Einblicke in die Arbeit der Expert Node Nebenkostenmanagement – Ein Interview mit Leiterin Tamara Erdenberger

Redaktion: Tamara, im Rahmen der neuen Unternehmensstruktur von PROMOS wurden die so genannten Expert Nodes geschaffen. Kannst du erklären, was genau dahintersteckt und welche Ziele damit verfolgt werden?

Tamara Erdenberger: Die Expert Nodes stellen für uns eine Art teamübergreifende Initiative dar, die sich deutlich von der üblichen Arbeitsstruktur bei uns abhebt. Traditionell arbeiten wir in verschiedenen, relativ festgelegten Teams – Sei es in der Entwicklung, im Vertrieb oder in anderen Fachbereichen. Mit den Expert Nodes möchten wir aber eine Plattform schaffen, die es ermöglicht, über die Grenzen dieser Teams hinaus zu arbeiten. Ziel ist es, bestimmte drängende Probleme unserer Kunden anzugehen. Wir möchten aber auch Marktlücken noch besser erkennen und Lösungen entwickeln, die unseren Kunden wirklich helfen, ihre Arbeit effizienter und angenehmer zu gestalten. Und dabei nutzen wir das enorme Potenzial, das durch die Zusammenarbeit verschiedener Experten entstehen kann.

Redaktion: Das klingt nach einer stärkeren Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Bereichen, richtig?

Tamara: Ja genau! Ich merke in unseren regelmäßigen Terminen, dass uns der Perspektivwechsel enorm guttut. Da kommen ganz neue Ideen heraus. Es ist für PROMOS außerdem das erste Mal, dass wir gezielt unserer Ideenwelt eine gewisse Struktur und Richtung geben. Gerade in meiner Expert Node zum Thema Nebenkostenmanagement waren wir bisher – ähnlich wie unsere Kunden – bei der Lösungsentwicklung vor allem getrieben durch die ständigen neuen gesetzlichen Anforderungen. Und jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, wo wir den Spieß umdrehen und neue Ideen besprechen und proaktiv Impulse für die Zukunft setzen.

Redaktion: Ihr geht also die Lösungsentwicklung viel strategischer und mit mehr Raum an als früher?

Tamara: Ja. Besonders in der Immobilienwirtschaft, wo unsere Kunden häufig mit wiederkehrenden Herausforderungen konfrontiert sind, sehen wir großes Potenzial. Unsere Kunden sind natürlich auch vom Fachkräftemangel betroffen. Und wenn wir ihnen ermöglichen Prozesse zu automatisieren, leichter in die Vermietung zu kommen oder Rechnungen schneller zu verbuchen, dann ist das eine echte Erleichterung. Wir legen den Fokus auf langfristige Lösungen, die nachhaltig und wertschöpfend sind.

Redaktion: Das ist natürlich angesichts der vielen Unsicherheiten gerade im Markt sehr wertvoll für die Kunden.

Tamara: Genau! Wir wollen Themen vorantreiben, die Zukunft haben und wollen das Arbeitsumfeld unserer Kunden mitgestalten, um Ihnen so einen Nutzen zu verschaffen.

Redaktion: Und wie kann man sich das genau vorstellen? Haben die Teamleiter der Abteilungen einzelne Mitarbeitende angestellt für die Arbeit in den Expert Nodes?

Tamara: Nein, gar nicht. Die Teilnahme ist vollkommen freiwillig. Und das macht glaube ich auch den besonderen Spirit aus. Die Leute, die da sitzen, haben richtig Bock, ein cooles Produkt zu kreieren.

Redaktion: Das klingt total spannend und erfolgsversprechend.

Tamara: Ja. Wir haben auch Mitarbeitende im Team, die erst seit Kurzem bei PROMOS sind. So jemand hat vielleicht noch nicht so viel Ahnung von dem Produkt, aber der denkt vielleicht viel unkonventioneller. Das ist der Perspektivwechsel, den wir ja anstreben. Wir brechen ganz bewusst die klassischen Strukturen auf.

Redaktion: Kommen wir zu deiner Expert Node. Du leitest gemeinsam mit Dirk die Node zum Thema Nebenkostenmanagement. Was habt ihr euch vorgenommen?

Tamara: Wir haben ja erst vor Kurzem gestartet und arbeiten jetzt erstmal daran, uns einen grundlegenden Überblick zu verschaffen. Wir nutzen dabei so eine Art Mind Mapping Tool mit dem wir alle Prozesse aufeinander aufbauend, grafisch darstellen. Wir schauen uns die externe Abrechnung an. Vor allem beim Thema Datenaustausch liegt nach unserer Erfahrung meistens der größte Schmerz. Die Ausgangslagen bei den Kunden sind natürlich auch ganz unterschiedlich. Wir merken das gerade bei den laufenden Umstellungen auf das ARGE 3.10 Format. Einige Kunden laden sich noch manuell ihre Datensätze aus SAP® herunter und versenden sie per E-Mail an den Dienstleister. Andere wiederum sind schon dabei sich eine coole, automatisierte Plattform bauen zu lassen. Das ist für die meisten aber noch gar nicht in greifbarer Nähe. Die müssen erstmal bei ihren Stammdaten ansetzen, weil sie diese nicht richtig prüfen können und nicht wissen, wo Fehler sind.

Redaktion: Das ist natürlich eine breite Schere.

Tamara: Ja und wir versuchen eine Mitte zu finden. Wir versuchen diesen Prozess aufzufächern und uns zu überlegen, welche Stellschrauben es gibt. Wir fragen uns, wo das größte Potenzial liegt, um etwas zu verbessern und so viele Kunden wie möglich in den Genuss einer automatisierten Abrechnung zu bringen. Die Vision ist die Abrechnungsprüfung. Außerdem möchten wir den Datenaustausch aus SAP® herausheben und auf eine Plattform bringen, die das automatisiert übernimmt und an verschiedene Systeme – z. B. zum Gerätemanagement, zur Dokumentenerfassung oder von Messdienstleistern – angebunden werden kann. Daran arbeiten wir Schritt für Schritt.

Wir schaffen auf diese Weise eine standardisierte Lösung, die für jeden funktioniert, unabhängig von den individuellen Voraussetzungen. Wir müssen nicht mehr einzeln an jedem SAP®-System aufwändig das verbessern, was schon da ist.

Redaktion: Also schafft ihr einen gemeinsamen Standard?

Tamara: Ja, genau. Das ist auch der Ansatz von PROMOS.GT ready2: Ein einheitlicher Standard für alle. Und das versuchen wir natürlich auch bei den Expert Node Themen zu berücksichtigen. Etwas, das alle Kunden gleichermaßen zufriedenstellt und was alle Kunden gleichermaßen nutzen können. So können wir am Ende auch unseren Support entlasten, der wiederkehrende Probleme ja viel besser erkennen und beheben kann.

Unser Ziel ist es, dem Kunden so viel wie möglich von seiner üblichen Arbeit abzunehmen. Und wenn ein Kunde am Ende sagt, „Plattform schön und gut, aber mir ist das trotzdem alles zu viel“, dann können wir sogar selbst einspringen und die Abrechnung als Dienstleistung anbieten.

Redaktion: Tamara, eine ganz andere Frage: Was ist deine Rolle bei deiner Expert Node?

Tamara: Also meine Rolle heißt offiziell Expert Node Leader. Das bedeutet natürlich in erster Linie, die Gruppe strategisch zu leiten und zu unserem Ziel zu steuern. Ich sehe meine Aufgabe außerdem darin, die Diskussionen zwischen den Mitgliedern am Laufen zu halten, Anstöße zu geben und alle beisammen zu halten.

Redaktion: Also eine Art Moderatorin?

Tamara: Ja genau. Und dann bringe ich natürlich meine Kompetenz im Bereich des SAP® Nebenkostenmanagements. Ich bringe all mein Wissen ein, das ich über die Jahre im Projekt mit dem Kunden und in Bezug auf unsere Lösungen gelernt habe. Ich bin so ein Mensch, der gern schnell greifbare Ergebnisse erzielen möchte. Etwas entwickeln, dass schnell funktionsfähig ist und bei den Kunden eine Erleichterung schafft.

Redaktion: Also eher der pragmatische Typ könnte man sagen.

Tamara: Ja, auf jeden Fall.

Redaktion: Du teilst dir ja die Leitung mit Dirk [Krause]. Wie ergänzt ihr euch da. Was ist seine Rolle?

Tamara: Wir sind die einzige Expert Node mit zwei Leitern. Ich finde das toll, einen Sparringspartner zu haben. Dirk ist der absolute Visionär in unserer Gruppe. Er hat eine Vorstellung und wir versuchen, diese Stein für Stein zusammenzustellen. Er ist außerdem ein echter Networker und derjenige, der als Head of Business Development und Partnermanagement die Bedürfnisse und Probleme der Kunden genau kennt. Mit seiner langjährigen Erfahrung ist er zudem ein unglaublicher Wissenspool für uns. Er schaut immer wieder für uns über den Tellerrand und visualisiert uns, was die Zukunft sein kann und wo die Reise hingehen wird. Diese Energie, die er reinbringt und diese Begeisterung, wenn er darüber redet, die feuert schon an.

Redaktion: Das klingt ja nach einer guten Kombi. Du die Pragmatische und Dirk der Visionär! Eine letzte Frage. Ist es denn angedacht, auch die Kunden in die Expert Nodes einzubeziehen?

Tamara: Aktuell sind wir an dem Punkt noch nicht angekommen. Sobald wir aber so weit sind, erste Ideen konkret skizzieren zu können, möchten wir es beim Kunden vorstellen und sagen „So sieht es aus, habt ihr Lust das gemeinsam weiterzuentwickeln und loszulegen?“ Ich kenn das ja aus der Praxis: Am Ende ist unsere Lösung vom Reißbrett nur so gut, wie sie beim Kunden im Einsatz funktioniert. Und dafür brauchen wir natürlich den wichtigen Input unserer Kunden. Wir sind sehr dankbar, dass wir da regelmäßig auf so offene Ohren stoßen und auf Menschen, die richtig Lust haben, durchzustarten.

Redaktion: Das klingt wirklich toll. Vielen Dank Tamara, dass du dir die Zeit genommen hast und viel Erfolg für eure Expert Node!

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