Internationalisierung als Innovationstreiber – OpenPromos® Corporate Correspondence (OPCC) mit neuen Funktionalitäten

Die zunehmende Professionalisierung der Wohnungs- und Immobilienunternehmen spiegelt sich nicht nur in der Optimierung interner Prozesse, sondern auch einem stetig wachsenden Trend zur Internationalisierung wieder.[1] Sind die lokalen Märkte ausgeschöpft, ist es naheliegend, sich die möglichen Potenziale ausländischer Märkte zu Nutze zu machen. Von der strategischen Planung bis hin zur konkreten Umsetzung solcher Internationalisierungsvorhaben sind viele Schritte nötig, um ein Gelingen der neuen Ausrichtung zu gewährleisten. Dazu gehört unter anderem auch die Anpassung vorhandener IT-Strukturen an beispielsweise sprachliche, rechtliche sowie wirtschaftliche Anforderungen. PROMOS unterstützt Sie hierbei mit der Mehrsprachenfähigkeit unserer IT-Anwendungen!

zurück zur Übersicht

Die offene Lösungsbibliothek PROMOS.GT bietet eine Auswahl verschiedenster vorgefertigter Branchenlösungen, welche aus früheren Kundenprojekten entstanden sind. Durch die Übersetzung von PROMOS.GT ins Englische ist die Voraussetzung einer internationalen Nutzung geschaffen, denn Englisch gilt mit rund 1,5 Mrd. Zweit- sowie 375 Mio. Muttersprachlern² nicht nur als meistgesprochene Sprache der Welt, sondern auch als Business Language Nummer eins.

Neben PROMOS.GT wurde in diesem Zusammenhang auch OPCC in Form der Mehrsprachenfähigkeit an die neuen Herausforderungen angepasst. Mit der Korrespondenzlösung OpenPromos^® Corporate Correspondence wird Microsoft Word versionsunabhängig zur Erstellung von z. B. Formularen oder Serienbriefen in das SAP^® System des Kunden integriert. Auf diese Weise wird die Erstellung von Korrespondenzen wesentlich vereinfacht, da die Mitarbeiter des Unternehmens nun eigenständig und ohne weitreichende Programmierkenntnisse Schriftstücke mit Hilfe bekannter Werkzeuge von MS Word erstellen können. Die Generierung einheitlicher Korrespondenzvorlagen wird vor dem Hintergrund der wachsenden Bedeutung der Corporate Identity immer wichtiger. Diese steigert sowohl die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen als auch den Wiedererkennungswert für externe Dritte. Solche Vorlagen werden mit Hilfe von OPCC einmal erstellt, um dann später immer wieder auf sie zurückgreifen zu können.

Durch die Mehrsprachenfähigkeit von OPCC wird nicht nur die Expansion ins fremdsprachige Ausland unterstützt, sondern auch die Kommunikation mit Mietern und Geschäftspartnern. Viele Wohnungsunternehmen haben den Trend zu einem multikulturellen und somit häufig auch anderssprachigen Mieterstamm sowie der Ausdehnung der Geschäftskontakte auf das Ausland erkannt und darauf reagiert. So sind beispielsweise einige Websites von Immobilien- und Wohnungsunternehmen bereits in anderen Sprachen verfügbar, vor allem in Englisch aber auch auf Türkisch oder Russisch. Mit Hilfe von OPCC kann der Kunde seine Korrespondenzvorlagen nun auch auf anderen Sprachen erstellen - ob für den Austausch mit ausländischen Geschäftspartnern oder aber mit seinen Mietern.

Hier wächst Innovation

Die kontinuierliche Verbesserung bestehender sowie die Schaffung neuer Lösungen zählt zu den Grundprinzipien der Arbeitsweise von PROMOS. Gemeinsam mit dem Kunden wird ständig an der Weiterentwicklung der Qualität und Produktvielfalt gearbeitet, um so den aktuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Auf diese Weise sind in OPCC neben der Mehrsprachenfähigkeit zahlreiche weitere neue Features entstanden.

E-Mailing als elementares Kommunikationsmittel

Bisher war es möglich, erstellte Schriftstücke zu öffnen, zu drucken und zu archivieren. Der größte Teil der anfallenden Korrespondenz konnte so einfach und bequem mit OPCC abgedeckt werden. Da mittlerweile jedoch ein nicht unbeträchtlicher Anteil der Kommunikation mit Mietern und Geschäftspartnern per E-Mail erfolgt, können die User nun auf die neue Mailfunktionalität zurückgreifen. Egal, ob der Mieter ein bereits erhaltenes Dokument noch einmal per E-Mail nachgesendet bekommen möchte oder aber neue Informationen direkt auf dem elektronischen anstelle des postalischen Weges versendet werden sollen (z. B. Genehmigung für die Verlegung von Laminat durch den Mieter) – Mittels OPCC kann nun via SAPconnect direkt aus dem SAP^®-System eine Text-Mail generiert oder aber das entsprechende Schriftstück als PDF an eine E-Mail angehangen werden. Hierbei lassen sich der Betreff und der E-Mail-Text frei unter Verwendung von SAP^®-Daten ausprägen.

Optisch aufbereitete ALV-Listen per Knopfdruck

In bestimmten Fällen möchte der Kunde die im SAP^® liegenden Informationen aufbereitet an externe Dritte versenden, z. B. ein Bankenreporting. Die in Form von ALV-Listen abrufbaren Daten können zwar mit den SAP® Standardwerkzeugen gedruckt werden, jedoch existieren häufig nur unzureichende Möglichkeiten zur Bearbeitung und Formatierung. Mit OPCC kann der Kunde direkt aus der jeweiligen ALV-Liste in Word abspringen und erhält eine optisch aufbereitete, druckbare Version seiner Daten.

Individualisierung durch „Spätere Bearbeitung“

Bei einem Großteil der über OPCC hinterlegten Korrespondenzen handelt es sich um Standardschreiben. Diese haben unternehmensweit Gültigkeit und werden vom Anwender lediglich aufgerufen bzw. gedruckt. Änderungen an solchen Standardschreiben sind in der Regel nicht gewünscht. Neben diesen existieren jedoch auch Schreiben, bei denen individuelle Textänderungen oder Korrekturen ausdrücklich erwünscht bzw. notwendig sind, z. B. eine erforderliche, zweite Unterschrift oder bei Feststellung eines Fehlers. Für diese Fälle wurde das Feature „Spätere Bearbeitung“ für OPCC entwickelt. Das jeweilige Schriftstück kann über die neue Funktion einfach bearbeitet und anschließend gedruckt werden. Es ist keine erneute Generierung der Korrespondenz mehr notwendig. Nach der Archivierung der Korrespondenz wird sie aus dem Bearbeitungsmodus wieder entfernt. Dem Nutzer werden so auf einfachstem Wege die Individualisierung seiner Korrespondenz sowie deren Speicherung ermöglicht.

Und es geht noch weiter…

Im Rahmen des Verbesserungsprozesses sind neben den bereits genannten, zahlreiche weitere Neuerungen entstanden, z. B.:

die Berechtigungsprüfung, mit Hilfe derer die Lese- und Änderungsrechte der User geregelt werden,
die Bereitstellung eines neuen Printservers, der den Druck und die Erzeugung von PDF-Dateien unter Berücksichtigung von individuellen Spezifikationen ermöglicht
und nicht zuletzt zählt hierzu auch die ständige Weiterentwicklung der Zulieferprogramme von OPCC (z. B. Einkauf, Bestellung).

Auch zukünftig werden die Kunden der PROMOS von der fortlaufenden Weiterentwicklung bestehender Produkte profitieren können. Interne Entwicklungsimpulse treiben den Innovationsprozess ebenso an, wie neue Anforderungen und sich ändernde Bedürfnisse von Seiten des Kunden. Ziel ist es stets, Arbeitsabläufe weitestgehend zu vereinfachen und auf diese Weise kostbare Zeit und Personalressourcen zu schonen, sodass eine Konzentration auf Kernkompetenzen möglich ist.

Internationalisierung als Innovationstreiber – OpenPromos® Corporate Correspondence (OPCC) mit neuen Funktionalitäten

Möchten Sie unser Magazin regelmäßig erhalten?