Project One – Ein gemeinsames SAP^®-System für die Covivio

Über Covivio und den Projekthintergrund

Covivio ist eines der größten Immobilienunternehmen Europas. Zum Kerngeschäft der Unternehmensgruppe mit Sitz in Frankreich zählen das Investment und die Projektentwicklung sowie Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien in Deutschland, Frankreich und Italien sowie von Hotels in ganz Europa. Mit dem Ziel, die IT-Systeme der Gesellschaften in Italien, Frankreich und Deutschland zu vereinheitlichen, entschied man sich in 2019 ein SAP^®-System als gemeinsame Basis für alle Standorte zu nutzen. Bisher setzte ausschließlich Covivio Deutschland auf den Marktführer SAP^®. Der Mutterkonzern in Frankreich konnte infolgedessen bereits 2021 erfolgreich produktiv gesetzt werden und arbeitet seither mit SAP S/4HANA^®. Am 01.06.2023 folgte nun Covivio Italien. Mit den Livegängen sind große Meilensteine für die Vereinheitlichung der IT-Landschaft des Immobilienkonzerns gesetzt. Doch nun gilt es, das bereits seit rund zwei Jahrzehnten bestehende SAP^® ERP-System der Covivio Deutschland in das neue SAP S/4HANA^® System zu migrieren. Hierzu wurde gemeinsam mit PROMOS als IT-Dienstleister ein ambitioniertes Projekt initiiert.

Projektvorgehen im Rahmen der SAP^® Migration

Bisher kümmerte sich sowohl auf Seiten von PROMOS als auch von Covivio ein Core Team in Frankreich und Italien um die Implementierung von SAP S/4HANA^® sowie dessen Wartung und Ausbau. Ein weiteres Team ist nun auf Kunden- und Dienstleisterseite für die Überführung des deutschen SAP^®-Systems in die neu geschaffene S/4HANA^® Landschaft zuständig. Projektleiter von Seiten Covivio Deutschland, Fabian Keil, erläutert die bisherige Vorgehensweise der Migration: „Zu Beginn des Jahres starteten wir in eine intensive Proof of Concept Phase. Die drängende Frage war: Ist eine Migration überhaupt möglich? Schließlich ist unser Plan, in ein System zu migrieren, das durch Frankreich und Italien bereits lebt. Wir haben uns dazu gemeinsam mit PROMOS intensiv auf die technischen Aspekte konzentriert und aus fachlicher Sicht alle Funktionen aus dem deutschen Quellsystem in der französischen Systemkopie gewissenhaft getestet. Und das zufriedenstellende Ergebnis ist: Ja, das können wir so machen!“ Nachdem in diesem Monat der PoC erfolgreich abgeschlossen werden konnte, geht es nun in die fachliche Umsetzung. Das deutsche Projektteam arbeitet aktuell an einer umfangreichen Ist-Analyse des bestehenden Systems. Zum Ende des Jahres sollen dann die Erkenntnisse des internationalen Core Teams sowie die des deutschen Teams zusammengeführt werden, um so bis Ende 2024 erfolgreich die Migration der Systeme zu realisieren.

Herausforderungen und Besonderheiten

Neben der Projektsprache Englisch geht eine weitere Herausforderung mit der ambitionierten Migration einher. „Wir haben uns als Covivio dazu entschieden, gemeinsam in allen drei Ländern in ein und demselben Mandanten arbeiten zu wollen. Das ist in der Form in der Immobilienwirtschaft denke ich nahezu einzigartig“, erläutert Keil eine Besonderheit des Projekts. Die Herausforderung besteht dabei in der Harmonisierung aller gesetzlichen Anforderungen. So verfügt beispielsweise jedes Land über ganz individuelle Steuer-Spezifika. Als Ergebnis wird durch diese Vorgehensweise ein SAP^®-System stehen, das für jeden der am Ende über 1.000 User, egal, an welchem Standort immer gleich ist. Ein Fakt, der für das Zusammenwachsen des Konzerns eine wichtige Rolle spielt.

Ein Ausblick

Der Proof of Concept ist erfolgreich abgeschlossen. Der eigentliche Weg liegt jedoch noch vor den beiden Projektpartnern. „Wir sind zuversichtlich, mit PROMOS den richtigen Partner an unserer Seite zu haben, um dieses internationale Projekt bis Ende 2024 erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Ich freue mich schon, beim diesjährigen SAP-Forum für die Immobilienwirtschaft  vom 26. bis 27. September in Berlin weitere Erkenntnisse aus dem Projekt mit den Besucherinnen und Besuchern zu teilen“, sagt Keil mit Blick auf den nahenden Veranstaltungsherbst. Er wird die Keynote auf dieser Fachmesse halten und steht auch darüber hinaus dem Publikum für Fragen zum Projekt zur Verfügung. Sicherlich wird er auch einen Ausblick auf bereits darüber hinaus geplante Anschlussprojekte geben. Denn auch bestehende Drittlösungen, wie z. B. HWK, QMVKS und mobiler Mieterwechsel, hat das Unternehmen bereits für eine Ersetzung durch PROMOS Lösungen ins Auge gefasst. Wir sind gespannt auf ein erstes Zwischenfazit beim SAP-Forum für die Immobilienwirtschaft.