Als Komplettanbieter Seite an Seite – PROMOS führt das S/4HANA^® Upgrade bei ProPotsdam durch

365° Anbieter für Lösungen über den gesamten Leistungszyklus

Von der Entwicklung maßgeschneiderter und branchenspezifischer Lösungen über die Bereitstellung und den Support von Datenbanksystemen bis hin zu SAP^®-Migrationen bedient PROMOS den gesamten Bedarf moderner, lösungsorientierter Unternehmen. Unsere Dienstleistungen enden nicht mit der Einführung einer nützlichen Lösung oder eines neuen SAP^®-Systems. Wir bieten unseren Kunden die Möglichkeit, jederzeit die Unterstützung unserer kompetenten Berater, Entwickler und Service-Mitarbeitenden in Anspruch zu nehmen. Dazu zählen auch regelmäßige Updates und Upgrades.

Warum upgraden?

Die Meldung „Es steht für Sie ein Update zur Verfügung“ kennen wir aus den verschiedensten Bereichen. Egal, ob Android, Windows oder Whatsapp – früher oder später sind wir darauf angewiesen die neueste Version einer Software zu nutzen, da die ältere ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr unterstützt wird. Oft freuen wir uns auch schon auf das aktuelle Release, da hier Fehler ausgemerzt und neue Funktionalitäten bereitgestellt werden.

Auch für SAP S/4HANA^® User heißt es regelmäßig „Bitte upgraden!“, denn die Wartung für die einzelnen Releases läuft in der Regel nach fünf Jahren aus. Zudem bieten neuere Versionen vor allem für Fiori^® Launchpad Kunden oft eine Reihe nützlicher Verbesserungen und neuer, cleverer Features.

Vorbereitung für das S/4HANA^®

Ein solches Upgrade ähnelt einer Mini-Migration. Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, bieten wir sowohl die technologische als auch eine intensive und enge beratungsorientierte Begleitung des gesamten Prozesses an – so geschehen bei der ProPotsdam GmbH, dem größten Wohnungsunternehmen der brandenburgischen Landeshauptstadt. Bereits im vergangenen Jahr starteten wir damit zu prüfen, ob das alte System der ProPotsdam bereit für das Upgrade auf die Version 2022 ist. SAP stellt dazu verschiedene Tools, wie z. B. den S/4HANA^® Readiness Check bereit, die in Vorbereitung des Upgrades wichtige Informationen für die Planung des Upgrades liefern. In diesem Zuge wurde auch ein Custom Code Check, also die Überprüfung kundenspezifischer Entwicklungen, durchgeführt. Solche Eigenentwicklungen verwenden oft SAP^®-Standard-Funktionen, die sich mit neuen Releases ändern können und so bei einem Upgrade dann nicht mehr funktionieren würden. Der Custom Code Check gibt also eine Liste der anpassungsbedürftigen Programm-Codes aus. Imke Knop, Expert Consultant und Projektleiterin auf Seiten der PROMOS, erläutert dazu: „Zunächst haben wir geprüft, welche Programme nicht mehr verwendet werden können oder sollen und welche tatsächlich angepasst werden müssen. Wir entwickeln dazu zunächst ein Konzept, das uns anschließend als Projektfahrplan dient. Diese Vorgehensweise ist eine wichtige Beratungsleistung im Rahmen des Upgrades.“ Neben den kundenspezifischen Entwicklungen wurden auch alle anderen Komponenten des Systems, wie z. B. die Datenbasis und Schnittstellen, geprüft und angepasst, um so den Erfolg des Upgrades sicherzustellen. In Abstimmung mit ihren Fachbereichen legte ProPotsdam die zeitliche Einordnung des Upgrades unter Rücksicht der Jahresabschlussarbeiten und Betriebskostenabrechnung fest.

Upgrade now!

Das eigentliche Upgrade erfolgte schrittweise, wie man es aus Einführungsprojekten kennt. Zunächst wurde das Customizing System aktualisiert und die ersten Prüfungen durch die PROMOS-Berater durchgeführt. Anschließend folgte das QS-System (Qualitätssicherungssystem). Danach schloss sich eine sehr intensive Testphase durch die ProPotsdam an. In vier Wochen wurde das neue Release komplett anhand eines umfassenden Katalogs verschiedenster Testfälle getestet, um mögliche Fehler noch vor dem eigentlichen Upgrade identifizieren zu können. Im Anschluss erfolgte das Upgrade des Produktivsystems.

 „Wichtig ist zu beachten, dass in der Zeit des Upgrades keine Transporte durchgeführt werden dürfen. Bei größeren Unternehmen kann sich diese Spanne schon mal über mehrere Monate erstrecken. Deshalb sollte für das Upgrade ein möglichst ruhiger Zeitraum im Jahr gewählt werden“, gibt Knop zu bedenken.

In der Zeit rund um die Produktivsetzung arbeiteten die beiden Unternehmen mit einem priorisierten Ticketsystem. Das bedeutet, dass entsprechend gekennzeichnete Calls mit einer kürzeren Reaktionszeit bearbeitet wurden, um so eine engmaschigere Prüfung zu ermöglichen. Knop resümiert zufrieden: „Die ProPotsdam ist nun seit 03.07.2023 produktiv mit dem neuen System. Die Umstellung erfolgte zum ursprünglich anvisierten Termin. Das ist natürlich immer sehr zufriedenstellend, wenn der geplante Zeitrahmen eingehalten werden kann. Noch nutzt ProPotsdam nur einzelne Kacheln in SAP Fiori^®. Sollte sich das Unternehmen jedoch zukünftig dazu entscheiden, insgesamt auf das Fiori^® Launchpad umzustellen, beinhaltet das durchgeführte Upgrade wichtige und tolle Neuerungen für sie.“

Zusammenfassung

PROMOS hat mit dem Upgrade einen weiteren, langjährigen Kunden mit dem Zaumzeug für eine sichere Reise durch eine ungewisse, aber garantiert spannende Zukunft ausgestattet. Regelmäßige Upgrades sind ein Fresh-up für Ihre IT-Infrastruktur und sollten nicht nur als notwendiges Übel, sondern als Chance für Optimierung wahrgenommen werden. Egal, wohin Ihr Weg Sie auch führen wird, wir stehen Ihnen als Komplettdienstleister mit Rat, Tat und cleveren Lösungen zur Seite.