Digitale Formulare – Warum Papierformulare von vorgestern sind

Wir finden sie überall. Sei es bei der Schlüsselrückgabe an den Vermieter oder beim Quittieren des Elektrikers – fast alle Unternehmen nutzen für den Service- oder Instandhaltungsbereich vorgefertigte Formulare oder Checklisten. Im schlimmsten Fall noch in Papierform. Die Verwendung letzterer führt zu Medienbrüchen, da in den meisten Unternehmen bereits ERP Systeme genutzt werden, in die die Informationen schlussendlich übertragen werden müssen. Wieso also nicht gleich digital?

Es gibt gute Gründe, warum digitale Formulare Ihrem Pendant im Papierformat weitaus überlegener sind.

Keine Medienbrüche!

Zunächst einmal werden Fehler, die bei einer manuellen Übertragung von Papierformularen in das ERP System auftreten können, vermieden. Die Schrift ist unleserlich, in die Angaben haben sich Zahlendreher eingeschlichen oder das Papier ist nicht mehr auffindbar? Die digitale Erfassung vor Ort reduziert das Fehlerpotenzial und vereinfacht die Dateneingabe, sei es durch die Dokumentation durch Fotos oder mit der Auswahl vorbelegter Kataloge. Ganz gleich, ob on- oder offline.

Mehr Datenqualität!

Gleichzeitig steigt die Qualität sowie Quantität Ihrer Daten. Die Vorgabe von Pflicht- und optionalen Formularfeldern garantiert die Erhebung notwendiger oder für bestimmte Arbeitsabläufe gesetzlich bzw. vertraglich vorgeschriebener Daten. Eine revisionssichere Dokumentation im zentralen ERP System rundet den Zugewinn an qualitativ hochwertigen Daten ab. Ihr Datenpool ist dann eine hervorragende Grundlage für vorausschauende Planungen und Maßnahmen.

Ein Plus an Zeit!

Einerseits entfallen Stunden des lästigen Übertragens stapelweiser Papierformulare in Ihr ERP System. Andererseits erhalten die digitalen Formulare die Daten direkt aus dem Geschäftsprozess, sodass viele Angaben automatisch in das Formular übernommen werden können. Denken Sie bspw. an den Namen des Bearbeiters, die Auftragsdetails oder die Adresse vom Kunden! Diese müssen nicht jedes Mal erneut eingegeben werden und sind stattdessen bei Arbeitsbeginn vorausgefüllt im Formular hinterlegt. Auch die dynamische Anpassungsfähigkeit der Felder je Eingabe stellt die Vollständigkeit sicher, reduziert die Komplexität für den Erfasser und führt somit zu einer schnelleren Bearbeitung.

Maximale Flexibilität!

Digitale Formulare verschaffen Unternehmen unendliche Möglichkeiten und bieten ein Höchstmaß an Flexibilität. Müssen bspw. die Formulare unternehmensweit angepasst werden, können die Updates zentral ausgeliefert werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass zu jedem Zeitpunkt die richtige Vorlage verwendet wird. Die Entsorgung nicht mehr benötigter Formularblöcke entfällt und das ist nicht nur gut für das Budget, sondern auch für die Umwelt.

Das Spektrum digitaler Formulare und Checklisten ist weit gefächert:

• Erfassung diverser Ausstattungsmerkmale von Wohnungen oder technischer Objekte
• Checklisten zur Überprüfung der Verkehrssicherungspflichten o.a. Begehungen
• Funktionsprüfungen technischer Anlagen
• Wartungslisten
• Übergabeprotokolle
• Berechnungen bei der Sanierung, bspw. von Leerwohnungen
• Meldungen in div. Ausprägungen, z. B. von Schäden, Aktualisierung von Bankdaten
• Anträge und Aufträge in div. Ausprägungen, z. B. an Handwerker, Versorger
• Befragungen, bspw. in der Mieter oder Nachbarschaft
• Zeiterfassung
• Leistungserfassung für externe Dienstleister
• Bewerbungen, bspw. durch Interessenten
• Freigaben und Genehmigungen

Prozess ist Trumpf!

Hinter jedem Formular steht ein Prozess, den es zu digitalisieren gilt. Und ein entscheidender Mehrwert gegenüber den Papierformularen besteht darin, dass digitale Formulare Folgeprozesse im Unternehmen ganz automatisch anstoßen können. Bestes Beispiel ist die Schadensmeldung eines Mieters. Diese Meldung hat eine ganze Bearbeitungskette zur Folge, vom Eingang über die Bearbeiterfindung und Prüfung bis hin zur Beauftragung externer Dienstleister sowie Abrechnung erfolgter Leistungen. Ggf. kommt noch ein Versicherungsfall hinzu und schon haben wir es mit einem vollständig automatisierbaren Prozess zu tun. Initiiert wurde der Prozess jedoch vom Mieter selbst und somit ein Arbeitsschritt gänzlich aus dem Unternehmen ausgelagert. Sämtliche erforderliche Daten werden bspw. im digitalen Formular einer Mieter-App vorgegeben und durch ihn ausgefüllt.

All diese Gründe verringern signifikant den Verwaltungsaufwand Ihrer Service- und Instandhaltungsprozesse. Die Effizient steig, die Kosten sinken.