Immobilien als Kostentreiber? Was BASF, Paderborn und die TU Dresden gemeinsam haben

Corporates – „neuer“ Akteur mit eigenen Bedürfnissen

Da sich deren Zielstellung grundlegend von denen der klassischen Property Unternehmen unterscheidet, besteht das Risiko, nicht ausreichend über diesen Marktakteur informiert zu sein. Große Industrieunternehmen - die Corporates - und Non-Property Unternehmen - klassische Beispiele dafür sind Krankenhäuser, Universitäten und kommunale Gebäudewirtschaften - nutzen Immobilien lediglich zum Zwecke der betrieblichen Leistungserstellung. Das heißt, die konzerneigene Immobilie dient hier nur der eigenen Nutzung, beispielsweise in Fertigungshallen, Bürokomplexen oder Lehranstalten, und wird dementsprechend als Mittel zum Zweck behandelt. Nichtsdestotrotz haben betriebsnotwendige Immobilien finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen. Denn ob nun gekauft oder gemietet, Immobilien verursachen Kosten. Immerhin 57 Prozent entfallen auf Miete oder Abschreibungen.² Damit das Betriebsmittel „Immobilie“ kein Kostentreiber für das Unternehmen wird, bedarf es eines umfassenden Überblicks über ihre Immobilienbestände und eines effizienten Immobilienmanagements.  

Corporate Real Estate Management

Betriebliche Immobilien professionell zu verwalten, wird unter dem Schlagwort Corporate Real Estate Management (kurz CREM) zusammengefasst, dessen Möglichkeiten sich in einem Spannungsfeld zwischen Wertsteigerung und Kostensenkung bewegen, ohne jedoch das Kerngeschäft des Unternehmens zu verändern oder gar zu beeinträchtigen. Doch welche Gründe sprechen für CREM? Beispielsweise führt das Wissen darüber, wie viele Personen in einem Büro arbeiten dazu, unnötige Leerstände zu identifizieren. Auf diese Weise können Maßnahmen ergriffen werden, um die Auslastungskapazitäten der Gebäude zu optimieren. Genauso wie die Kenntnis über bestehende Verträge Auskunft darüber liefert, welche Mietverträge rechtzeitig zu kündigen oder neu zu verhandeln sind. Wie an diesen beiden Fällen schnell sichtbar wird, versetzen die unterschiedlichsten Informationen über die Immobilienbestände – gebündelt in einer universellen Datenbasis – das Management in die komfortable Lage, strategisch nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus veranlassen noch weitere Aspekte Unternehmen dazu, ihrer Aufmerksamkeit verstärkt dem CREM zu widmen, wie z. B. neue rechtliche Anforderungen an das Berichtswesen, Bestimmungen zur Compliance oder dezentrale Organisationsstrukturen. Nicht selten verteilen multinationale Konzerne in unserer globalisierten Welt ihre Fertigungsprozesse auf unterschiedliche Standorte, über Ländergrenzen hinweg. Hier liegt es auf der Hand, dass Transparenz über Bestände keine Selbstverständlichkeit darstellt. Aus der Internationalität resultieren wiederum weitere Anforderungen an das Management und somit auch an deren Werkzeuge, wie z. B. die Mehrsprachigkeit von Informationen sowie die Berücksichtigung verschiedener Währungen und Zeitzonen. Die Komplexität lässt bereits erahnen, dass ein professionelles CREM nicht ohne eine intelligente Systemunterstützung möglich ist.

Professionelles CREM profitiert von intelligenter Software

Die spezifischen Anforderungen der Non-Property Unternehmen an ihr Gebäude- und Property Management, wie schnelle und kostengünstige Einführungsprojekte oder die leichte Bedienbarkeit für Endanwender ohne Fachkompetenz in der Immobilienverwaltung, machen deutlich, dass transparente und effiziente Geschäftsprozesse nur unter Einsatz einer Immobilienverwaltungssoftware möglich ist, woraus ein tatsächlicher Business Case resultiert. Sogenannte Integrated Workplace Management Systeme (IWMS) sind Softwarelösungen, die es dem Management ermöglichen, Kosten signifikant zu reduzieren und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Der Markt für IWMS ist vielfältig und bietet unterschiedliche Lösungen, sowohl als Einzellösung oder als integrierte Software. SAP gilt als der unbestrittene Marktführer für ERP-Systeme³ und bietet als betriebswirtschaftliche Standardsoftware durchaus einige passende Module im Bereich Real Estate Management, Projektmanagement und Vertragswesen. Wer sich für SAP entscheidet, profitiert von den zahlreichen Möglichkeiten, der Stabilität und der Zukunftssicherheit der Lösung. Wesentliche Nachteile bestehen jedoch im Funktionsumfang und der fehlenden Nähe zur Zielgruppe. Beispielsweise mangelt es dem SAP-Standard an der CAD-Integration und weiteren Schnittstellen, wodurch diese durch externe Dienstleister ergänzt werden müssen. Für diesen Prozess ist wiederum ein Integrationsprojekt notwendig, was die Implementierungskosten unnötig in die Höhe treibt. Insgesamt steht einer langandauernden Projekteinführung kein vergleichbarer Nutzen für Non-Property-Unternehmen gegenüber, deren Kerngeschäft eben nicht in der Bewirtschaftung besteht. Projektspezifische Programmierungen (Customizing) und maßgeschneiderte, individuelle Softwarelösungen sind insgesamt zu teuer, zeitintensiv und nur mit hohem Aufwand zu pflegen.  

PROMOS und CIDEON komplettieren SAP®-Standard

Die Herausforderung besteht also darin, Non-Property Unternehmen ein Template bzw. eine Rapid Deployment Lösung anzubieten, deren Funktionsumfang bestmöglich auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten und zeitgleich mit möglichst wenig Aufwand sowie vorkonfigurierten Bausteinen einzuführen ist. Als innovatives Systemhaus komplettiert PROMOS mit seinen SAP®-basierten Erweiterungslösungen optimal den SAP®-Standard und ermöglicht es, in kurzer Zeit ein IWMS zu implementieren. Die Komplettlösung basiert zum einen auf einem vollständigen CAFM der CIDEON, inklusive Integration von CAD, Umzugsmanagement, Flächenmanagement, Reinigungsmanagement sowie Schlüsselmanagement. Zum anderen liefert PROMOS aus 17 Jahren Projekterfahrungen und immobilienwirtschaftlichen Branchen Know-how schlüsselfertige Lösungsbausteine aus den Bereichen Instandhaltung, Baucontrolling, Portfoliomanagement, Energiemanagement, Vertragsmanagement und mobile Lösungen für Wartung oder die Betreiberverantwortung. Auf diese Weise können u. a. Mitarbeiter disponiert, Instandhaltungen geplant, Termine für fällige Wartungen verwaltet oder aber auch Nachhaltigkeitsstrategien in die Praxis umgesetzt werden. Zahlreiche Unternehmen verpflichten sich z. B. freiwillig zu einem Energiemanagement, welches die Erfüllung konkreter Vorgaben zur Senkung der CO₂-Emissionen erfordert. Doch wie sollen Unternehmen ihre Nachhaltigkeit nachweisen, wenn sie gar nicht wissen, wie ihr Energieverbrauch tatsächlich aussieht? Um diese Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, bedarf es ebenfalls eines modernen Energie-Monitorings, Abfallmanagements sowie eines intelligenten Berichtswesens zu Emissionen und Zertifizierungen. Außerdem profitieren Kunden aus dem umfangreichen Portfolio der mobilen Prozesse. Denn auch Industrieunternehmen, Universitäten und kommunale Gebäudewirtschaften haben wichtige Compliance-Pflichten zu erledigen und ihre Bertreiberverantwortung zu wahren, beispielsweise Objektbegehungen im Rahmen der Verkehrssicherung und des Sicherheitsmanagements durchzuführen, die Qualität der Reinigung zu kontrollieren oder mögliche Funktionschecks durchzuführen. Mit easysquare verfügt PROMOS über eine webbasierte Plattform und Portaltechnik, deren Mehrwerte noch weit darüber hinausgehen. Die Möglichkeiten scheinen endlos, vom Mitarbeiterportal mit Helpdesk-Unterstützung, indem sie z. B. defekte Drucker melden können, bis hin zur Integration von Self-Service-Prozessen für Raumbuchungen oder Buchung von Leihwagen. Derartige Services tragen zur Attraktivität des Arbeitsplatzes und somit zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Vom Betriebsmittel zum Profit-Center

Mit einem IWMS, wie die gemeinsame Lösung der PROMOS und CIDEON, werden Non-Property Unternehmen in die Lage versetzt, in einem ersten Schritt ihre Immobilienbestände zu überblicken. Das heißt, auf der einen Seite werden sämtliche Werteflüsse im Unternehmen sichtbar, beispielsweise durch Zu- und Verkäufe von Immobilien, und auf der anderen Seite können Kostenverursacher identifiziert werden, z. B. indem Immobilien zu konkreten Kostenstellen zugeordnet werden. Erst in einem zweiten Schritt können Unternehmen auf Basis dieser Informationen beginnen, Immobilien tatsächlich zu managen. Beispielsweise um zu entscheiden, ob für ein zukünftiges Wachstum neue Flächen angemietet werden müssen oder ob sich leere, nicht genutzte Flächen im Immobilienbestand ausmachen lassen. Wissen Sie aktuell, wie viele Mitarbeiter Ihr Gebäude zu diesem Zeitpunkt nutzen oder wie viele Kosten ein einzelner Arbeitsplatz verursacht? Immobilienwirtschaftliche Kennzahlen liefern Ihnen den Input für eine fortlaufende Anpassung bestehender Strukturen und zeigen Potenziale zur Steigerung der Flächen- und Kosteneffizienz auf. Das Flächenmanagement hilft Unternehmen, zusätzlich verlässliche Prognosen bzgl. zukünftiger Flächennutzung zu erstellen und Was-wäre-wenn-Szenarien abzubilden. Dieser Aspekt ist für Unternehmen insofern relevant, da die zukünftige Flächennutzung in direkter Beziehung zum Wachstum oder Rückgang des Wachstums eines Unternehmen steht. Sollten sich in Zukunft die Anforderungen an ein umfassendes Berichtswesen erweitern, z. B. indem nach IFRS zukünftig normale Mietverträge bilanziert werden müssen, führe das zu einer stärkeren Beeinflussung der finanziellen Performance eines Unternehmens. Deshalb sind Werkzeuge wie ein IWMS unverzichtbar, welches auf Knopfdruck sämtliche Informationen zu bestehenden Verträgen liefert und bei der lückenlosen Dokumentation unterstützt. Durchlaufen Corporates und Non-Property Unternehmen diese beiden Schritte, müssen sie zwangläufig zu der Erkenntnis gelangen, dass die Vorteile eines Corporate Real Estate Managements direkt oder indirekt zu Kosteneinsparungen und/oder zu Wertsteigerungspotenzialen von Immobilien führen, wodurch Immobilien (und deren Management unter Einsatz eines IWSM) nicht mehr nur als Betriebsmittel zu betrachten sind, sondern vielmehr als Profit-Center.

1. Studie „Volkswirtschaftliche Bedeutung von Corporate Real Estate in Deutschland“ 2014) von Prof. Andreas Pfnür, TU Darmstadt.
2. Report „Driving an Aggressive Occupancy Cost Reduction Program: A White Paper for Corporate Real Estate“ (2009) von CBRE.
3. Laut Statista betrug 2013 der Marktanteil von SAP® am Umsatz mit ERP-Software weltweit 24 Prozent.