Nicht da? Kein Problem! Monatliche Verbrauchsabrechnung bei Nutzung der Fernauslesung von Messgeräten

Neben der Möglichkeit, die Ergebnisse der verbrauchsabhängigen, von Wärmemessdiensten im E-Satz Format gelieferten Abrechnungsergebnisse in die SAP^® Betriebskostenabrechnung und somit auch in das unternehmensindividuelle Abrechnungsschreiben zu integrieren, hat PROMOS.FS nun auch den Anforderungen von Kunden entsprochen, die sich für die klassische Verarbeitung von D/W-Sätzen und die Nutzung der messdienstindividuellen Abrechnungsschreiben entschieden haben. Auf Kundenseite werden dabei hohe Aufwandseinsparungen erzielt, da PROMOS.FS die Abrechnungsschreiben der Messdienste elektronisch mit dem SAP^® Abrechnungsschreiben zu einem Dokument verbindet, dieses dann dem Versand zuführt und die kombinierten Schreiben in der vom Kunden gewünschten Form einer Archivierung unterzieht.

Ergänzend zu diesen eher klassischen Dienstleistungsangeboten bietet PROMOS.FS ab 2016 die innovative monatliche Verbrauchsabrechnung an.  

Jährliche Verbrauchsanalyse

In der Heizkostenverordnung 2009 gab es erstmalig die gesetzliche Grundlage, wonach ein Immobilienverwalter seinen Mietern einmal jährlich im Rahmen der Nebenkostenabrechnung - in leicht verständlicher Form - Informationen zu seinem Verbrauchsverhalten geben konnte. Die Kosten dieser Verbrauchsanalyse, die die mieterindividuellen Energieverbräuche der mindestens letzten drei Abrechnungsperioden gegenüberstellen muss, hat dabei per Gesetz der Mieter zu tragen.

Das Ziel des Gesetzgebers ist dabei, das Verbrauchsverhalten durch Transparenz in der Darstellung von Verbräuchen zu beeinflussen und so Energieverbrauch und CO₂-Emmission zu reduzieren. Beim Mieter liegt der Fokus neben der Erreichung der klimapolitischen Ziele vor allem auf der persönlichen Einsparung von Energiekosten.

Die regelmäßige Erdung

Machen wir nicht alle regelmäßig die gleiche Erfahrung, wenn uns turnusmäßig der Renten-Prognose-Bescheid der Rentenversicherung erreicht und wir schmerzlich erkennen, dass der Lebensabend doch eher im eigenen Garten und nicht unter Sonne und Palmen stattfinden wird? Wie ist unsere erste Reaktion? Sie ist menschlich-typisch: Es muss gespart werden. Zu dieser Erkenntnis gelangen wir in aller Deutlichkeit deshalb, weil uns „harte Währung“, also eine uns allen präsente Größe des täglichen Lebens, präsentiert wird. Wie viel weniger wären wir zu mehr oder weniger einschneidenden Maßnahmen bereit, wenn wir nur wenig nachvollziehbare Daten, wie „Rentenpunkte“ oder „Einzahlungserreichung in Prozent“ erhalten würden?  

Monatliche Abrechnung

Genau das ist der Ansatz der monatlichen Abrechnung: Der Mieter soll bezüglich seines Verbrauchsverhaltens einen Euro-basierten Wert erhalten. Für die meisten Mieter ist das sehr viel aussagekräftiger, als zum Beispiel „Verbrauch in Kilowattstunden pro Quadratmeter und Jahr“.

Welche Kosten können in der monatlichen Abrechnung umgelegt werden? Die unterjährige Buchung umlagerelevanter Kosten ist in den meisten Fällen nicht möglich, da die Rechnungssteller nur einmal pro Jahr ihre Rechnungen stellen. Zur Verfügung stehen aber auf jeden Fall die echten Kosten, die in die letzte Abrechnung eingeflossen sind. Diese Kosten, ggf. mit einem realen Preissteigerungsindex belegt, sind die Basis für die monatliche Abrechnung. Auf diese Weise kann dem Mieter eine monatliche Abrechnung der Qualität

„unter der Annahmen der abrechnungsrelevanten Kosten der letzten Abrechnungsperiode belaufen sich Ihre Kosten für Heizung, Warm- und Kaltwasser für den Zeitraum von… bis… auf xxx,xx €“

zur Verfügung gestellt werden. Ebenfalls möglich ist die kumulierte Darstellung der Kosten seit Beginn der Abrechnungsperiode. Der Informationsumfang kann weiterhin um Verbrauchsinformationen und Empfehlungen zum Verbrauchsverhalten ergänzt werden.

Die wesentliche Voraussetzung für die Erstellung monatlicher Abrechnungen ist die Nutzung der Fernauslesung von Messgeräten, da aktuelle Verbrauchsmesswerte - anders als auf der Kostenseite - Voraussetzung für die Kostenermittlung sind.

PROMOS.FS hat zusammen mit einem führenden Wärmemessdienst von einem Kunden den Auftrag erhalten, die vom Messdienst ab 01/2016 zur Verfügung gestellten monatlichen Messwerte zu verarbeiten und, ergänzend zu monatlichen Verbrauchsanalysen, monatliche Abrechnungen für die Mieter bereitzustellen. Ebenfalls eingesetzt werden kann die monatliche Abrechnung von Gewerbeimmobilienverwaltern, die in vielen Fällen die Verbrauchsmessgeräte über M-Bus Systeme auslesen. Alle weiteren für die monatliche Abrechnung erforderlichen Daten, wie Wohnfläche, Heizfläche und Abrechnungszeiträume, fließen aus dem SAP^® System des Kunden ein.  

Übergabe an den Mieter

Druck und Versand von Nebenkostenabrechnungen sind mit nicht geringen Kosten und mit Zeitaufwand verbunden, so dass der Postversand oder die Zustellung über Hausmeister für monatliche Abrechnungen nicht in Frage kommen. PROMOS.FS stellt die monatlichen Abrechnungen über easysquare zur Verfügung.  Easysquare ist die neue Plattform für vernetzte Dienstleistungen rund um das Immobilienmanagement  der PROMOS consult, über die nicht nur eine effektive Kommunikation zwischen Kunden und Dienstleistern, sondern auch die zielorientierte Realisierung mobiler Prozesse möglich ist. Durch die inhaltliche Anbindung an das SAP^® System des Kunden und die Bereitstellung entsprechender Sicherheitsmechanismen ist (auch bei Mieterwechseln) gewährleistet, dass jeder Mieter nur Zugriff auf seine eigenen Daten hat. Der Mieter kann nach vorheriger Registrierung und Freischaltung während seiner Vertragslaufzeit die monatlichen Abrechnungen herunterladen.