PROMOS Wartungsvertragsmanagement

Name: PROMOS Wartungsvertragsmanagement
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Warten Sie schon lange?

Verfügen Ihre Immobilienobjekte über Aufzüge? Wenn nicht, dann sind Ihre Wohnungen auf jeden Fall mit Heizungen ausgestattet, deren Funktionstüchtigkeit wiederkehrend überprüft werden muss. Regelmäßige Wartungsmaßnahmen sollen dazu dienen, die Abnutzung Ihrer technischen Geräte bzw. Anlagen so gering zu halten wie möglich und so den Werterhalt Ihrer Immobilien zu sichern. Da in der Regel externe Unternehmen mit der Wartung beauftragt werden, müssen die zu erbringenden Leistungen in Form von Verträgen verbindlich definiert werden. Für die problemlose Verwaltung Ihrer Wartungsverträge in SAP®, stellt Ihnen ROMOS das Wartungsvertragsmanagement zur Verfügung.

Wartungsverträge werden von PROMOS in SAP® über Immobilienverträge umfassend abgebildet. Hier werden kreditorische Vertragsdaten gepflegt. Die konkreten Wartungsvorgänge werden über integrierte PM-Aufträge dargestellt. Zusätzlich werden Informationen zur Umlagefähigkeit erfasst, sodass eine automatische Integration in die Nebenkostenabrechnung ermöglicht wird.

Wiederkehrende Serviceleistungen können in unterschiedlichen SAP® Objekten abgebildet werden. Beispielsweise finden sich Reinigungsleistungen im Immobilien Servicevertrag des Moduls RE, die Bewachung ggf. in der Bestellung als Vertrag im Modul MM und die technische Wartung schließlich im IH-Wartungsplan des Moduls PM.

PROMOS ermöglicht die Integration der Wartungsverträge in einem eigenen Reiter im Immobilienvertrag. Das hat zum Vorteil, dass aufgrund der direkten Zuordnung zur Wirtschaftseinheit sämtliche Vorgänge und Daten, wie z. B. Vertragsbeginn, -ende, individuelle Kündigungs- und Verlängerungsregeln sowie Eckdaten zum kreditorischen Vertragspartner, komfortabel aus der Immobilienverwaltung heraus abgerufen werden können. Gleichzeitig können den Wartungsverträgen mehrere Technische Plätze für die Technische Gebäudeausstattung (TGA), z. B. die Aufzugsanlage, zugeordnet werden. Optional können Sie zur Terminverfolgung und Koordination der Wartungstermine die Wartungsplanung in SAP® nutzen.

Umlage und Abrechnung

Für die Abrechnung der Dienstleistungen werden die Aufträge mit Angaben zur Umlage, das heißt Abrechnungseinheiten, erfasst. Auf diese Weise können die Kosten der Wartung in die Nebenkostenabrechnung integriert werden. Hierbei wird zwischen den Kosten für Lohn, Material und nicht umlagefähigen Kosten (Instandhaltung) differenziert. Jeder Technische Platz im Wartungsvertrag stellt wiederum eine Bestellposition in der Bestellung dar und auch die Informationen zu den Umlagen werden an die Bestellung übergeben. Über einen periodischen Rechnungsplan werden die jährlichen Beträge voreingestellt und bei Rechnungserfassung vorgeschlagen. Mithilfe eines Rechnungsplans lassen sich Rechnungen bzw. Zahlungen auf Wunsch automatisch generieren.

Weitere Informationen

Ihr Nutzen

Transparenz: Die hohe Integration der Lösung in vorhandene SAP® Module verbessert nachhaltig die Transparenz aus verschiedenen Perspektiven, sowohl der Immobilienverwaltung als auch der Instandhaltung.

Effizienz: Die Vorbelegung von Daten und kluge Systemintegration der Lösung ermöglicht eine effizientere Prüfung und Buchung der Rechnung sowie die automatische Integration in die Nebenkostenabrechnung.

Aufwandsersparnis: Während der Rechnungsbuchung werden Beträge und die Kontierung der Abrechnungseinheiten autark vorgeschlagen und führen somit zu einer Minimierung manueller Arbeitsschritte.

Referenzkunden

Zielanwendergruppe

Technische Voraussetzungen

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