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18.02.2025
PROMOS aktuell
Smarte Kommunikation für die Immobilienwirtschaft – Bots im Praxiseinsatz
Digitale Assistenten entlasten den Kundenservice, verbessern das Mietererlebnis und sorgen für reibungslose Prozesse. Ob per Chat oder Spracheingabe – Bots beantworten Anfragen schnell, effizient und rund um die Uhr. In unserem Beitrag zeigen wir, wie unsere Lösung in der Praxis funktioniert, beantworten häufig gestellte Fragen und haben als Highlight ein Video für Sie vorbereitet!
Vielseitige Einsatzmöglichkeiten für eine bessere Kommunikation
Unsere Bot-Lösungen – entwickelt mit unserem Partner bots4you – entlasten Mitarbeitende und bieten gleichzeitig Mieterinnen und Mietern eine komfortable Möglichkeit, unabhängig individueller Service-Zeiten, Anliegen an Sie zu übermitteln. Egal, ob Voice- oder Chatbot, lassen sie sich, nachdem sie technisch einmal aufgesetzt und konfiguriert wurden, in nahezu grenzenlosen Konstellationen einsetzen. Zu den gängigsten Szenarien zählen dabei:
- Chatbot in der Mieter-App: Der digitale Assistent führt Mieter durch das Onboarding, nimmt Anliegen entgegen und beantwortet Fragen in Echtzeit – 24/7.
- Chatbot auf der Webseite: Ohne Anmeldung, aber mit intelligenter Identifikation der Nutzer, erleichtert der Bot die Anfragenerfassung und Ticket-Erstellung direkt im SAP®-System.
- Voicebot: Anrufe automatisch verarbeiten? Kein Problem! Der Voicebot nimmt telefonische Anliegen auf, erkennt den Kontext und erstellt automatisch Tickets.
- Mitarbeiter-Assistent: Als smarter Wissensmanager bietet der Bot Zugang zu unternehmensspezifischen Informationen – von Vertragsdetails bis zu ESG-Reportings.
Intelligente Mehrsprachigkeit: Kommunikation ohne Barrieren
Ein zentraler Vorteil unserer Bots ist ihre Mehrsprachigkeit: Mit Unterstützung für rund 120 Sprachen – darunter besonders gefragte wie Englisch, Arabisch, Türkisch und Russisch – sind Sprachbarrieren kein Problem mehr. Anfragen werden automatisch übersetzt, sodass Kunden und Mitarbeitende unabhängig von ihrer Muttersprache schnell und effizient betreut werden. Diese Funktionalität ist ein Must-have für zukunftsorientierte Unternehmen, die ihre Mieterkommunikation digitalisieren möchten.
Anpassbar, sicher und flexibel integrierbar
Unsere Bots sind so konzipiert, dass sie auf allen Plattformen eingesetzt werden können – sei es in einer Mieter-App, in MS Teams oder auf der Unternehmenswebseite. Die Bots lassen sich individuell konzipieren und aufsetzen. Dabei sind sie flexibel anpassbar: In ihrer Anrede, ihrer Tonalität, ihren Inhalten und – bei Chatbots – auch in ihrer Optik. Sie entscheiden über Look-and-feel und die zu transportierenden Informationen.
Um das gesamte Potenzial der Effizienzsteigerung voll auszuschöpfen, binden wir den Bot an das SAP®-System unserer Kunden an. Nun übernimmt die Maschine nicht nur die Kommunikation mit der Mieterschaft, sondern erledigt zudem wichtige Schritte für die Mitarbeitenden in Ihrer Verwaltung. Automatisch wird ein Ticket in SAP® erzeugt. Die Zuordnung zum Mietervertrag übernimmt die Lösung dabei selbst. Bei einer Schadensmeldung wird sogar schon der technische Platz ausgewählt. Selbst die Bearbeitung mehrerer Anliegen in einer Nachricht ist kein Problem. Der Bot arbeitet diese nacheinander ab und legt separate Tickets in SAP® an.
Ein Blick in die Praxis: Erfolgreiche Implementierungen und zufriedene Kunden
Bereits drei Unternehmen der Wohnungswirtschaft setzen unseren Chatbot in unterschiedlichem Funktionsumfang erfolgreich ein. Sie verbessern damit aktiv ihre Servicequalität und internen Prozesse. Nida Kizilaslan, Head of Software Development bei PROMOS, berichtet aus der Praxis: „Unsere Kunden haben diese Möglichkeit sehr wohlwollend angenommen und bestätigen die großen Effekte auf ihre Prozessgeschwindigkeit. Wir bekommen zu unserem Chatbot sehr positives Feedback. Aktuell sind wir aktiv in Gesprächen zur Einführung von Voice- sowie Chatbot Lösungen bei weiteren Kunden und möglichen Ausbaustufen bei bereits bestehenden Nutzern. Der große Zulauf bei unserem Webseminar zu diesem Thema in diesem Monat unterstreicht den Bedarf innerhalb der Immobilienwirtschaft eindrücklich.“ Mervan Miran, Geschäftsführer von bots4you, ergänzt: „Es ist erstaunlich, welche vielfältigen Einsatzszenarien sich bieten, wenn man einmal das Potenzial solcher Bots erkannt hat. Wir arbeiten stetig daran, die Lösung auszubauen und mit unseren Kunden partnerschaftlich neue Umsetzungsideen zu realisieren."
Fazit: Digitalisierung mit echtem Mehrwert
Bots sind weit mehr als eine Spielerei. Sie sind leistungsfähige, flexible und intelligente Assistenten, die sowohl Unternehmen als auch deren Kunden entlasten. Mit europäischem Hosting und direkter Integration in bestehende Systeme bieten sie höchste Sicherheit und nahtlose Prozesse. Die Zukunft der Immobilienwirtschaft ist digital. Und Bots spielen dabei eine zentrale Rolle.
