Notwendige Anpassungen der SAP^® Nebenkostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2023 – Der Weg zur Digitalisierung des Datenaustausches mit Abrechnungsdienstleistern

Ausgangssituation

Die notwendigen Informationen zum Energiemix für die Brennstofflieferung und zur CO₂-Emmissionskostenaufteilung werden durch den Energieversorger bereitgestellt. Sie müssen durch den Vermieter oder Verwalter an den jeweiligen Abrechnungsdienstleister übergeben werden. Bisher konnte der digitale Datenaustausch mit den Abrechnungsdienstleistern nur in gemischten Formatversionen stattfinden. M/L-Sätze (Mieter- und Liegenschaftsdaten) konnten mit dem SAP^® Standard ausschließlich in der ARGE-Version 2.1 erzeugt werden, die PROMOS-seitig ergänzten B/K-Sätze in den ARGE-Versionen 3.02 oder 3.04. Da die meisten Abrechnungsdienstleister für die Abrechnung jedoch eine einheitliche ARGE-Version voraussetzen, wurde und wird die Kostenmeldung inkl. Mengen sowie Anfangs- und Endbeständen bei lagerfähigen Brennstoffen im Regelfall manuell im Portal des Abrechnungsdienstleisters erfasst.

Die Lösung: Einheitlicher Datenaustausch mit ARGE Version 3.10

Um nun den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und damit die Möglichkeit zu schaffen, zukünftig die Effizienz der Abrechnungsprozesse zu steigern, ist ein angepasstes, einheitliches Datensatzformat zwingend erforderlich. Dies ermöglicht die neue ARGE-Version 3.10, die z. B. im D-Satz neben den Abrechnungsergebnissen der Mieter nun auch die Werte für die CO₂-Kostenaufteilung enthält. Damit ist in einem Schritt ein einheitlicher und durchgehender Datenaustausch zwischen der SAP^® Nebenkostenabrechnung auf der einen und den Abrechnungsdienstleistern auf der anderen Seite umsetzbar. Dies ist der Grundstein für die in den kommenden Jahren weiterführende Ausweitung der Digitalisierung des gesamten Abrechnungsprozesses unter Einbeziehung von jeglichen Servicepartnern.

Vor allem in Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung und zukünftig angestrebte Automatisierung von Datentauschprozessen ist die Vereinheitlichung der Satzformate ein Meilenstein. Ziel ist die Digitalisierung des gesamten Abrechnungsprozesses unter Einbeziehung jeglicher Partner – angefangen vom Rechnungseingang über die Nebenkostenabrechnung inkl. Datenaustausch mit Abrechnungsdienstleistern bis hin zum abschließenden Versand an die Mieter und Mieterinnen. Wir werden im Rahmen des Newsletters dazu weiter berichten.

Optimierung der PROMOS Lösungen für die Jahresabrechnung 2023

Um Ihnen für die Abrechnung für das Jahr 2023 die angepassten Programmfunktionalitäten zur Verfügung zu stellen, arbeiten wir intensiv an der Optimierung unserer Lösungen. Dabei modifiziert sowohl SAP die im Standard bereitgestellten Satzformate für die M/L-Sätze, die A-Sätze und die D-Sätze als auch PROMOS die über das PROMOS Nebenkosten Cockpit erzeugten B/K-Sätze für die Kostenmeldung.

Es wird aktuell an allen Seiten an den Anpassungen gearbeitet. Eine Veröffentlichung ist ab ca. April 2024 geplant. PROMOS berücksichtigt dabei nicht nur die Nebenkostenabrechnung, sondern auch eine WEG-Hausgeldabrechnung mit einer ggf. nachfolgenden Mieterabrechnung.

Voraussichtlich im Newsletter im April 2024 werden wir hier detailliert berichten, was Ihnen als Immobilienunternehmen die Lösung bieten kann und was Sie dafür tun müssen. Es ist ein wichtiger Schritt in die Richtung der vollständigen Digitalisierung der Nebenkostenabrechnung in den kommenden Jahren. Gehen Sie diesen Weg gerne gemeinsam mit uns!

WICHTIG: Merken Sie sich also gern vor – Es gibt etwas zu tun vor der Jahresabrechnung 2023!