PROMOS verhilft berlinovo zu mehr Mieterfreundlichkeit

Berlin - Die Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH (berlinovo) ist der große deutsche Immobiliendienstleister mit Sitz in Berlin und zählt mehr als 41.000 Mieteinheiten mit 550 Objekten zu seinem Portfolio.

Das Unternehmen beauftragte die PROMOS consult im Oktober 2012 mit der Optimierung seiner Geschäftsprozesse im Bereich der Mieter- und Handwerkerkommunikation sowie des Rechnungsworkflows. Die Zwischenbilanz nach sechs Monaten Hauptprojektlaufzeit und einem halben Jahr erfolgreicher Nutzung ist durchweg positiv.

Andreas Förster, Bereichsleiter Projekt- und Prozessmanagement der berlinovo, resümiert: „Mit PROMOS gelang uns eine drastische Prozessoptimierung im operativen Bereich. Nur ein durchdachtes Workflow-System schafft Transparenz und Messbarkeit, welche wiederum die Grundvoraussetzungen sind für eine Effizienz- und Qualitätsanalyse.“ Eine optimale Einbeziehung externer Beteiligter, wie Mieter oder Handwerker, in die Geschäftsprozesse sowie dessen quantitative als auch qualitative Zufriedenstellung waren Ausgangspunkt des zu realisierenden Projektes.
Das erste Kernziel war die Einführung eines Ticketsystems inkl. der Einbeziehung eines Dienstleisters für telefonische Mieterbetreuung, wodurch die Erreichbarkeit für zunächst rund 20.000 beteiligte Mieteinheiten entscheidend erhöht werden konnte.

Der Rechnungseingangsworkflow markiert das zweite Teilprojekt, wodurch die Durchlaufzeiten erheblich verringert und Fehler minimiert wurden. Durch die Einbeziehung externer Scandienstleister in den Workflow fallen aufwendige manuelle Arbeitsschritte im Hause weg. Ein drittes Teilprojekt umfasste die Einführung eines Handwerkerportals, welche mit der Anbindung an das IMMOLOGIS-Portal realisiert werden konnte.