iPad ersetzt die Flut an Formularen

Ganz besonders erleichtert die Software die Arbeit der Haus- und Siedlungsbetreuer. Christopher Ramge aus Darmstadt war bei der Testphase dabei: „Der Hauptvorteil liegt für mich darin, dass ich nicht mehr ins Büro muss, um meine Ab- und Übergabeprotokolle abzuholen. Die bekomme ich jetzt bequem und direkt per Mail auf mein iPad.” Ninja Brittig, Kundenbetreuerin im für die Vortests verantwortlichen Servicecenter Darmstadt, machte ähnliche Erfahrungen: „Schon beim Ausdrucken der Formularsätze gab es häufig Probleme, weil der Drucker mit den dreiseitigen Vordrucken nicht zurechtkam – das ist jetzt vorbei.”  

Früher waren es alleine bei einem Wohnungswechsel – Vorabnahme, Endabnahme und Übergabe an den Einziehenden – 18 Seiten, die erstellt, bearbeitet und archiviert werden mussten. Ein Aufwand, der nun größtenteils entfällt – die Software erledigt die Arbeit automatisch im Hintergrund. Die Investition rechnete sich von Anfang an. Die Zeitersparnis pro Wohnungsübergabe schätzt Holger Lack, Servicecenterleiter in Darmstadt und maßgeblich beteiligt an der Entwicklung, auf mindestens eine halbe Stunde. In der Regel dürfte der Zeitgewinn sogar deutlich darüber liegen.

Einfaches Arbeiten mit dem Tablet-PC  

Heute legt der Kundenbetreuer den Vorgang in SAP an – etwa wenn eine Kündigung eingeht. Die App greift auf diese Stammdaten zu und generiert die notwendigen elektronischen Formulare – inklusive der Anschreiben mit Terminvorschlag. Bei der eigentlichen Vorabnahme läuft der Mitarbeiter mit dem iPad in der Hand zusammen mit dem Mieter durch die Zimmer und zeichnet das Ergebnis im elektronischen Vordruck auf. Parallel macht er eine Bestandsaufnahme und begutachtet den Gesamtzustand der Wohnung. Am Ende unterschreiben der Kundenbetreuer und der Bewohner das Formular direkt auf dem iPad. Das Protokoll ist nach der Unterschrift nicht mehr veränderbar – eine vertrauensbildende Maßnahme gegenüber dem Ausziehenden.  

Der sogenannte Wohnungsmanager erstellt dann mithilfe der App das Protokoll inklusive Anschreiben. Zugleich entwickelt das System das Formular für die Endabnahme und schickt es auf den PC des Haus- und Siedlungsbetreuers, der diese später zusammen mit dem Mieter durchführt. Auch hier genügt ein Wischer mit dem Finger, um die erledigten Arbeiten zu dokumentieren. Die Kollegen haben während des gesamten Ablaufs verschiedene Optionen: Sie können unter anderem Nachfristen setzen, Kommentare oder Arbeitsaufträge für Techniker generieren, sollte beispielsweise noch etwas in der Wohnung zu erledigen sein. Auch ein Formular für die Leerstandskontrolle ist hinterlegt, falls die Wohnung nicht gleich neu vermietet wird.

Auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung  

Die Arbeitserleichterung entsteht aber nicht nur durch die Software: Das iPad selbst mit seinen technischen Möglichkeiten erspart den Mitarbeitern so manchen Handgriff. Besonders begeistert die eingebaute Kamera, mit deren Hilfe Schäden oder Problemstellen sofort dokumentiert werden können. Die gespeicherten Fotos werden ohne zusätzliche Arbeitsschritte per Datenübertragung unmittelbar ins SAP-System übertragen. Dort stehen sie allen Mitarbeiten für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.  

Die App hat in der ersten Ausbaustufe Abläufe für die Wohnungsübergabe, den Sicherheitscheck, die Prüfung von Spielplätzen und andere Routinearbeiten hinterlegt. Die wichtigsten Vorteile fasst Lack zusammen: „Die Prozesse sind transparent und selbsterklärend. Die Mitarbeiter tragen keine Ordner oder alten Unterlagen mehr mit sich herum, weil alles gespeichert ist.”  

Die App wird augenblicklich ausgiebig im Betrieb getestet und anschließend evaluiert. „Wir werden sukzessive alle immobilienwirtschaftlichen Prozesse in der App hinterlegen”, kündigt Dr. Constantin Westphal, zuständiger Geschäftsführer der Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte/Wohnstadt, an. Das betreffe vor allem Abläufe wie die Wartung von Gasgeräten, die Dokumentation von Modernisierungen, aber auch die Neuanlage von Gebäuden, den Brandschutz und sogar ein Baumkataster. „Unser Anspruch ist es”, so Westphal weiter, „in einigen Jahren ganz ohne Formularsätze auszukommen.” Mieter, Mitarbeiter und die Umwelt werden es danken.