst wurde, über das easysquare Handwerkerportal direkt beim Handwerker. Selbst die Annahme bzw. Ablehnung, die Leistungserfassung sowie die Abrechnung werden über das Portal abgebildet. Ein Informationsschreiben an den Mieter können Sie durch vordefiniertes Schriftgut mit der Korrespondenzschnittstelle OPCC ohne großen Aufwand, mit einem Klick erzeugen.
Lösungen im Einklang
Das harmonische Zusammenspiel der einzelnen Lösungen zeichnet das PROMOS Portfolio für den Störmeldungsprozess in besonderer Weise aus: Von den unterschiedlichen Einfallstoren für die Störmeldung, wie CRM, Mieter-App oder Objektmanager-App, über die Schnellerfassungsmaske OPSN und dem easysquare Handwerkerportal bis hin zur Budgetplanung und -überwachung – sämtliche Lösungen lassen sich aus dem Prozess heraus ansteuern und ermöglichen so die zentrale Bearbeitung und Auswertung von Störmeldungen an einem gemeinsamen Knotenpunkt. Sogar die doppelte Erfassung von ein und derselben Störung kann vermieden werden, indem ein Schaden veröffentlicht und somit der zweiten Erfassung zuvorgekommen wird.
Hier finden Sie noch einmal alle Vorteile auf einen Blick!
Diese Themen könnten Sie ebenfalls interessieren:
