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12.08.2020
PROMOS aktuell
Der Teufel steckt im Detail – Personenbezogene Daten aus easysquare workflow Prozessen entfernen
Im digitalen Zeitalter existiert kaum ein Ort, an dem wir nicht unsere personenbezogenen Daten hinterlassen. Für das kostenlose Wifi im Lieblingscafé, bei der Bestellung in der Online-Apotheke oder bei der Nutzung gängiger Social Media Portale. Doch was passiert mit unseren Daten, wenn wir die Dienste nicht mehr in Anspruch nehmen? Als Privatpersonen sind wir durch die EU-DSGVO seit über zwei Jahren vor einer länger als nötigen Speicherung geschützt. Das datenverarbeitende Unternehmen stellt dies jedoch vor Herausforderungen. Wie Sie jetzt per Knopfdruck auch personenbezogene Daten aus Ihren easysquare workflow Prozessen entfernen können erfahren Sie hier!
Die Basis – das PROMOS Lösungspaket Datenschutz
Das PROMOS Lösungspaket Datenschutz umfasst eine Reihe effektiver Tools, welche die Umsetzung der Anforderungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung ermöglichen. Hierzu gehören beispielsweise ein Auskunftsreport über alle zum Geschäftspartner im System verarbeiteten Daten sowie eine Möglichkeit zur automatisierten Anonymisierung personenbezogener Daten nach Ablauf definierter Fristen.
Das gewisse Extra – die Prozessanonymisierung für easysquare workflow
Neben dem Basispaket bietet PROMOS zusätzlich ein Werkzeug zur Anonymisierung personenbezogener Daten in easysquare workflow Prozessen an. Es besteht aus zwei Teilen. Zunächst muss identifiziert werden, welcher Prozess wann zu anonymisieren ist. So kann ein Prozess beispielsweise zu einem bestimmten Geschäftspartner zugehörig sein. In diesem Fall wird der Prozess anonymisiert, sobald dies auch für den Geschäftspartner oder Mietvertrag geschehen ist. Ebenso ist es möglich, eine Anonymisierung nach einer definierten Zeitspanne nach Abschluss des Prozesses festzulegen. Der zweite Teil des Werkzeuges besteht in der letztendlichen Anonymisierung oder Entfernung der im Prozess enthaltenen Daten.
Die Vorteile – Auswertbarkeit und Transparenz
Durch eine Anonymisierung der Daten kann jederzeit nachvollzogen werden, dass ein jeweiliger Prozess durchgeführt wurde. Lediglich die personenbezogenen Geschäftspartnerdaten sind nicht mehr einsehbar. Wurde beispielsweise ein entstandener Schaden in einer Wohnung behoben, so bleibt die Information zum Prozess auch nach der Anonymisierung des Prozesses erhalten. Die Daten des zum Zeitpunkt des Schadens in der Wohnung lebenden Mieters werden jedoch entfernt bzw. mit einem Standardwert überschrieben. Prinzipiell hat die Anonymisierung von personenbezogenen Daten gegenüber einer Löschung, wie sie die Standardlösung zur EU-DSGVO von SAP (SAP® ILM) vorsieht, den Vorteil, dass geschäftliche Daten und deren Verknüpfungen zu den Geschäftspartnern erhalten bleiben und damit auch zukünftig noch auswertbar sind. Vor allem vor dem Hintergrund der erweiterten Möglichkeiten zu Auswertungen unter SAP S/4HANA® stellt dies einen besonderen Vorteil dar.
Sie interessieren sich für unser Werkzeug zur Anonymisierung von Geschäftspartnerdaten in easysquare workflow Prozessen? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
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