easysquare Handwerkerportal

Das Handwerkerportal bietet Auftraggebern und Auftragnehmern die Möglichkeit, Dienstleistungen von der Ausschreibung über die Beauftragung bis zur Abrechnung elektronisch abzuwickeln. Mit der nahtlosen Einbindung des Handwerkerportals in die bestehenden Einkaufsprozesse eines Unternehmens sind der Wegfall der manuellen Bearbeitung und die Einsparung erheblicher Verwaltungskosten verbunden.

Im Falle einer durchzuführenden Leistung, sendet das Immobilienunternehmen den zu vergebenden Auftrag aus seinem SAP^® System heraus an das Handwerksunternehmen. Über das Handwerkerportal kann sich der externe Dienstleister bequem am PC oder mobil per App einloggen und über eine Annahme oder Ablehnung des Auftrages entscheiden. Der Auftrag enthält alle wichtigen Informationen und kann auf Wunsch als Datenblatt ausgedruckt werden.

Verhandelte Einheitspreisabkommen können als Leistungsverzeichnisse im Handwerkerportal hinterlegt werden. Es ist flexibel steuerbar, welchen Aufträgen welche Leistungsverzeichnisse zugeordnet werden. Bei der Leistungserfassung muss der Auftragnehmer auf die entsprechenden Leistungsverzeichnisse zurückgreifen, die dem Auftrag zugeordnet sind.

Im Handwerkerportal werden nach der Durchführung des Auftrages die erbrachten Leistungen registriert und als Leistungserfassungsblatt (LEB) an das SAP^® System des Auftraggebers zurückgesendet. Letzterer kann die Leistungserfüllung bestätigen, wodurch sich automatisch der Abrechnungsprozess anschließt. Auf diese Weise werden alle Schritte digital abgebildet und nahtlos in das SAP^® System des Immobilienunternehmens integriert.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer mobilen Anbindung des Handwerkerportals. In diesem Fall wird die Leistungserbringung von der easysquare App begleitet. Der Handwerker erhält den durchzuführenden Auftrag als Aufgabe auf sein mobiles Endgerät und kann von dort aus anhand von Checklisten die Auftragserfüllung dokumentieren.

• Ausschreibungen: Anfragen können auf Basis eines Leistungsverzeichnisses an einen Bieterkreis versendet werden. Jeder Bieter kann sein Angebot abgeben, online einsehen und bearbeiten sowie Dateianlagen hinzufügen. Im Anschluss werden alle eingehenden Angebote ins ERP-System übertragen.
  
• Stammdatenpflege: Die Qualität der eigenen Stammdaten kann ohne Zusatzaufwand erhöht werden, indem ein Teil der Stammdatenpflege an den Handwerker delegiert wird.
  
• Bestellabwicklung: Auf der Basis von Bestellungen mit anhängenden Leistungsverzeichnissen können auch Bauleistungen und die Lieferung von Materialien verwaltet werden. Die Lieferung von Bauleistungen wird dann im LEB an den Auftraggeber zurückgesandt.
  
• Einsatzplanung für Monteure: Um Kundenaufträge mit Zeitangaben und detaillierten Informationen zu disponieren, bietet das Handwerkerportal ein nützliches Feature inkl. Outlook-Plugin.
  
• Terminvereinbarung: Mittels Chatfunktion können Termine direkt mit der Mieterschaft abgestimmt werden. Darüber hinaus lassen sich Rückfragen zu einem Auftrag im Chat erledigen und der Kommunikationsverlauf jederzeit nachvollziehen.