Eine hohe Datenqualität in allen Bereichen – Das PROMOS Data Governance Tool der TAG Immobilien AG

Inkorrekte oder fehlende Daten führen oft zu einem erheblichen Mehraufwand. Sie müssen immer überprüft und nachbearbeitet werden. Woran liegt das? Fehler sind menschlich und es kann schon mal vorkommen, dass bei der Bearbeitung einer Mietminderung vergessen wurde, das Ende der Kondition im Vertrag zu pflegen, oder dass ein Mietvertrag nach Unterschrift nicht im System aktiviert wurde. Ebenso besteht die Möglichkeit, dass die Anrede eines Geschäftspartners im System fehlt oder ein Geburtsdatum falsch registriert wurde. Was im Kleinen nicht erwähnenswert wäre, kann im Großen jedoch zu einem erheblichen Arbeitsaufwand und Erlösschmälerungen führen. Hier sah die TAG Immobilien AG Verbesserungsbedarf und erarbeitete mit ihrem Partner PROMOS consult eine Lösung, die diesen Arbeitsaufwand deutlich reduziert und somit die Effizienz und die Datenqualität des Unternehmens noch mehr erhöht – das PROMOS Data Governance Tool.

Herzstück des Tools ist ein Cockpit, in dem unterschiedliche Regeln für Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen festgelegt und bearbeitet werden. Es ist so gestaltet worden, dass die Steuerung des Cockpits nach einer entsprechenden Schulung durch die Key User unserer Kunden übernommen werden kann. Anhand dieser verschiedenen Regeln und Logiken werden die Stammdaten durchsucht und geprüft, ob bestimmte Informationen vorhanden und richtig sind. Ein gutes Beispiel ist die schon erwähnte Vertragsaktivierung. Das PROMOS Data Governance Tool prüft periodisch, ob es Mietverträge gibt, die zum Vertragsbeginn noch nicht aktiviert sind. Trifft dieser Fall zu, werden die zuständigen Sachbearbeitenden per easysquare workflow hierüber benachrichtigt. Sie haben aus diesem Datenqualitätsprozess heraus die Möglichkeit, den Vertrag zu aktivieren oder, falls er nicht zustande gekommen ist, zu löschen. Die Überprüfungen können einmalig oder regelmäßig automatisiert durchgeführt werden.

Bei einfachen Prüfungen werden mehrere Vorgänge in einem Teilprozess zur Bearbeitung in einer Liste zusammengefasst. Die Anzahl der Vorgänge je Teilprozess lässt sich manuell vorkonfigurieren. So kann auch bei aufwändigeren Bearbeitungen für jeden Vorgang ein eigener Teilprozess vorgesehen werden.

Vorgänge, bei denen jedoch eine Vorarbeit geleistet werden muss, z. B. die Umbuchung von Konditionen, können direkt aus dem Prozess im Rahmen eines Kindprozesses an einen anderen Mitarbeitenden zur Bearbeitung weitergegeben werden. Dieser wiederum hat dann die Möglichkeit, sich innerhalb des Prozesses mit Fragen und Anmerkungen auszutauschen. Der ursprüngliche Mutterprozess zur Datenqualitätsprüfung ist folglich erst dann abgeschlossen, wenn auch der dazugehörige Kindprozess mit den Umbuchungen abgearbeitet wurde.

Rund-um-Lösung für die Datenqualität

Die Kombination aus Data Governance Cockpit für die Erstellung und Anpassung der Kontrollregeln und nachgelagerten Datenqualitätsprozessen in Mutter- und Kindausprägungen bietet eine ganzheitliche Grundlage zur Herstellung der Datenqualität in Ihrem SAP^® System. Das PROMOS Data Governance Tool liefert Ihren Key Usern das geeignete Werkzeug, um zunächst Ihre Prüfregeln gemäß Ihren internen und externen Kontrollsystemen zu definieren und automatisiert zu überprüfen, um anschließend etwaige Nachbearbeitungen und Korrekturen im Rahmen von Workflows vornehmen zu können.

Der Vorteil des Datenqualitätsprozesses liegt vor allem in einer höheren Effizienz. Durch die frühzeitige Erkennung von Stammdatenlücken entsteht weniger Arbeitsaufwand für die Korrektur fehlerhafter Prozesse und eine höhere Datenqualität insgesamt, welche auch konstant erhalten bleibt. Die Anwendungsfelder sind sehr vielfältig: Die Lösung kann sowohl auf Stammdaten als auch auf bestimmte Kombinationen von Bewegungsdaten angewendet werden.