Ein Berichtswesen für alle – Einführung eines Management-Informationssystems

Sie haben das Ziel, das Management mit der EDV-basierten und zeitgerechten Bereitstellung relevanter und qualitativ hochwertiger Informationen bei der strategischen und taktischen Unternehmenssteuerung zu unterstützen. Insofern werden im MIS zentral alle Informationen zur unternehmerischen Wertschöpfung gesammelt, aufgrund derer sich der Zustand eines Unternehmen bewerten lässt. Zu diesem Datenpool gehören einerseits die Ist-Kennzahlen, welche ein realistisches Abbild des Unternehmenszustandes liefern, und andererseits Plandaten, welche beispielsweise durch statistische Verfahren gewonnen werden können. Aus diesen Daten lassen sich Kennzahlen-Cockpits oder Berichte für die jeweiligen Anwendergruppen (Vorstand, Einkauf etc.) im Unternehmen automatisiert ausgeben.  

Vom MIS profitieren  

Ein automatisiertes Berichtswesen kann viele Vorteile aufweisen. Unter anderem profitiert das Unternehmen davon, dass das Wissen schnell und konsistent im Unternehmen gesammelt und verbreitet wird. Indem die Mitarbeiter ohne Zeitverzögerung und komfortabel auf die zentral zur Verfügung gestellten Datenmengen zugreifen können, erhöht sich indes ihre Flexibilität in der Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen. Berücksichtigt man den daraus resultierenden Vernetzungsgrad über die verschiedenen Standorte eines Unternehmens hinweg, verringern sich vorhandene Schnittstellen und Prozesse beschleunigen sich deutlich. Sofern das System kontinuierlich gepflegt bzw. erweitert wird, können sich die Nutzer im Berichtswesen Informationen hoher Aktualität bedienen. Der vergleichsweise kostenintensive Aufwand für die individuelle Konzeption eines MIS gegenüber Standardsoftware lässt sich aufrechnen, wenn wir berücksichtigen, dass dem Kunden mit einer individuellen Lösung ein Tool bereitgestellt wird, welches exakt auf die innerbetrieblichen Abläufe des Kunden angepasst ist.  

Vom Mehrwert eines MIS überzeugt, hat die Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte/Wohnstadt im Herbst 2013 beschlossen, ein derartiges Berichtswesen auf Basis von SAP NetWeaver^® Business Warehouse (SAP BW) einzuführen. Der Kunde hat sich für das Business Information Warehouse System von SAP^® im neuesten Release entschieden, da SAP^® ERP bereits als Kernsystem Anwendung findet. Das Unternehmen Nassauische Heimstätte Wohnungs- und Entwicklungsgesellschaft mbH aus Frankfurt/Main blickt auf eine über 90-jährige Geschichte zurück, in der sie u. a. im Jahr 2005 die Anteile des Landes Hessen an der Wohnstadt Stadtentwicklungs- und Wohnungsbaugesellschaft Hessen mbH in Kassel erwarb. Der Zusammenschluss 2005 macht die Unternehmensgruppe zu einem der führenden deutschen Wohnungsunternehmen, welche ca. 60.000 Mietwohnungen in 140 Städten und Gemeinden verwaltet. Rund 630 Mitarbeiter beschäftigt die Nassauische Heimstätte/Wohnstadt, von denen etwa 260 Mitarbeiter den Wohnungsbestand in 13 Service-Centern betreuen – in den Regionen Frankfurt, Kassel, Offenbach und Wiesbaden.  

Der Pfad zu mehr Effizienz  

Trotz der sich breit über Hessen erstreckenden Unternehmensstruktur verfügte die Unternehmensgruppe über kein einheitliches Berichtswesen, weshalb die Mitarbeiter darauf angewiesen waren, manuell gepflegte Daten im Unternehmen zu verwalten und auszuwerten. Die vorhandenen Zahlen waren in verschiedenen Systemen verstreut und mussten von den Regional- und Servicecenter-Leitern über die verschiedenen Standorte hinweg zusammengetragen werden, wobei es weder möglich war, die Zahlen sinnvoll zu prüfen noch ggf. mit anderen Zahlen ins Verhältnis zu setzen. Daher entschied sich das Unternehmen, die vom Management abgestimmten Kennzahlen und Berichte kurzfristig im Rahmen eines MIS zu implementieren, wodurch eine umfassende Transparenz und Steuerbarkeit über alle Unternehmensbereiche hinweg erzielt werden soll. Eine Automatisierung der Datengenerierung verspricht außerdem die Steigerung der Prozesseffizienz bei gleichzeitiger Reduktion des manuellen Aufwands.

Für die technische Realisierung eines MIS erteilte die Unternehmensgruppe Nassauische/Heimstätte 2013 den Zuschlag an die PROMOS.REC real estate controlling GmbH. Die PROMOS Tochter wurde mit dem Aufbau eines Datenmodells für die Schnittstelle zum SAP^® ERP System beauftragt und entwickelte einen Automatismus, mit welchem die Daten aus dem BW-System in konkrete Excel Dateien generiert werden konnten. Diese Excel-Dateien waren das Ergebnis aus der Zusammenarbeit der Unternehmensgruppe mit einem externen Beratungshaus. Dieser Dienstleister wurde im Vorfeld damit beauftragt, die vorhandenen Datenmengen zu analysieren und ein einheitliches Berichtswesen zu definieren. Das heißt, in Abstimmung mit dem Kunden mussten Fragen beantwortet werden, wie z. B. welche Zahlen müssen für bestimmte Kennzahlen herangezogen werden, welcher zeitliche Horizont soll vorgegeben werden bis hin zur Definition der Berichtsempfänger und endgültigen Key Performance Indicator (KPIs).  

Da PROMOS.REC auf die theoretische Vorarbeit des externen Dienstleisters aufbauen konnte, konzentrierte sich das Projekt auf die technischen Komponenten, wie das Datenmodell im BW-System realisiert und die Berichte automatisiert erstellt werden konnten. Zur Berichtserstellung kommt der SAP^® BEx Analyzer zum Einsatz, welcher über ein Add-in in Microsoft Excel jede Auswertung in gewohnter Umgebung erstellt. Auf diese Weise werden die, in Datenwürfeln im BW-System vorliegenden, Daten nach zuvor festgelegten Selektionskriterien in die vordefinierten Excel-Mappen eingestreut. In den sogenannten Arbeitsmappen können Auswertungen im unternehmenseigenen Design abgespeichert, untereinander verknüpft und anderen zur Verfügung gestellt werden. Ein entsprechendes Berechtigungskonzept definiert, welche Empfängergruppen bestimmte Berichte erhalten, sodass die Sichtbarkeit für die Nutzer individuell eingeschränkt bzw. erweitert werden kann. Insgesamt wurden ca. 20 transparente, bereichsindividuelle Monatsberichte entworfen, zu den Themenblöcken:

• Immobilienbewirtschaftung,
• Projektentwicklung,
• Stadtentwicklung,
• Konzernsteuerung sowie
• Konzernservices.

Beispielsweise ist es den Nutzern der Monatsberichte aus dem Bereich Immobilienbewirtschaftung möglich, ad hoc auf die Daten und Kennzahlen ihrer Bestände zuzugreifen, um sich u. a. über die Gesamtheit der zu vermietenden Objekte mit Leerständen zu informieren und mögliche Gründe für deren Leerstand zu kommentieren. Die Kommentarfunktion im MIS der Nassauischen Heimstätte/Wohnstadt ist ein zentraler Bestandteil der Lösung. Jeder Kennzahl lassen sich Kommentare zuordnen, die Dritten Auskunft über die Bewertung der jeweiligen Daten geben und somit zum besseren Verständnis der Zahlen beitragen. Wird zum Beispiel der Deckungsbeitrag besonders niedrig oder negativ ausgewiesen, weil im Monat besondere Ausgaben anfielen, kann der entsprechende Mitarbeiter diese Information dem KPI Deckungsbeitrag als Kommentar hinzufügen. Da es sich hierbei um keine Standardfunktionalität im SAP^® handelt, wurde innerhalb des Projektes gemeinsam mit den Kunden eine echte Innovation entwickelt.

Herausforderungen gemeinsam meistern  

Eine Herausforderung bei der Implementierung eines MIS besteht darin, die gewünschte Datenqualität für den Kunden abzubilden. Für diesen Prozess der Verifizierung ist es wichtig, sicherzustellen, dass es sich um die richtigen Informationen handelt, welche einen guten Überblick über den tatsächlichen Zustand des Unternehmens geben. Für diesen Vorgang wurden die Projektbeteiligten der Nassauischen Heimstätte/Wohnstadt intensiv in die Arbeit eingebunden. Hierzu wurden die Daten in einem ersten Schritt per Hand von den Mitarbeitern in das bisherige System eingegeben und gleichzeitig die Daten aus dem MIS automatisiert generiert. In der Gegenüberstellung der Daten konnte abgeglichen werden, ob die Zahlen den tatsächlichen Erwartungen entsprechen. Auf diese Weise kristallisierte sich schnell heraus, welche Kennzahlen sich nicht automatisiert darstellen ließen bzw. welche Kennzahlen auszusortieren sind. Besonderes Augenmerk legte die Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte/Wohnstadt auf die Berücksichtigung ihres Wunsches, insbesondere das Know-how der eigenen Mitarbeiter während des Projektes aufzubauen, sodass diese in die Lage versetzt werden, schnell selbstständig das MIS zu pflegen, fortzuführen und qualifizierte Fehlermeldungen zu generieren. Mit der PROMOS.REC hat die Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte/Wohnstadt einen zuverlässigen Partner gefunden, der die Prämissen des Kunden in vollem Umfang erfüllt. So wurden die relevanten Mitarbeiter, welche im Anschluss mit der dauerhaften Betreuung des MIS beauftragt sind, frühzeitig in das Projekt eingebunden. Heute sind die Mitarbeiter im Stande, Berichte selbst zu erstellen und Anpassungen im System vorzunehmen.  

Die richtige Entscheidung  

Das ursprünglich im Herbst 2013 begonnene Projekt dehnte sich aufgrund der ausführlichen und sorgfältigen Vorgehensweise zur Sicherstellung der Datenqualität bis zum Sommer 2014 aus. Dann konnten alle Berichte produktiv gehen und sind seither im Einsatz. Diese interne Revision wird von den Projektbeteiligten bei der Nassauischen Heimstätte/Wohnstadt fortgeführt, um im täglichen Gebrauch das Berichtswesen und die einzelnen Kennzahlen auf deren praktischen Nutzen für das Management zu überprüfen. Denn ein erfolgreiches MIS profitiert von der Einheitlichkeit und hochwertigen Qualität der Kennzahlen, wie es bei der Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte/Wohnstadt eingeführt wurde. Dieses Projekt veranschaulicht die Wichtigkeit der Anwenderkompetenz für den Erfolg eines MIS. Der frühzeitige Know-how-Transfer zwischen den Mitarbeitern der Unternehmensgruppe Nassauischen Heimstätte/Wohnstadt und PROMOS.REC trug maßgeblich dazu bei, Folgekosten für den Kunden zu vermeiden. Resümierend lässt sich sagen, dass dem gesamten Management mit dem MIS der PROMOS.REC ein Tool in die Hand gegeben wurde, mit dem nahezu alle Geschäftsprozesse der betroffenen Unternehmensbereiche unterstützt werden können.