Effizienzsteigerung dank moderner Tools für die Verbrauchsabrechnung – BUD-Geschäftsführer Roman Küter im Interview

Heiz- und Wasserkostenabrechnungen gelten oft als die unangenehmen Stiefeltern der Immobilienverwaltung: mühselig, zeitaufwändig und voller Komplexitäten. Doch ein norddeutscher Immobiliendienstleister zeigt, dass es auch anders geht. Mit der Einführung von EXAD 2.0 wird die Abrechnung nicht nur effizienter, sondern schon fast zum Kinderspiel. Roman Küter, Geschäftsführer der BUD BAU- UND DIENSTLEISTUNG GMBH und ein Experte in Sachen Immobilienmanagement, gewährt uns spannende Einblicke in die digitale Revolution seines Unternehmens – und warum er trotz aller Herausforderungen nachts ruhig schlafen kann.

Redaktion: Herr Küter, Ihr Unternehmen ist ein wichtiger Immobiliendienstleister in Norddeutschland. Zu Ihren Geschäftsfeldern zählen das Energiemanagement, Handwerksservices, WEG-Verwaltung und viele weitere Leistungen. Uns interessiert, was für Sie derzeit die größten Herausforderungen im Bereich Nebenkostenmanagement sind.

Roman Küter: Zum einen verzeichnen wir seit einigen Jahren einen starken Zuwachs an abzurechnenden Liegenschaften. Neben einer Vielzahl notwendiger Zählerwechsel mussten wir auch unsere administrativen sowie kaufmännischen Prozesse anpassen. Hierzu zählt die eingesetzte Software, um den Abrechnungsprozess so digital und automatisiert wie möglich abzuwickeln. Denn auch bei uns macht sich der Fachkräftemangel bemerkbar.
Zum anderen müssen wir stetig steigende gesetzliche Vorgaben umsetzen, die mit einer nicht unerheblichen Komplexität verbunden sind. Die EED oder das CO₂-Emissionskostenaufteilungsgesetz seien nur exemplarisch genannt.

Redaktion: Wie ist es Ihnen gelungen, die wachsenden gesetzlichen Anforderungen der letzten Jahre gewissenhaft umzusetzen?

Küter: Zunächst mussten wir uns intern mit den Gesetzen auseinandersetzen und mit Unterstützung filtern, was genau für uns relevant und umzusetzen ist. In der Folge hatten aber natürlich auch unsere Dienstleister die Verantwortung, die Anforderungen umzusetzen. In Bezug auf die Abrechnung war EXAD 2.0 glücklicherweise immer recht kurzfristig auf dem aktuellen Stand. Für uns waren die Hürden dadurch niedrigschwelliger, da vieles systemseitig umgesetzt worden ist.

Redaktion: Welche Rolle spielt dabei die Digitalisierung?

Küter: Die Digitalisierung ist unverzichtbar bei der Umsetzung. Die größten Änderungen der jüngsten Vergangenheit basieren – zumindest in diesem Geschäftsbereich – auf dem Austausch und der Aufbereitung von Datenmaterial. Ohne entsprechende Schnittstellen und automatisierte Verarbeitungsprozesse wären diese Aufgaben definitiv nicht leistbar.

Redaktion: Sie erstellen Abrechnungen für die GEWOBA Nord Baugenossenschaft eG. Inwiefern unterstützt EXAD Sie dabei und warum setzen sie auf EXAD als Abrechnungstool?

Küter: Neben EXAD haben wir uns natürlich auch weitere Programme angeschaut. Bei EXAD haben uns jedoch das Gesamtkonzept und die innovativen Ideen überzeugt. Da das Produkt noch neu war, konnten wir im Rahmen der Projektierung auch selbst einen gewissen Einfluss nehmen. Vor allem aber haben wir bis dahin EXAD 1.0 genutzt, wodurch die Protagonisten auf Seiten der PROMOS bekannt waren. Somit hatten wir das Vertrauen, dass es ein erfolgreiches Projekt wird, auch wenn Pilotkunde zu sein immer auch ein Risiko mit sich bringt.

Redaktion: Im vergangenen Winter haben Sie erstmalig vollständig mit der neuen Version EXAD 2.0 Ihren kompletten Bestand abgerechnet. Welche Erfahrungen konnten Sie machen?

Küter: Eine Softwareumstellung ist immer eine Herausforderung. Gemeinsam mit PROMOS haben wir jedoch früh angefangen, unsere Daten zu migrieren und die Kolleginnen und Kollegen zu schulen. Ein paar Anlaufschwierigkeiten gab es natürlich, alle mussten sich an die neue Umgebung gewöhnen und der Kontrollaufwand war entsprechend höher. Auch musste zu Beginn noch der ein oder andere Bug behoben werden. Durch die Vereinfachungen in EXAD 2.0 und einer sehr engen Projektbegleitung durch PROMOS konnten wir jedoch alle Abrechnungen fristgerecht und ohne größere Verzögerungen fertigstellen.

Redaktion: Wie verlief die Unterstützung durch PROMOS? Welche Veränderung sehen Sie im Vergleich zu den Vorjahren?

Küter: Während der Datenmigration und der Abrechnungsperiode hatten wir – neben einem wöchentlichen Jour-Fixe – quasi eine Standleitung zum technischen Support und unseren Projektverantwortlichen. Bis in die Abendstunden haben wir gemeinsam Fehler gesucht und Sonderfälle bearbeitet. Durch die wirklich sehr gute Unterstützung lief die Einführung im laufenden Betrieb ohne große Probleme. Im Vergleich zu den Vorjahren konnten wir mit EXAD 2.0 viele Prozesse automatisieren und vereinfachen. Dadurch sind wir in der aktuellen Abrechnungsperiode trotz eines Zuwachses an Liegenschaften deutlich schneller.

Redaktion: Können Sie konkrete Beispiele nennen, welche manuellen Arbeitsschritte oder Medienbrüche dank EXAD 2.0 entfallen?

Küter: Einen deutlichen Mehrwert bietet u. a. der automatisierte Gerätewechsel und die Integration von Ablesewerten. Was heute weitestgehend per Knopfdruck über eine Schnittstelle zur Gerätemanagementsoftware realisiert wird, hat in dem Vorgängersystem ein hohes Maß an manueller Arbeit erfordert. Auch nutzen wir heute mit unserem größten Kunden fast ausschließlich den digitalen Datenaustausch. So entfällt beispielsweise auch der Druck sämtlicher Abrechnungen.

Redaktion: Inwiefern denken Sie, rüstet Sie der Einsatz von EXAD für zukünftige Herausforderungen?

Küter: Nach den Erfahrungen der letzten zwei Jahre bin ich zuversichtlich, dass EXAD mit der Komplexität zukünftiger Herausforderungen gut umgehen wird. Allein in den letzten beiden Abrechnungsperioden mussten neben der eigentlichen Implementierung der Software auch weitreichende gesetzliche Vorgaben umgesetzt werden. Das hat sehr gut funktioniert und gibt uns das Vertrauen, dass wir auch in Zukunft mit allen Änderungen umgehen können.
Außerdem stehen wir auch heute noch im regelmäßigen Austausch und treffen uns trotz der geografischen Entfernung auch persönlich, um konstruktiv über künftige Vorhaben und Ideen zu sprechen.

Redaktion: Das klingt hervorragend! Was sind Ihre nächsten Ziele?

Küter: Das nächste kurzfristige Ziel für die kommende Abrechnung ist, auch den letzten manuellen Arbeitsschritt bei uns – die Kosteneingabe – durch einen Datenaustausch zu ersetzen. Perspektivisch möchten wir aber auch weitere Dienstleistungen anbieten, wie die Abrechnung von Mieterstrom. Das werden wir dann bei dem nächsten Austausch mit PROMOS besprechen.

Redaktion: Vielen Dank!

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