PROMOS XRechnungsaustausch

Mit dem PROMOS XRechnungsaustausch ins nächste Level der Rechnungsbearbeitung

Rechnungsein- und -ausgang zählen zu den zentralen Verwaltungsprozessen eines jeden Unternehmens. Um den Aufwand hierbei möglichst gering zu halten, wird bereits seit vielen Jahren ein vollständig elektronischer, medienbruchfreier Durchlauf angestrebt. Immer wieder stoßen Unternehmen dabei jedoch auf eine zentrale Hürde: Wie die digitale Brücke schlagen, wenn Absender oder Empfänger auf eine postalische Übermittlung bestehen? Hier blieb nur die Möglichkeit, auf Scanner, Drucker und eine OCR-Software zurückzugreifen.

Mit der Umsetzung einer EU-Norm in deutsches Recht vollzieht sich nun der Paradigmenwechsel. So ist im Jahr 2020 der neue elektronische Standard der XRechnung für den Rechnungsaustausch mit Behörden zur Pflicht geworden. Technisch gesehen ist sie ein XML-basiertes Datenmodell, welches den technologieneutralen, durchgängig elektronischen Rechnungsaustausch ermöglicht. Mit der Verpflichtung zum XRechnungsaustausch, ist von einer schrittweisen Etablierung in der Privatwirtschaft auszugehen. PROMOS stellt die technischen Weichen, um Unternehmen die Verarbeitung in SAP^® zu ermöglichen und dabei die größtmöglichen Effizienzgewinne zu generieren.

Die XRechnung wird an zwei verschiedenen Stellen im täglichen Doing des Rechnungswesens benötigt. Bei der ausgangsseitigen Rechnungserstellung und bei der eingangsseitigen Rechnungsverarbeitung. Dadurch muss das eigene SAP^® System in der Lage sein, XML-Dateien im XRechnungsformat zu erstellen und empfangene XRechnungen zu interpretieren. Mit verschiedenen gezielten Anpassungen, optimieren wir Ihr SAP^® System für den Empfang und die Erstellung von XRechnungen.

Rechnungseingang

Damit die Rechnungsinformationen aus der XRechnung im SAP^® verarbeitet werden können, wird ein Mapping benötigt, das die Rechnungsinhalte für die SAP^® Tabellen umwandelt. Durch den Fokus auf die maschinelle Verarbeitung gehören fehlerhafte OCR-Scans der Vergangenheit an. Diese Übersetzung der Rechnungsinhalte in SAP^®-konforme Daten bildet den Grundstein für eine anschließende systemgesteuerte, digitale Weiterbearbeitung der Rechnung mithilfe des easysquare Rechnungseingangsworkflows. Durch den europäischen Standard der XRechnung bleibt das Format der Rechnungs-XML immer gleich. Dies senkt den Implementierungsaufwand und die Projektdurchlaufzeit deutlich.

Rechnungsausgang

Durch die Erfassung einer Ausgangsrechnung in SAP^® liegen alle Daten vor, um eine XML-Datei im XRechnungsformat zu erzeugen. Die Erstellung kann durch einen Report gesammelt erfolgen oder in bestehende easysquare Prozesse eingebettet werden. Im Anschluss wird die XRechnung, z. B. als Anhang per E-Mail, an den Empfänger versendet.

Weitere Informationen

PROMOS XRechnungsaustausch und easysquare Rechnungseingangsworkflow – Ein perfektes Duo: Der easysquare Rechnungseingangsworkflow ergänzt den PROMOS XRechnungsaustausch optimal. Nachdem eine Interpretation der XRechnungsinformationen in SAP^®-konforme Daten erfolgt ist, steuert der easysquare Rechnungseingangsworkflow systemseitig die weitere Bearbeitung. Zuständige Mitarbeiter erhalten die Rechnung automatisch zur Prüfung, Freigabe und / oder Buchung in ihrem persönlichen Arbeitskorb. Zudem können Abwesenheiten und Vertreterregeln ebenso wie ein 4-Augen-Prinzip hinterlegt werden. Auf diese Weise werden eingehende Rechnungen Schritt für Schritt digital und effizient in Ihrem SAP^® System bearbeitet.

Ihr Nutzen

Zielanwendergruppe

Technische Voraussetzungen

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