Optimierung Instandhaltungsabwicklung

Die Stammdatenverwaltung bildet den Ausgangspunkt für die Instandhaltungsabwicklung. PROMOS ermöglicht Ihnen hierbei eine automatische Generierung der vorhandenen Technischen Plätzen aus den Immobilienobjekten Ihres SAP® Systems. Darüber hinaus können auch die genaue technische Gebäudeausstattung sowie zusätzliche technische Merkmale über Baugruppen oder Klassifizierungen abgebildet werden. Außerdem ist der Import von Stammdaten und Merkmalen mittels einer Schnittstelle oder die mobile Erfassung der Daten per easysquare mobile möglich. Im SAP® System können dann verschiedenste Auswertungen zu den technischen Merkmalen durchgeführt werden.

Alle Schritte im Rahmen der Instandhaltungsabwicklung können einfach und bequem mit easysquare workflow abgebildet werden. Geht eine Instandhaltungsmeldung beim Unternehmen ein, wird diese vom Anwender effizient direkt in SAP® erfasst, wodurch systemseitig ein Prozess ausgelöst wird, der auf Wunsch auch eine automatische Bearbeiterfindung beinhaltet. Im Rahmen der Beauftragung können vom SAP® System die entsprechend hinterlegten Lieferanten inklusive Rahmenverträge und Leistungsverzeichnisse ermittelt und genutzt werden. Für die letztendliche Beauftragung ist es möglich, unternehmensindividuelle Freigabestrategien zu hinterlegen, die beispielsweise ab einem bestimmten Auftragsvolumen greifen. Nach erfolgreicher Durchführung der Maßnahmen besteht die Option, die entsprechenden Leistungserfassungsblätter und Rechnungen in easysquare workflow zu prüfen und freizugeben. Um eine gleichbleibend hohe Qualität in der Ausführung der Arbeiten sicherzustellen, können auch die Lieferanten in SAP® bewertet werden.

Darüber hinaus können von PROMOS die folgenden Prozesse unterstützt werden:

• Wartungsverträge mit Integration in die Immobilienverwaltung und Nebenkostenabrechnung,
• Abwicklung von Versicherungsfällen,
• Integration einer Gewährleistungsverfolgung,
• Integration in Instandhaltungsplanung und -budgetierung.

• Immobiliencontrolling: Für eine optimale Instandhaltungsabwicklung wird von PROMOS zusätzlich eine Integration in das Immobiliencontrolling und die Anlagenbuchhaltung angeboten. Auf diese Weise können Instandhaltungskosten genauestens geplant und budgetiert werden. Genutzt werden dazu umfassende Auswertungen zu Stammdaten, Instandhaltungsaufträgen und Rechnungen.
• Verkehrssicherung: Die Ausübung der Verkehrssicherungspflichten ist Teil des Instandhaltungsmanagements und kann durch PROMOS mittels SAP® oder auch eines autarken webbasierten Verkehrssicherungsportals abgebildet werden. In beiden Fällen ist eine Integration mobiler Prozesse mithilfe von easysquare mobile möglich.
• Handwerkerkopplung: Gleichzeitig kann das easysquare Handwerkerportal an die Lösung angebunden werden, wodurch die Auftragsabwicklung mit den entsprechenden Lieferanten erleichtert wird.