D-Bandverarbeitung in ARGE 3.10 Datenformat – SAP Hinweis & neue Lösung von PROMOS

Was bisher geschah…

Neue gesetzliche Anforderungen machen es u. a. notwendig, die CO₂-Emissionskosten zwischen Mieter und Vermieter aufzuteilen sowie den Energiemix je Brennstoffart auszuweisen. Um das technisch abzubilden, wurde vom bved – Bundesverband für Energie- und Wasserdatenmanagement (vormals ARGE HeiWaKo) – bereits im vergangenen Sommer ein neues Format in Form einer Version 3.10 geschaffen, zuletzt aktualisiert im März 2024. Es soll den lückenlosen und einheitlichen Datenaustausch zwischen Wohnungsunternehmen und Abrechnungsfirma unterstützen. Was bisher zur technischen Umsetzung in SAP^® fehlte, war der langersehnte Hinweis von SAP zur Verarbeitung von D-Bändern (Abrechnungsergebnissen) in der neuen Version. Zum 28. Mai 2024 war nun ein Aufatmen in der Nebenkosten-Community zu vernehmen, denn er wurde veröffentlicht. Was daraus für PROMOS Kunden folgt:

1. Schritt: Kostenmeldung an die Abrechnungsfirma

Ein Wohnungsunternehmen muss im Rahmen des Datenträgeraustauschs der Abrechnungsfirma melden, welche Mieter für welchen Zeitraum in welchen Mietobjekten mit welchen Flächen abgerechnet werden sollen. Dazu werden sogenannte Mieter- und Liegenschaftssätze (M/L-Sätze) erzeugt und an die Abrechnungsfirma übermittelt.

Zusätzlich benötigt die Abrechnungsfirma die angefallenen Kosten einer Abrechnungsperiode. Hierzu muss das Wohnungsunternehmen zunächst alle Kosten auf sogenannte Kostenträger-Abrechnungseinheiten (Kostenträger-AEs) buchen. Das erfolgt je Kostenart, z. B. differenziert nach Brennstoff, Wartung, Betriebsstrom, Servicegebühren, etc.

Was ist nun neu? Zukünftig müssen nicht nur die Brennstoffkosten insgesamt an die Abrechnungsfirma gemeldet werden, sondern auch der Anteil der darin enthaltenen CO₂-Emissionskosten. Dies ist erforderlich, damit die Abrechnungsfirma die Aufteilung der CO₂-Emissionskosten entsprechend des CO₂-Kostenaufteilungsgesetzes vornehmen kann, also die Berechnung der Anteile für Mieter und Vermieter. Diese Anforderung hat zur Folge, dass in SAP^® die CO₂-Emissionskosten separat gebucht werden müssen – Das ist die Voraussetzung für eine durchgängig digitale Meldung an die Abrechnungsfirma.

Die PROMOS-Lösung sieht für die aufzuteilenden CO₂-Emissionskosten einen neuen Nebenkostenschlüssel vor. Jörg Stibbe, Senior Expert im Bereich Consulting Real Estate Management, erläutert: „Aktuell müssen die Daten noch nicht zwingend digital an die Abrechnungsfirmen übermittelt werden. Die Abrechnungsfirmen stellen Portale zur Verfügung, auf denen die Daten manuell eingetippt werden können. Die separate Buchung von Brennstoffkosten und CO₂-Emissionskosten muss hierfür jedoch vorab in SAP^® vorgenommen werden. Die vollständige Digitalisierung des Abrechnungsprozesses ist das langfristige Ziel. Und zwar unter Einbindung aller Parteien – vom Energielieferanten über die Abrechnungsfirma bis hin zum Mieter oder zur Mieterin.“

Wurden die neuen Kostenträger-AE mit dem neuen Nebenkostenschlüssel für CO₂ angelegt, müssen diese der entsprechenden Kostenträger-AE für den Brennstoff zugeordnet werden. Dies erfolgt mit Hilfe einer Dropdown-Auswahl (neue PROMOS-Programmierung):

PROMOS realisiert über einen separaten Reiter „CO₂-Daten“ zur Kostenträger-AE für Brennstoffe zudem nun auch die Zusammensetzung, welche Energieträger für die Erzeugung des Brennstoffes verwendet wurden (z. B. Energiemix für Fernwärme). Je Kreditor können verschieden „Produkte“ definiert werden, zu denen dann die verwendeten Energieträger zugeordnet werden. So kann sich beispielsweise die Brennstoffart Fernwärme aus den Energieträgern „Gas“ und „Erneuerbare Energien“ zusammensetzen. Die Summe der Anteile im Energiemix muss zusammen 100 % ergeben. Aktuell ist die Aufschlüsselung in Form einer Tabelle im Reiter CO₂-Daten übersichtlich abgebildet, perspektivisch wird unter SAP^® Fiori zusätzlich eine grafische Aufbereitung zur Verfügung gestellt.

2. Schritt: Umlage der CO₂-Emissionskosten

Nachdem die angefallenen CO₂-Emissionskosten an die Abrechnungsfirma übermittelt wurden, teilt die Abrechnungsfirma die CO₂-Emissionskosten zwischen Mieter und Vermieter auf. Hierzu existiert vom Gesetzgeber ein 10-Stufenmodell, welches das Mietobjekt entsprechend der Verbrauchswerte der Mieterinnen und Mieter sowie anderer Parameter eingruppiert. Darauf basierend werden die Kosten prozentual aufgeteilt. Nachdem die Abrechnungsfirma diese Kostenaufteilung an das Wohnungsunternehmen zurückgemeldet hat, müssen die nicht umlagefähigen CO₂-Emissionskosten von der Kostenträger-AE für die CO₂-Emissionskosten auf eine Abrechnungseinheit für nicht umlagefähige CO₂-Emissionskosten umgebucht werden. Zur Unterstützung dieser manuellen Buchung hat PROMOS im Nebenkosten Cockpit (NKPU) einen neuen Abrechnungsschritt „Umbuchung CO2-Kosten“ mit einem Absprung in die Transaktion „Umbuchung AE an AE“ ergänzt.

3. Schritt: Einlesen der Abrechnungsergebnisse von externen Messdiensten

Um die Abrechnungsergebnisse von Messdiensten einzulesen, muss das SAP^®-System in der Lage sein, D-Sätze im neuen ARGE 3.10 Format zu verarbeiten. Der neue D-Satz ist nicht mehr einzeilig, sondern mehrzeilig. Dieser bietet nun auch die Möglichkeit, zusätzlich neben Ergebnissen für die Abrechnung von Heizung/Warmwasser bspw. auch Kaltwasser zu verarbeiten (bisher W-Sätze). Zur Differenzierung der Ergebnisse werden Kostenarten verwendet, die in der Satzbeschreibung für die ARGE-Version 3.10 beschrieben sind, z. B. 231 - „Kosten Heizung/Warmwasser“. Darüber hinaus wurden auch Datenfelder für umlagefähige und nicht-umlagefähige CO₂-Emissionskosten ergänzt. PROMOS hat das NKPU im Bereich der manuellen Erfassung von externen Abrechnungsergebnissen entsprechend erweitert:

Stibbe dazu: „Dieser Teil der Neuerungen ist für all unsere Kunden relevant. Das muss zwangsläufig umgesetzt werden. Wir freuen uns, dass wir dank des endlich veröffentlichten SAP-Hinweises unsere Kunden mit einer passenden Lösung versorgen können, die den neuen D-Satz verarbeitet.“

Zusammenfassung

Um die komplexen Neuerungen und Anforderungen an die Abrechnung für die aktuelle Periode klarer zu machen, greift Stibbe zu einer schönen Metapher: „Um es im Sportjargon zu sagen, haben wir für unsere Kunden in diesem Jahr eine Pflicht und eine Kür. Die Kostenübermittlung an die Abrechnungsfirma kann nach wie vor manuell per Portal erfolgen. Die buchhalterische Aufteilung der umlage- und nicht umlagefähigen CO₂-Emissionskosten sowie die technische Verarbeitung von D-Sätzen mit ARGE 3.10 zählen hingegen zum Pflichtprogramm. Neben allen Muss- und Kann-Aufgaben, die dem gestressten Nebenkostenmanager hier bevorstehen, sollten wir jedoch nicht das übergeordnete Ziel aus den Augen verlieren. Und das ist die vollständig digitale Abrechnung. Dafür plädiere ich, und das wird – wenn es nach uns geht – in Zukunft unsere Realität sein.“

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