#nachgefragt: Mehr als 3 Fragen an Britta aus unserem Front Office

Hallo Britta. Wie gehts dir heute?

Britta: Mir geht’s gut, der Tag hat schön angefangen. Unser Office bekommt neue höhenverstellbare Schreibtische und der Aufbau hat super geklappt. Daher geht’s mir prima.

Wie lange bist du bei PROMOS und wo hast du angefangen?

Britta: Ich habe am 1. Juli 2000 bei PROMOS angefangen. Ich habe mich damals noch sehr old school auf eine Zeitungsannonce beworben. Daraufhin fand mein Bewerbungsgespräch in genau diesem Raum statt [lacht]. Als rechte Hand für Jens, unseren Gründer und CEO, lagen meine Aufgaben ganz klassisch bei der Terminorganisation. Ich habe Telefonate entgegengenommen und bei Korrespondenzen unterstützt. Mit den Jahren sind dann viele neue Aufgaben dazu gekommen, vor allem sehr viel organisatorische Themen wie die Planung von Schulungen.

Was hat sich seitdem bei PROMOS verändert?

Britta: PROMOS ist sehr jung geworden. Wir stellen immer mehr Youngsters ein, was ich persönlich sehr schön finde. Ich bin eigentlich von Beruf Berufsschullehrerin, habe aber nie in dem Beruf gearbeitet, weil ich direkt bei PROMOS gestartet bin. Dieser Abschluss und meine langjährige Berufserfahrung haben mir den Ausbilderschein ermöglicht. Deswegen freue ich mich immer, wenn junge Menschen in unser Office reinschnuppern und ich ihnen unseren Beruf und die Aufgaben zeigen kann. Mit Praktikanten, Auszubildenden und Studenten habe ich daher schon immer sehr gerne gearbeitet.

Wie sieht ein klassischer Arbeitstag von dir aus?

Britta: Ich starte in der Früh erstmal mit einer Runde im Büro. Dabei überprüfe ich, ob die Büros soweit in Ordnung sind. Das dauert etwa eine Viertelstunde und danach hole ich mir erstmal selbst meinen Kaffee und mein Frühstück. So habe ich Energie für den bevorstehenden Tag!

Dann fahre ich den Laptop hoch, um den Tag zu planen. Meistens müssen Rechnungen erfasst und Genehmigungen eingefordert werden. Wir haben sehr viel Kontakt zu den anderen Bereichen, da es viele Überschneidungspunkte gibt. Ich kontrolliere Termine für den Tag und habe dabei immer die Kalender der Geschäftsführung und sämtliche Besprechungsräume im Blick. Ich sehe also immer genau, wo welche Termine stattfinden, welche Besprechungen vorbereitet werden müssen, welchen Besuch wir bekommen und so weiter. Alle Besucherinnen und Besucher müssen angemeldet werden und einen Besucherausweis tragen. Anfang des Monats kommen die neuen Kolleginnen und Kollegen. Das heißt, wir geben als erstes die Schlüssel aus, dann zeigen wir ihnen, wie sie zu handhaben sind.

Welche Aufgabe macht dir am meisten Spaß?

Britta: Das Organisieren. Mir macht es besonders Spaß, Besprechungen zu organisieren, Events vorzubereiten und Catering für After Works zu organisieren. Der Kontakt mit Menschen steht hier im Vordergrund. Ich arbeite gerne mit vielen unterschiedlichen Personen zusammen – gerade die Vielfalt ist das Schöne an PROMOS. Früher konnte ich noch alles ohne Notizzettel machen und wusste auswendig, was wann zu tun ist. Mittlerweile sind wir so groß geworden, dass das nicht mehr möglich ist.

Welche Herausforderungen bringt dein Job mit sich?

Britta: Man weiß nie, was einen erwartet. Jeden Tag gibt es neue Überraschungen und oft auch sehr akute Anfragen, die vorgeschoben werden müssen. An solch einem Tag ist es manchmal eine Herausforderung, alles unter einen Hut zu bekommen.

Mit welchen anderen PROMOS Abteilungen arbeitest du am meisten zusammen?

Britta: Aufgrund einiger technischer Tools, die ich verwende, um meine Aufgaben zu bewältigen, arbeite ich oft mit der IT zusammen. Mit dem Personal Team stehe ich auch eng in Kontakt: Vor allem wenn es um Bewerbende geht, die zu Besuch ins Office kommen oder wenn neue Mitarbeitende begrüßt werden. Wir sind die ersten, die neue Promosse entgegennehmen und an die Bereiche übergeben.  

Was machst du neben deiner Arbeit am liebsten, um dich zu entspannen?

Britta: Ich nutze in der Bahnfahrt nach Hause gerne die Duolingo App und lerne Englisch. Dadurch komme ich runter, kann abschalten und meinen Nachmittag einläuten. Das ist ein richtiges Ritual bei mir geworden und ich freue mich jedes Mal darauf [lacht]. Ansonsten verbringe ich viel Zeit in meinem Garten am Haus. Der kostet mich viel Arbeit, aber bringt auch viel Freude und Entspannung, wenn ich nach der Arbeit aus dem Zentrum der Stadt an den Rand des nordöstlichen Berlins nach Hause fahre. Jedes Mal ein kleines Highlight.

Hast du eine lustige Anekdote aus den letzten 24 Jahren bei der PROMOS?

Britta: In den letzten 24 Jahren sind natürlich sehr viele Erlebnisse passiert – es ist schwer eine Bestimmte herauszustellen. Die LWB Schulungen sind besonders in Erinnerung geblieben. Wir mussten dafür 5.000 Schulungsunterlagen drucken und vorbereiten. Das war schon etwas chaotisch, aber wir hatten auch jede Menge Spaß dabei. Sehr lustig sind auch immer unsere PROMOS Feste. Besonders damals, als sie noch an der Spree stattfanden. Wie eine kleine Familie haben wir zusammen gefeiert. Es haben sich hier schon viele private Verbindungen entwickelt, wir hängen aneinander und stehen füreinander ein – das macht uns aus und zeigt sich besonders bei solchen Festen.

PROMOS in 3 Worten?

Britta: Eine große Familie!

Vielen Dank Britta für die tollen Einblicke. Wir freuen uns auf alle weiteren Momente mit dir!