GAEB-XML Schnittstelle

Standardisierter Datenaustausch mit der GAEB-XML Schnittstelle

Mittels GAEB wird der Ausschreibungsprozess zwischen Auftraggeber, sei es ein öffentliches Unternehmen oder ein Planungsunternehmen, und Auftragnehmer elektronisch und papierlos abgebildet. PROMOS stellt eine GAEB Schnittstelle in SAP^® zur Verfügung, mit welcher der Import und Export von GAEB-Dateien zum Austausch von Leistungsbeschreibungen mit Mengen und Preisen zwischen den am Bau Beteiligten möglich ist bzw. das GAEB LV als neues SAP^® Leistungsverzeichnis eingelesen werden kann. Damit wird die Bearbeitung von Belegen mit strukturierten LVs ermöglicht. Maßgeblich in SAP^® sind Leistungsverzeichnisse mit einer entsprechenden Gliederung, welche im Zusammenhang mit Belegen aus der Logistik (Module PM/CS oder MM), Aufträge, Bestellanforderungen, Bestellungen, Muster-LVs, Anfragen/Angebote und Kontrakten in kreditorischen Geschäftsvorgängen verarbeitet werden.

Die Anwendung wird im Dialog in SAP^® betrieben. Für den gesamten Funktionsumfang, inklusive der Aufbereitung von „unsauberen“ GAEB‐Dateien resultierend aus der Verarbeitung mit diversen externen Ausschreibungsprogrammen, ist die Installation des wingaebxml Parsers der Firma wingaeb notwendig. Alternativ bieten wir mit der easysquare GAEB Schnittstelle eine Cloud Variante an, mit der Sie ohne vorherige Installation, bedarfsgerecht auf Basis einer nutzungsabhängigen Lizensierung arbeiten können.

Export: Der Export aus SAP^® erfolgt im GAEB-XML Format, das den aktuellen Marktstandard darstellt und den LV Strukturen der relevanten SAP^® Belege am nächsten kommt, beispielsweise, weil keine Längenbeschränkung bei Kopftexten in Belegen und Belegpositionen vorhanden sind und die Abbildung der Belegpositionen in der GAEB Gliederungsstruktur, alphanumerische Ordnungszahlen sowie Sprünge in Gliederungsstrukturen ermöglicht werden.

Es werden folgende Austauschphasen berücksichtigt: X81 Leistungsbeschreibung/ X82 Kostenansatz / X83 Angebotsaufforderung / X84 Angebotsabgabe / X86 Auftragserteilung / X31 Mengenermittlung

Datenaustausch: Der Datenaustausch über den GAEB-Standard basiert auf verschiedenen Formaten, die in den letzten Jahren immer weiterentwickelt wurden. PROMOS unterstützt die folgenden GAEB Versionen:

GAEB DA XML: Als allgemein im Markt etablierte Version wird von der GAEB DA XML V3.1 ausgegangen. Dies ist derzeit die bevorzugte GAEB Version für den Import von GAEB LVs in SAP^®. Das lang erwartete GAEB DA XML V3.2 muss sich im Markt erst noch bewähren und wird in künftigen Versionen unterstützt werden.
GAEB 90: Neben der GAEB DA XML V 3.1 ist nach wie vor die „alte“ GAEB 90 Schnittstelle weit verbreitet. Wegen Einschränkungen in der Formatierung, den Feldlängen (Vertragliche Regelungen/Kopftexte) und der Ordnungszahl ist sie der GAEB DA XML Schnittstelle unterlegen, wird jedoch als Importformat, wenn auch mit Abstrichen, toleriert.
GAEB 2000: GAEB 2000 gilt im Markt als „verunglücktes“ Format und wird von der GAEB Schnittstelle der PROMOS und wingaeb nicht unterstützt.

Import: Beim Import von GAEB-Dateien in das SAP^® System wird im Hintergrund der im Markt erfolgreich erprobte wingaebxml Parser aufgerufen. Dieser bereinigt „unsaubere“ Dateien und reduziert für SAP^® nicht relevante Informationen. Auf diese Weise wird eine hohe Sicherheit für ein erfolgreiches Einlesen gewährleistet.

Weitere Informationen

Folgende Features werden unterstützt:

Import von GAEB 90 und GAEB XML Dateien, wobei der Aufbau der GAEB-LV-Struktur nach dem Import in SAP^® und der Weiterverarbeitung in SAP^® als Anfrage oder Bestellung beim Export als GAEB-Datei vorhanden bleibt, obwohl sich die GAEB- und SAP^® Gliederungssystematik unterscheidet
Zeilenarten (Nachtragszeile, Eventualzeile, Pauschalzeilen)
Import und Export von Vor- und Nachtexten, wobei die interne GAEB-Kennzeichnung erhalten bleibt
Positionstexte
Bietertextergänzungen, welche in jeder Austauschphase erhalten bleiben
Konditionen auf Kopf- und Positionsebene
Anlage von SAP^® Leistungsstämmen beim Import sowie Export von Leistungsstamminformationen im GAEB-Format

Die Abbildung von Losen ist vorgesehen und ein kundenindividuelles Customizing, beispielsweise bzgl. der Textarten, Konditionsarten, Einheitenmapping etc., kann vereinbart werden.

Ihr Nutzen

Einfacher und digitaler Datenaustausch: Strukturierte Leistungsverzeichnisse und Angebote lassen sich im GAEB-Format einfach und digital zwischen externen Dienstleistern und den Einkäufern im SAP^® System austauschen, auch wenn die externen Partner nicht mit SAP^® arbeiten.

Effektive Prozessbeschleunigung: Durch den GAEB gestützten, digitalisierten Einkaufsprozess wird der Einkauf drastisch beschleunigt und die Qualität gesteigert.

Digitalisierter Einkaufsprozess: Mittels eines elektronischen und eVergabe-fähigen Ablaufs lässt sich der Einkaufsprozess nachhaltig optimieren.

Ganzheitlichkeit: Der im Bau übliche Ausschreibungsprozess (AVA – Ausschreibung-Vergabe-Abrechnung) kann in SAP^® lückenlos abgebildet werden. Somit ist eine leistungsbezogene Bestellung und Abrechnung möglich.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

Technische Voraussetzungen

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