PROMOS Workforcemanagement

Der rote Faden für Ihre Ressourcenplanung – das ganzheitliche Workforcemanagementsystem der PROMOS

Im Facility Management gibt es eine enge Vernetzung der Geschäftsabläufe zwischen Immobilienbesitzern, Servicedienstleistern und Lieferanten. Dabei muss nahezu in Echtzeit eine hohe Anzahl an Aufträgen mit korrektem Inhalt übermittelt werden, es müssen Entscheidungen zur Auftragsbearbeitung getroffen und am Ende vertragskonform abgerechnet werden.

Um nie den roten Faden zu verlieren, hat PROMOS ein SAP®-basiertes Workforcemanagementsystem als Plattform entwickelt, auf dem die Akteure die Prozesse reibungslos ausführen können. Hierfür stehen dem Kunden Funktionalitäten aus den SAP® Modulen PM, CS, MM, FI, CO, PS, SD, MRS und RE-FX zur Verfügung. Der Funktionsumfang ermöglicht die Durchführung und Auftragsverwaltung geplanter / ungeplanter Aufträge im Servicemodul, die Beschaffung von Material und Fremdleistungen im Einkaufmodul, die Vergabe von Aufträgen an Lieferanten und Fremddienstleister über das easysquare Lieferantenportal bis hin zur vollautomatischen Disposition und Anbindung mobiler Arbeitsschritte mit easysquare mobile sowie die Rechnungsstellung an den Kunden.

Das modular aufgebaute Workforcemanagementsystem der PROMOS erstreckt sich über die folgenden Funktionsbereiche:

Vertragsmanagement

Die Kunden werden aus der Debitorenbuchhaltung übernommen, wobei die Verträge mit Positionen ausgewiesen werden. Die Abrechnung zur Kundenvertragsposition erfolgt über aufwandsbezogene Faktura oder Fakturapläne.

Instandhaltung / Kundenservice

Jedem Kundenauftrag können beliebig viele Arbeitsaufträge in Form von Unteraufträgen hinterlegt werden, welche sowohl in Eigenleistung als auch als Fremdbeauftragung mit Leistungen (LV) durchgeführt werden. Die Rückmeldungen von Zeiten, Leistungen und Materialien zu Aufträgen in Eigenleistung erfolgen entweder direkt im SAP® System oder mobil vor Ort. Darüber hinaus ist eine massenhafte Erzeugung von Aufträgen mit geplanten Leistungen, wie z. B. Grünpflege, Reinigung, Verkehrssicherung, ebenso möglich. Die Abwicklung von Nachunternehmerarbeitsaufträgen erfolgt über das easysquare Handwerkerportal.

Einsatzplanung / Routenoptimierung

Die Einsatzplanung für Aufträge in Eigenleistung erfolgt mit dem SAP® Add-on MRS. Jeder Einsatz kann manuell (Plantafel) oder automatisch anhand von Qualifikationen und Verfügbarkeit einer Ressource (Mitarbeiter) zugeordnet werden. Die optimale Auftragsdisposition kann mit dem MRS Optimierer erreicht werden. Dieser ermittelt die schnellste Route und ordnet die Einsätze zur passenden Ressource entsprechend an.

Einkauf

Im Einkaufsmodul sind Leistungsstämme und LV für Kunden und Nachunternehmer hinterlegt. Die Rahmenverträge mit Dienstleistern / Lieferanten enthalten Leistungspositionen mit vereinbarten Preisen. Zu abgenommenen Leistungserfassungsblättern können automatisch Rechnungen erzeugt und die Gutschrift an den Handwerker ausgelöst werden. Außerdem können Materialien den Arbeitsaufträgen zugeordnet und der Materialverbrauch rückgemeldet werden. Darüber hinaus steht eine Lieferantenbewertung zur Optimierung der Lieferantenfindung zur Verfügung.

Weitere Informationen

easysquare Plattform: Die easysquare Plattform bietet diverse Zusatzfunktionen, die nahtlos an das Workforcemanagement in SAP® angebunden werden können. Dazu gehören zum einen das Handwerkerportal, mit dem Aufträge an Nachunternehmer verwaltet, der Fortschritt einer Leistung kontrolliert und Leistungserfassungsblätter erfasst werden können. Und zum anderen komplettiert die easysquare mobile App den Funktionsumfang, wodurch Schäden mobil vor Ort erfasst und Leistungen zu den Arbeitsaufträgen in das SAP® System rückgemeldet werden können. Sämtliche Prozesse lassen sich optional über intelligente Workflows von PROMOS steuern.
Abrechnung / Faktura: Im Workforcemanagementsystem erfolgt die Abrechnung an den Kunden fast von allein. Für die aufwandsbezogene Abrechnung ist die Fakturaanforderung mit automatischer Konten- und Preisfindung sowie die Faktura mit Rechnungsschreiben möglich.
Datenintegration: Der Datenaustausch ist über Schnittstellen mit den Kundensystemen möglich, z. B. Stammdaten (Technische Plätze), Aufträge oder Rechnungen.

Ihr Nutzen

Ganzheitlichkeit: Das integrierte Workforcemanagementsystem unterstützt Sie in der effizienten und dynamischen Verwaltung der gesamten Prozesskette – vom Angebot und Kundenvertrag bis zur Leistungserbringung und Integration externer Nachunternehmer.

Keine Medienbrüche: Da alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt werden, lassen sich unnötige Medienbrüche vermeiden und sämtliche Informationen stehen allen transparent zur Verfügung.

Aufwandsminimierung: Die Daten liegen nicht mehr nur in Form von Papieren und unzähligen Kopien in den Büros der Sachbearbeiter und Disponenten zur Verfügung, sondern in einer zentralen digitalen Plattform. Auf diese Weise stehen Leistungsverzeichnisse, Preise etc. auch für eine Abrechnung bereit, sodass Sie Zeit und Kosten sparen.

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