Wenn die Mitarbeiter plötzlich im Homeoffice sind – PROMOS reicht den digitalen Stift zur Unterschrift

Bleibende Herausforderungen einer digitalisierten Unternehmenswelt: Hier greifen die meisten noch immer zum Stift

Sie sind als Wohnungsunternehmen schon seit Längerem voll im Zeitalter der Digitalisierung angekommen. Mieteranfragen werden bereits elektronisch per Ticketsystem in SAP^® bearbeitet, Wohnungen mit der easysquare App vermietet und Schäden per Handwerkerportal behoben. Gut gewappnet also für Zeiten wie diese! Doch ein kleiner Makel bleibt: Die Unterschrift setzen Abteilungsleiter und Geschäftsführer bisher immer noch persönlich unter die anfallenden Vertragsangelegenheiten. Zu umständlich erschien doch das Festlegen von Berechtigungen sowie Prozessen und zu groß die Gefahr vor einer missbräuchlichen Nutzung der digitalen Signaturen. PROMOS bringt die Lösung.

Der easysquare Unterschriftenprozess: Per Workflow gelangen auch Sie sicher zur Signatur

Seit jeher nutzen PROMOS Kunden die bewährte Prozesssteuerungslösung easysquare workflow für Freigabeprozesse aller Art. Der Papiereinsatz wird deutlich reduziert, persönliche Wege von einem Büro ins nächste, um den jeweils Zuständigen ausfindig zu machen, bleiben den Mitarbeitern erspart und am Ende eines jeden Prozesses sind alle erfolgten Einzelschritte nachvollziehbar mit Ergebnis im SAP^® System einsehbar. Ein toller Schritt auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung also! Davon profitieren Unternehmen vor allem in diesen herausfordernden Zeiten ganz besonders. Mit dem easysquare Unterschriftenprozess erweitern wir diese Lösung um eine wichtige Funktionalität. In Kombination mit der Korrespondenzschnittstelle OpenPromos^® Corporate Correspondence (OPCC) ist es dem Mitarbeiter bei der Erstellung unterschriftenpflichtiger Dokumente möglich, eine Signatur vom jeweiligen Mitarbeiter anzufordern. Über eine zusätzliche Schaltfläche in OPCC kann ein Prozess in easysquare workflow angestoßen werden. Nach Eingabe der notwendigen Informationen, wie z. B. Ansprechpartner oder Deadline, erhält der mit der Signatur beauftragte Mitarbeiter einen Freigabeprozess in seinem Arbeitskorb. Gibt dieser nun seine Zustimmung, wird das jeweilige Dokument automatisch mit der systemisch hinterlegten digitalen Signatur befüllt und kann nun versendet werden. So überwinden Sie physische Hürden in Zeiten von flächendeckendem Homeoffice und sichern sich auch für die zukünftige Arbeit vor Ort im Büro deutliche Zeit- und Transparenzgewinne. Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung!