Perfektionieren Sie Ihre Prozesse! IT passgenau für den Rechnungseingang

Vom Erhalt bis zur Archivierung durchläuft die Rechnung verschiedenste Stationen im Unternehmen. Durch die Digitalisierung des Ablaufs kann vom Eingang der Rechnung über die Bearbeitung und Freigabe bis hin zur erfolgreichen Verbuchung und kontinuierlichen Archivierung bares Geld gespart werden. Experten schätzen die durchschnittlichen Vollkosten der analogen Rechnungsbearbeitung auf 30 bis 50 Euro pro Rechnung, während bei einer digitalen Verarbeitung, je nach Automatisierungsgrad, Kosten von 7 bis 18 Euro realistisch sind. Die Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH nutzt bereits seit 2013 den Rechnungseingangsworkflow von easysquare workflow und profitiert seither von erheblich verringerten Durchlaufzeiten und den damit verbundenen finanziellen Einsparungen. Als einer der ersten Nutzer des Rechnungseingangsworkflows wirkte die Berlinovo als Impulsgeber entscheidend an der Weiterentwicklung der Lösung mit.

Rechnungen effizient verarbeiten

Der erste Schritt einer jeden Rechnungsbearbeitung ist der Eingang derselben in der jeweiligen Poststelle. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten existiert häufig ein dezentrales Posteingangssystem, sodass die eingegangenen Rechnungen zunächst vorsortiert und dem richtigen Standort und Bearbeiter zugesendet werden müssen. Eine korrekte Zuordnung setzt in diesem Fall voraus, dass der jeweils zuständige Mitarbeiter sowohl die in der Rechnung enthaltenen Daten richtig erfasst als auch die genauen Zuständigkeiten des Rechnungsbearbeitungsprozesses kennt. Auch wenn dieser Ablauf in vielen Firmen bereits eingespielt ist, bietet er ein hohes Fehlerpotenzial schon zu Beginn der Bearbeitungskette. Bereits an dieser Stelle können sich durch die Einführung eines digitalen Rechnungseingangsworkflows konkrete Optimierungspotenziale ergeben. Im Rahmen des digitalen Rechnungseingangsworkflows wird die eingegangene Rechnung zu allererst gescannt. Dies kann entweder von internen Mitarbeitern oder aber einem externen Scandienstleister übernommen werden. So setzt beispielsweise die Süddeutsche Wohnen GmbH als eines der größten Wohnungsunternehmen Baden-Württembergs bereits seit vergangenem Jahr auf die Kombination aus easysquare workflow und einem externen Scandienstleister.

Durch das Scannen der Rechnung verringern sich zum einen die Kosten für die Verteilung der Rechnung erheblich. Zum anderen bildet es die Grundlage für alle folgenden Schritte des Rechnungseingangsworkflows mit easysquare. Innerhalb des Scanprozesses kann die Rechnung mit Hilfe eines Texterkennungstools ausgelesen werden, sodass der Großteil der Rechnungsinformationen automatisch im SAP®-System erfasst wird. Optional können die Daten gleichzeitig auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden. Sind alle Daten korrekt, entfällt der gesamte Prozess der manuellen Rechnungserfassung. Die Rechnung kann sofort systemisch an die innerhalb der Bearbeitungskette nächste zuständige Person übermittelt werden.

Im Rahmen der ZUGFeRD-Initiative sowie EU-seitigen Bemühungen hin zu einem vollständig elektronischen Austausch von Rechnungen gewinnt die anschließende Bearbeitung des elektronischen Beleges mit Hilfe eines digitalen Workflows noch zusätzlich signifikant an Bedeutung. So kann mit easysquare workflow selbstverständlich auch die Bearbeitung von Rechnungen, die das Unternehmen bereits in digitaler Form erreichen, optimal gesteuert werden.

Rechnungsfreigaben flexibel gestalten

Der Prüfungs- und Freigabeprozess und somit der Weg, den ein Beleg durch eine Organisation bis zur Zahlung beschreiten muss, ist in Abhängigkeit vom Unternehmen sehr unterschiedlich. Mit easysquare workflow lässt sich jedoch für jede Form der Eingangsrechnung über Cross Application Release (CARL) ein individueller Durchlauf (z. B. unter Berücksichtigung des Mehraugenprinzips, stochastischer Freigaben oder von Schattenbuchungen) flexibel definieren. Dieser lässt sich an fast alle möglichen Anforderungen anpassen. Erhält das Unternehmen beispielsweise eine Baurechnung, so ist häufig eine fachliche Prüfung und anschließende Freizeichnung notwendig. Geschieht dies momentan oftmals noch über die ungeliebten Umlaufmappen, gleichbedeutend mit Zeitaufwand und Kosten, ist über das Process Cockpit und den zugehörigen Arbeitskorb von easysquare workflow eine kontinuierliche Ansicht und Bearbeitung der Originalrechnung vollständig im System möglich. Gleiches gilt für die Prüfung und Freigabe der kaufmännischen Richtigkeit. Auch hier wird dem jeweiligen Bearbeiter die Rechnung inklusive aller bisherigen Änderungen, Bemerkungen und Signaturen automatisch im System vorgehalten, wie in Abbildung 2 dargestellt. Bei der Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH hat der automatische Zuordnungsmechanismus bereits nach kürzester Zeit zu einer spürbaren Verringerung der Fehlerquote geführt.

Bewertet ein Bearbeiter die Rechnung als fehlerhaft, z. B. wenn Positionen in zu hoher Menge aufgeführt sind, wird dies im System hinterlegt und eine Korrektur angefordert. Auch wenn die Rechnung dem falschen Bearbeiter zugeordnet wurde, kann dieser die Rechnung, ggfs. unter Angabe des korrekten Ansprechpartners, zurückweisen.

Hat der Beleg alle vorab definierten Stationen erfolgreich passiert, kann er vom System automatisch verbucht werden. Bevor die anschließende tatsächliche Zahlung an den Kreditor erfolgt, wird nicht selten von Unternehmensseite eine weitere, abschließende Kontrolle bestimmter Rechnungen gewünscht. Es können erneut entsprechende Regeln hinterlegt werden, sodass beispielsweise Rechnungen bestimmter Kreditoren oder ganzer Buchungskreise oder Projekte zur Zahlung gesperrt werden. Erst nach erfolgreicher Endkontrolle wird die Rechnung endgültig beglichen. Genauso ist jedoch auch eine automatisierte Zahlung des Rechnungsbetrages möglich. Auf diese Weise kann kostbare Zeit zur erfolgreichen Realisierung von Skonti gespart werden.

Von der Digitalisierung profitieren

Durch die Digitalisierung der Rechnung ist der Beleg von Anfang an sicher im System hinterlegt und ist bereits bei Durchlauf des Rechnungsprozesses revisionssicher archiviert. Jedoch nicht nur der Beleg, sondern auch alle im Laufe des Prozesses vorgenommenen Änderungen und Aktivitäten werden vom System protokolliert und in einer unveränderbaren PDF-Datei mit dem Prozess und dem Buchhaltungsbeleg verknüpft. Damit ist unabhängig vom Prüfungsansatz die Prüfung der Prozess- und Bearbeitungskette in einem Dokument ermöglicht.

Mit einem digitalen Rechnungseingangsworkflow von easysquare wird vom ersten bis zum letzten Bearbeitungsschritt eine effiziente und schnelle Bearbeitung eingehender Rechnungen gewährleistet. Nicht nur Zeit- und Kostenersparnisse zählen zu den entscheidenden Vorteilen gegenüber einer manuellen Bearbeitung. Auch die gesteigerte Transparenz ist ein wichtiges Nutzenargument. Während des gesamten Prozesses kann die Rechnungseingangsbearbeitung inklusive der vorgenommenen Kommentierungen oder Freigaben von den dafür berechtigten Personen eingesehen werden. Die auf diese Weise erreichte Transparenz wirkt sich insbesondere auf eine verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, Lieferanten, Kollegen und der Geschäftsführung aus. Insgesamt ist davon auszugehen, dass der elektronische Rechnungsaustausch in Zukunft stark zunehmen wird, sodass ein effizientes Tool zur Bearbeitung der digitalen Eingangsrechnungen unabdingbar werden wird.