Wiedervorlage sei Dank – Ihre Ordnungshilfe in SAP Fiori^®

Wann muss der Immobilienvertrag verlängert oder gekündigt werden? Und wurde die Miethöhe bereits überprüft? Wer für die Organisation seiner ToDos nicht unbedingt Outlook oder sogar noch den Schmierzettel auf dem Schreibtisch bemühen möchte, kann auf die praktischen Wiedervorlagen in SAP^® zurückgreifen. Sämtliche Elemente, deren Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt oder in regelmäßigen Abständen erfolgen soll, können für die Bearbeitung zu einem konkreten Termin erneut vorgelegt werden. Ist die Frist erreicht, erinnert Sie Ihr System automatisch.

Und jetzt alle Fiori^® User aufgepasst! Denn Ihre Aktivitäten als Wiedervorlagen können in einer separaten Kachel dargestellt werden. Auf diese Weise fungiert die Kachel als persönliches Arbeitskörbchen, das Ihnen Ihre offenen Wiedervorlagen, unterteilt in drei vorgegebene Fälligkeitsstufen, anzeigt (Abbildung 1).

In drei Klicks zum Ziel

Mit Klick auf die Wiedervorlagen-App in Ihrem Launchpad gelangen Sie zunächst in eine Ergebnisliste, welche sämtliche als nicht gelesen markierte Wiedervorlagen zu Ihren RE-Objekten aufführt. Anhand verschiedener Filtermöglichkeiten, wie dem Erfasser, Wiedervorlagedatum oder Aktivitäten (Key, Text, Bezeichnung), lassen sich Ihre Wiedervorlagen ganz einfach durchsuchen und in deren Details abspringen. In der Detailansicht wiederum können Sie eine Wiedervorlage bearbeiten, als gelesen markieren oder löschen. Sollen beispielsweise Datum oder Kurz- und Langtext für eine spätere Erinnerung angepasst werden, so können Sie das im Bearbeiten-Modus der App direkt erledigen. Zur Bearbeitung des eigentlichen Sachverhalts bietet die Detailansicht einen komfortablen Absprung nach SAP^® (Abbildung 2). So bietet die App einen perfekten termingerechten Einstieg in Ihre fristgebundenen Arbeitsvorgänge – flexibel entsprechend ihrer Dringlichkeit.

Meine, deine oder unsere?

Auch bei Urlaub oder Krankheit dürfen keine Aufgaben liegen bleiben, weshalb in der Regel die Vertretung einspringt. Um sich zusätzlich zu den eigenen Wiedervorlagen auch die aller anderen Mitarbeitenden anzeigen zu lassen, empfiehlt sich die Aussteuerung mit einem Berechtigungsobjekt. In diesem Fall kann durch Voreinstellung eines Layouts eine individuelle Arbeitskorb-Ansicht für jeden User hinterlegt werden. Aber auch für die umgekehrte Konstellation kann sich die Hinterlegung eines Filter-Standards als nützlich erweisen. Denn wer eine Vielzahl an Aktivitäten zu bearbeiten hat, möchte die Ansicht ggf. ausschließlich auf die eigenen, unbearbeiteten Wiedervorlagen einschränken.

Der schnelle Weg zur Wiedervorlage

Wiedervorlagen in SAP^® sind unglaublich vielseitig einsetzbar. So können sie zum Immobilienvertrag, zur Rechnungsprüfung, zum Abgleich von Leistungsbeschreibungen mit erbrachten Dienstleistungen und vielem mehr erzeugt werden. Die Erstellung ist denkbar einfach und erfolgt mit der PROMOS Lösung entweder über den separaten Reiter eines RE-Objekts (Wirtschaftseinheit, Gebäude, Mietobjekt, Vertrag oder Mahn- und Klageakte) in Ihrem SAP^® System oder Sie nutzen den Button „Anlegen“ direkt aus der Fiori^® App heraus. Geben Sie hierzu den Kurztext der Aktivität und den Objekttyp an und beschreiben Sie optional den Vorgang. Ein Katalog hilft Ihnen bei der Auswahl des richtigen Objekttyps. Der Vorteil der App besteht darin, dass Sie die Bearbeitung jederzeit verlassen können und ein Entwurf Ihrer Wiedervorlage gespeichert wird. Da kann im wahrsten Sinne des Wortes nichts mehr verloren gehen!

Sie haben Gefallen an der neuen Wiedervorlagen App für Fiori^® gefunden und wollen Ihren Mitarbeitenden die App ebenfalls im App Finder zur Verfügung stellen? Dann sprechen Sie uns an! Unsere Experten beraten Sie gern bei der Einbindung in eine beliebige Kachelgruppe.