Portfolio-Nr.: 9603-01
PROMOS Data Governance Tool
Mehr Qualität für Ihre Daten – Das PROMOS Data Governance Tool der PROMOS
Auf separate Excel-Auswertungen verzichten, Prozesse optimieren und sich auf das SAP®-System als Source of Truth verlassen – All das funktioniert nur, wenn die Daten in Ihrem System vollständig und korrekt sind. Mit dem PROMOS Data Governance Tool unterstützen wir Sie dabei, Ihre Datenqualität spürbar zu steigern.
Das PROMOS Data Governance Tool untersucht mit Hilfe von Prüfregeln das SAP®-System auf bestimmte Sachverhalte. Die unterschiedlichen Regeln können von Key Usern mit einem übersichtlichen Cockpit selbst festgelegt und bearbeitet werden. Das Ziel der Abfrage kann es dabei sein, die Anzahl von Einträgen zu ermitteln, fehlende Einträge zu identifizieren oder auch Daten auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen. Das Besondere an dem Tool ist, dass sich ein oder mehrere easysquare workflow Prozesse an die durchgeführte Prüfregel anschließen können. Wurden beispielsweise im Rahmen der Abfrage alle Mieterinnen und Mieter ausgegeben, bei denen keine E-Mail-Adresse im System hinterlegt sind, könnten die zuständigen Mitarbeitenden die Aufgabe zur Ermittlung der Adressen in Form eines Abarbeitungsprozesses in ihrem Arbeitskorb erhalten.
Das PROMOS Data Governance Tool wird mit einem Katalog an bereits bestehenden Prüfregeln ausgeliefert. Darüber hinaus können Kunden jederzeit selbst Prüfregeln festlegen. Das macht diese Lösung zu einem universellen Tool für verschiedenste Anwendungsfälle:
Datenqualitätsprozess: Ein klassisches Beispiel für den Einsatz der Lösung ist die Überprüfung der Vollständigkeit und Plausibiliät aller benötigten Daten. So kann zum Beispiel überprüft werden, ob ein Geburtsdatum realistisch ist. Ein sich anschließender easysquare workflow Prozess kann gefundene Lücken oder Fehler schließen.
Informationssystem: Prüfregeln können so festgelegt werden, dass Informationslücken gar nicht erst entstehen. So kann beispielsweise beim Anlegen einer neuen Kostenstelle ein Prozess ausgelöst werden, der zuständige Bearbeiter automatisch über die neue Kostenstelle informiert.
Ad-hoc Abfragen: Diese Art der Abfragen können unter anderem genutzt werden, um einen Eindruck über die Menge der vorliegenden Daten zu erhalten, z. B. wie viele Verträge einer bestimmten Art vorliegen.
Die Lösung kann sowohl auf Stammdaten als auch auf bestimmte Kombinationen von Bewegungsdaten angewendet werden.
Der besondere Vorteil des PROMOS Data Governance Tools ergibt sich aus dem Zusammenwirken zwischen Prüfregel und Prozess. Wird das System zum Beispiel daraufhin abgefragt, wie viele der versendeten Codes zur Freischaltung einer Mieter-App noch nicht aktiviert wurden, kann sich daraus eine ganze Kette von anzustoßenden Prozessen ergeben.
Der nützliche Nebeneffekt der Lösung besteht darin, dass Automatisierungsbedarfe zielgenau identifiziert werden können. Welche Aufgaben werden von den Mitarbeitenden regelmäßig, massenhaft durchgeführt und lohnen sich deshalb automatisiert zu werden? Ihre Fachkräfte können ihre Ressourcen so stärker für Aufgaben nutzen, die menschliches Gefühl und Entscheidungskraft erfordern.
Abbildung 1: Über das Cockpit im PROMOS Data Governance Tool können Key User selbstständig individuelle Prüfregeln definieren und bearbeiten.
Abbildung 2: Mittels easysquare workflow können Mitarbeitende auf notwendige Folgeaktivitäten nach einer Datenprüfung hingewiesen werden, von wo sie direkt in die Bearbeitung abspringen können.
 Abbildung 1: Über das Cockpit im PROMOS Data Governance Tool können Key User selbstständig individuelle Prüfregeln definieren und bearbeiten. |
 Abbildung 2: Mittels easysquare workflow können Mitarbeitende auf notwendige Folgeaktivitäten nach einer Datenprüfung hingewiesen werden, von wo sie direkt in die Bearbeitung abspringen können. |
Weitere Informationen
- Joins: Da in SAP® Informationen häufig auf unterschiedlichen Tabellen verteilt liegen, macht sich das Tool bei der Abfrage sogenannte Joins zu nutze. Das bedeutet, dass im Rahmen der Überprüfung Informationen aus mehreren Tabellen miteinander verknüpft und anschließend ausgegeben werden.
- Tabellenfilter: Um die Performance der Abfrage zu steigern, können Tabellenfilter hinterlegt werden. Diese führen dazu, dass nicht die gesamte Datenbank, sondern nur ausgewählte Teile durchsucht werden.
- Klassifizierung: Das Suchergebnis kann klassifiziert werden. Handelt es sich bei der Abfrage um eine gesuchte Information für einen Mitarbeitenden oder soll auf mögliche Fehler geprüft werden?
- Durchführungszeitpunkt: Die Prüfregel kann so gestaltet werden, dass sie sofort oder in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird.
- Prozesssteuerung: Die Lösung bietet alle aus easysquare workflow bekannten Vorteile. Zudem ist es möglich, pro Prüfregel unterschiedliche Prozesse und Weiterleitungsprozesse zu hinterlegen.
Ihr Nutzen
Hintergrundfähigkeit: Das PROMOS Data Governance Tool kann, einmal eingerichtet, vollständig automatisiert im Hintergrund arbeiten.
Steigerung der Datenqualität: Durch gezielte und frei definierbare Prüfabfragen können Daten in allen Bereichen Ihres SAP®-Systems qualitativ verbessert werden.
Bessere Auswertbarkeit: Eine konsistente und plausible Datenbasis führt zu einer besseren und verlässlichen Auswertbarkeit Ihrer vorhandenen Informationen.
Replizierbarkeit und Messbarkeit: Eine festgelegte Prüfregel beinhaltet eine strukturierte Fragestellung und führt zu einer strukturierten Antwort. Sie kann jederzeit erneut durchgeführt werden, was zu einer Vergleichbarkeit der Ergebnisse und einer möglichen Erfolgsmessung von durchgeführten Maßnahmen führt.
Videobeitrag
Referenzkunden
Zielanwendergruppe
- IT-Abteilung
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