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21.04.2021
PROMOS aktuell
Neues für den Bestand? Dawonia aktualisiert Ausstattungsmerkmale aus der HWK jetzt per Knopfdruck in SAP®
Eine Immobilie ist durch viel Lebendigkeit geprägt. Das liegt in der Natur der Sache. Regelmäßig werden an Wohnungen bauliche Maßnahmen durchgeführt, die zu einer Änderung der Ausstattungsmerkmale führen. Wohnwertsteigernde Handwerksleistungen, wie z. B. die Sanierung eines Bades oder der Austausch eines PVC-Bodens durch ein Parkett, zählen zu den gängigen baulichen Maßnahmen von Wohnungsunternehmen. Diese Aktualisierung der Ausstattungsmerkmale muss in SAP® abgebildet werden. Die Dawonia setzt hierfür nun dank eines neuen Reports auf noch mehr Automatisierung.
Die Ausgangssituation
Mit rund 30.000 Wohnungen ist die Dawonia eines der größten Wohnungsunternehmen in Süddeutschland. Das Münchner Immobilienunternehmen setzt bereits seit vielen Jahren auf die SAP®-basierten Lösungen und die easysquare Apps aus dem Hause PROMOS consult. So werden Handwerksdienstleistungen bei der Dawonia per easysquare Handwerkerportal verwaltet. Wurden in der Vergangenheit im Rahmen des jeweiligen Auftrages Änderungen an der Ausstattung einer Wohnung durchgeführt, so zog dies einen zeitaufwändigen, manuellen Prozess hinter sich her. Nach Eingang des Leistungserfassungsblatts (LEBs) im SAP® System der Dawonia wurde zunächst geprüft, ob ein Ausstattungsmerkmal aufgrund der durchgeführten Arbeiten aktualisiert werden muss und wenn ja, wurde diese Information in die jeweilige Fachabteilung weitergeleitet. Erst dort konnte das Ausstattungsmerkmal manuell gepflegt werden. Bei der Dawonia gehen monatlich mehr als 400 LEBs ein. Deshalb stellte sich das Unternehmen die Frage, ob sich dieser manuelle Workflow nicht automatisieren lässt? „Ja“ lautete die schlichte Antwort unseres PROMOS Experten Eric Hoedke und schon ging es in die Projektvorbereitungen.
Der Automatisierungsprozess
Mittels eines einfachen Customizings wurde festgelegt, dass bei einer definierten wohnwerterhöhenden Handwerkerleistung, die durchgeführt wurde, Ausstattungsmerkmale zu einem Stichtag beendet oder neu hinzugefügt werden sollen.
Die zuständigen Mitarbeiter der Dawonia können seither mit Hilfe eines speziell hierfür programmierten Reports Ausstattungsmerkmale der Wohnungen automatisiert aktualisieren. Hierfür kann über eine Eingabemaske ein bestimmter Zeitraum, Leistungsnummern, LEBs oder ein bestimmtes Merkmal selektiert werden, woraufhin alle Datensätze mit den zutreffenden Kriterien tabellarisch aufgeführt werden. Nun hat der Anwender die Möglichkeit, zu schauen, ob und wenn ja welche Ausstattungsmerkmale tatsächlich aktualisiert werden sollen. Unterstützend kann hierfür direkt aus der Liste in das entsprechende LEB und die originalen Leistungsnachweise, wie z. B. ein Abnahmeprotokoll oder eine Rechnung, abgesprungen werden. Ein Statusfeld gibt an, ob der Datensatz schon verarbeitet wurde, es einen Fehler gab oder ob eine Aktualisierung ggfs. gar nicht zulässig ist, weil beispielsweise im Rahmen der Standardprüfung festgestellt wurde, dass das neue Merkmal nur ein Mal pro Mietobjekt zulässig ist.
Paul Schmid, SAP® Business Analyst und zuständiger Projektleiter auf Seiten der Dawonia, stellt zufrieden fest: „Die Lösung ist so einfach wie effektiv. Wir mussten lediglich die Leistungspositionen der LEBs bestimmten Ausstattungsmerkmalen zuordnen. Der Rest läuft nun wie von selbst. Das ist für unsere Mitarbeiter eine deutliche Arbeits- und Zeitersparnis. Zusätzlich trägt die Lösung zur Qualitätssicherung bei.“
Der Report wird über eine einfache Eingabemaske bedient. Hier können die Datensätze nach bestimmten Kriterien selektiert und aufgerufen werden.
Anhand einer übersichtlichen Liste aller relevanten, durchgeführten Leistungen kann der entsprechende Mitarbeiter die Ausstattungsmerkmale per Knopfdruck aktualisieren.
Technische Voraussetzungen
Die Realisierung der Lösung hat bei der Dawonia reibungslos funktioniert. Technische Voraussetzung dafür war, dass die Leistungspositionen der Rahmenverträge aus der HWK einem Ausstattungsmerkmal zugeordnet werden können. Wären die Leistungspositionen uneindeutig formuliert oder zu feingliedrig, wäre eine direkte Zuordnung zu einem neuen Ausstattungsmerkmal im Customizing des SAP® Systems nicht möglich, was wiederum einen Automatisierungsprozess verhindern würde. Darüber hinaus muss aus den Leistungspositionen hervorgehen, dass es sich um eine Maßnahme handelt, die tatsächlich zur Veränderung eines Ausstattungsmerkmals führt und nicht nur um eine reine Reparatur oder beispielsweise das Weißen einer Wohnung stattgefunden hat.
Fazit
Bei der Dawonia ist es dank der neu konzipierten Lösung möglich, Ausstattungsmerkmale auf Basis der mittels des easysquare Handwerkerportals durchgeführten Leistungen unter Einhaltung wichtiger Prüfmechanismen automatisiert anzupassen. „Die Änderung von Ausstattungsmerkmalen in unseren Wohnungen kann heute automatisiert von einer einzelnen Person durchgeführt werden, wodurch der manuelle Aufwand für den einzelnen Mitarbeiter reduziert werden konnte. Wir freuen uns hier wieder eine kleine Stellschraube in Richtung Effizienz bewegt haben zu können“, resümiert Schmid.
Sollten Sie ebenfalls interessiert sein, Ihre Prozesse in diesem Bereich zu optimieren, kontaktieren Sie uns gern! Gemeinsam prüfen wir die technischen Voraussetzungen und finden eine Lösung für Ihre ganz individuellen Anforderungen.
