DOGEWO21 setzt auf Kautionsauszahlung mit easysquare workflow

Kautionsauszahlung mit easysquare workflow bei DOGEWO21

Eine Kaution dient dem Vermieter als Sicherheit für eventuelle Schäden am Mietobjekt und ist im Vermietungsprozess gängige Praxis. Die Kaution mit einer maximalen Höhe von drei Nettokaltmieten muss getrennt vom Vermögen des Wohnungsunternehmens angelegt werden. Um den Auszahlungsprozess am Ende der Mietzeit möglichst unkompliziert für alle Beteiligten zu gestalten, bietet sich eine Abbildung und automatisierte Steuerung in easysquare workflow an.

Mit mehr als 16.000 Wohnungen ist der Mieterwechsel eine der täglichen Aufgaben des Dortmunder Wohnungsunternehmens DOGEWO21. Mit der Nutzung des easysquare Mieterwechsels hat DOGEWO21 bereits einen wichtigen Meilenstein in der Automatisierung und Integration ihrer Kernprozesse bewältigt. Nun ist mit der Kautionsauszahlung ein weiterer wichtiger Teilschritt gefolgt. Vor allem das Zusammenspiel und digitale Ineinandergreifen der Lösungen bietet für das Unternehmen besondere Vorteile. Doch schauen wir ins Detail: Wie gestaltet sich der Prozessablauf heute?

Schritt für Schritt zur korrekten Kautionsauszahlung

Aus dem easysquare Mieterwechsel heraus wird der Prozess zur Kautionsauflösung automatisch gestartet. Dabei gibt der easysquare Mieterwechsel dem Prozess in easysquare workflow alle relevanten Informationen mit und zwar:

• Um welches Mietobjekt / welchen Mieter handelt es sich?
• Existiert eine Forderung an den Mieter?
• Muss eine Mängelbeseitigung durchgeführt werden?

Gehen wir davon aus, dass ein Mietobjekt ohne Forderung an den Mieter und mangelfrei abgenommen wurde, so erhält der zuständige Mitarbeiter in SAP^® eine entsprechende Aufgabe zur Bearbeitung der Kautionsauflösung in den persönlichen Arbeitskorb.

Beim Öffnen sieht der Sachbearbeiter den Kautionsvertrag mit der entsprechenden Kautionsart sowie den Tages- und Mietsaldo. Aus diesem Prozessschritt heraus ist es möglich, über einen Button die Korrespondenzschnittstelle OPCC zu starten und den ehemaligen Mieter anzuschreiben. Hier kann, sofern noch nicht bekannt, erfragt werden, wohin und mit welchem Verwendungszweck die Kaution ausgezahlt werden soll. Zudem ist es möglich anzufragen, falls ein neues Mietverhältnis mit der DOGEWO21 eingegangen wird, inwiefern es erwünscht ist, die Kaution auf den neuen Vertrag umzubuchen.

Im nächsten Schritt wird die Rückmeldung des Mieters vermerkt. So kann hier beispielsweise auch ein abweichender Kautionsgeber, eine eventuelle Teilauszahlung oder Ansprüche Dritter hinterlegt werden. Abschließend wird der Prozess zur Freigabe an das Rechnungswesen übergeben und daraufhin die Auszahlung bei der Bank angewiesen.  

Für den Fall einer notwendigen Mangelbeseitigung wurde bei DOGEWO21 zudem ein separater Prozess hinterlegt, über den der Fortschritt der Reparatur- und Instandhaltungsaufträge eingesehen, Mieterregresse und Schadensersatzansprüche geprüft und Einbehalte verwaltet werden können.