Studie: Einsparpotenzial bei mobiler Wohnungsabnahme mit easysquare beträgt über 50 Prozent

Das Einsparpotenzial in den Prozessdurchlaufzeiten einer mobilen Wohnungsabnahme unter Verwendung mobiler Endgeräte gegenüber dem Standardverfahren mit Papierdurchschlägen beträgt über 50 Prozent. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Entwicklung eines Softwareproduktes anhand evaluierter Prozessdaten der Immobilienbranche zur Durchführung des Wohnungsabnahmeprozess auf Basis einer mobilen Vernetzungslösung“, welche im Rahmen einer Abschlussarbeit an der Fachhochschule Brandenburg durchgeführt wurde.

Ziel der Arbeit war es, einen verbesserten Wohnungsabnahmeprozess für die Immobilienbranche zu entwickeln und herauszustellen, inwiefern der Einsatz eines Softwareproduktes zum Effizienzgewinn beiträgt. Insofern wurden - exemplarisch am Prozess der Wohnungsabnahme - ein Standardverfahren mit Papierdurchschlägen und die mobile Vorgehensweise durch Unterstützung der easysquare mobile App sowie der für beide Verfahren benötigte Zeitaufwand verglichen.

Zur Datenerhebung führten Testpersonen in einem entsprechenden Testszenario eine Wohnungsabnahme (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) in zwölf Tätigkeiten aus. Die Gegenüberstellung der Prozessdurchlaufzeiten in den beiden Verfahren zeigt deutlich die Einsparpotenziale.

Die Durchführung der festgelegten Tätigkeiten im „Papierprozess“ dauerte ca. 60 Minuten, wohingegen die Testpersonen mit der mobilen Wohnungsabnahme weniger als die Hälfte der Zeit (26 Minuten) benötigten.

Das enorme Einsparpotenzial lässt sich im Wesentlichen auf die folgenden drei Aspekte zurückführen:

Wichtige Stammdaten stehen bereits in digitalen Formularen auf dem mobilen Endgerät zur Verfügung.
Im Gegensatz zu Papierformularen, in denen die Kopfdaten meist manuell eingefügt werden müssen, sei es durch Ausfüllen per Hand oder Bedrucken entsprechender Formularvorlagen, stehen in den digitalen Formularen von easysquare mobile wesentliche Objektdaten automatisch aus dem ERP-System zur Verfügung. Daher dauerte die Vorbereitung der Vorabnahme bei den Testpersonen nur etwa eine Minute.

Digitale Formulare und Mobile Devices erleichtern massiv die Datenerfassung vor Ort.
Der Fokus auf handelsübliche Endgeräte wie das iPad, die ohne Einschaltverzögerung sofort arbeitsfähig sowie einfach und intuitiv mit dem Finger bedienbar sind, führt zu erheblichen Prozessvorteilen. Mithilfe hinterlegter Kataloge zur Mehrfachauswahl von Zuständen und Maßnahmen sowie der Nutzung des Fotoeditors ließen sich die vier Schritte der Vorabnahme parallel durchführen.

Der Aufwand für die manuelle Archivierung des Prozesses entfällt.
Die größte Zeiteinsparung während der Datenerhebung ließ sich während der Nachbereitung realisieren. Wo die Testpersonen im „Papierprozess“ ca. 20 Minuten für die Übertragung der Daten ins ERP-System und die Archivierung aufwenden mussten, werden die mobil erfassten Daten bereits automatisch im ERP-System zur Verfügung gestellt.

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