Datenmigration auf Knopfdruck? Von wegen! Wie Sie die Herausforderung richtig anpacken

Aber von vorn. Wann befinden sich Wohnungsunternehmen überhaupt in der Situation, massenhaft Daten bewegen, ändern oder ein System wechseln zu müssen? Zur Beantwortung dieser Frage können die unterschiedlichsten Szenarien herangezogen werden: bestehende IT-Systeme sind abgelaufen, müssen erneuert oder sollen harmonisiert werden, bspw. um neue Endgeräte zu unterstützen oder weil die Basistechnologie nicht mehr unterstützt wird, bis hin zu Bestandsänderungen im Rahmen der Merger & Acquisitions oder durch aktuelle Gesetzesänderungen. Was auch immer der Anlass für ein Migrationsprojekt ist, vorhandene Bestandsdaten müssen immer auf irgendeine Weise bearbeitet werden und somit wird der sensibelste Bereich der Wohnungsunternehmen berührt. Ein externes Eingreifen in bestehende Abläufe provoziert immer ein bestimmtes Maß an Vorbehalten und Ängsten vor Veränderungen. Gleiches gilt für Migrationen. Sie stellen für Unternehmen eine organisatorische Herausforderung dar, wobei sich die Beeinträchtigung des laufenden Betriebs auf ein Minimum beschränken muss. Deshalb ist es wichtig, dass sich Dienstleister auf die Erwartungen und Bedürfnisse der Kunden mit offenen Augen und Ohren einstellen und Kunden die Migration als Herausforderung akzeptieren.  

Anwendungsfälle für Migrationen  

PROMOS hat in ihrer Vergangenheit bereits viele Projekte zur Datenmigration durchgeführt, u. a. mit der All-in-One Branchenlösung PROMOS.GT. Es lassen sich drei grundsätzliche Anwendungsfälle für Datenmigrationen unterscheiden:

1. Migration zur Einführung von SAP^®, zum einen die Ersteinführung von  SAP^® ERP/RE-FX als Zielsystem aus einem Non- SAP^®-System. Aktuellstes Beispiel auf dem Markt für wohnungswirtschaftliche ERP-Systeme ist das Thema GES. Die Entscheidung, das System mittelfristig auslaufen zu lassen, hat den Markt – sowohl Anwender als auch Softwareanbieter – spürbar in Bewegung gebracht. Zum anderen gibt es den Sonderfall, von einem fremden SAP^® System nach SAP^® zu wechseln. Auf den ersten Blick erscheint eine Migration innerhalb von SAP sicherlich ganz einfach, doch jedes System verfügt über kundeneigene Anpassungen. Das heißt, jedes System spricht sozusagen einen eigenen Dialekt und SAP bietet standardmäßig keine Unterstützung zur Migration.

2. Umsymbolisierung, beispielsweise um Immobilienbestände innerhalb des  SAP^® Systems zu verschieben. Stellen Sie sich hierzu ein Wohnungsunternehmen mit einer konzernähnlichen Struktur und verschiedenen Tochterunternehmen vor. Wenn ein Teil der Immobilienbestände, beispielsweise aufgrund eines Verkaufs innerhalb des Konzerngeflechts, umgeschichtet werden muss, verlassen die Daten nicht das System, sondern sie werden in einen anderen Buchungskreis überführt. Da SAP auch hier in der Vergangenheit keine besondere Unterstützung zur Migration der Daten bot, gestaltete sich die Umsetzung für unsere Kunden recht schwierig. Als Unterstützung des Datentransfers kommen andere Tools, wie das Object Retirement and Transfer Tool (OR&TT), zum Einsatz. Auf diese Weise können wir dem Umstand steigender Dynamik in den Immobilienportfolios gerecht werden.

3. Migration zur Durchführung massenhafter Änderungen in den Bestandsdaten, beispielsweise um neue Bankdaten oder eine neue Bemessungsart zur Abrechnung der Betriebskosten nicht per Hand in einem Bestand von 50.000 Wohnungen eingeben zu müssen.

PROMOS Methodik und Vorgehensweise  

Das PROMOS Know-how zur Datenmigration zeichnet sich v. a. durch die Kombination von Methodik, langjährigen Projekterfahrungen sowie zusätzlichen Dienstleistungen rund um die Datenmigration aus. Bei der Migration von Anwendungsdaten geht es im Wesentlichen darum, einer neuen Anwendung einen Satz von Daten bereitzustellen, der direkt in Produktivsystemen genutzt werden kann. Das bedeutet nichts anderes, als Daten aus dem Altsystem zu entnehmen, entsprechend passend zu machen – sodass sie im Zielsystem verstanden werden und die gleiche Bedeutung enthalten – und in das neue System einzuspeisen. Für diese Methodik der Datenaufbereitung nutzt PROMOS das ETL-Modell mit den drei Stufen Extraktion, Transformation und Laden, welches aus dem Betrieb eines DataWarehouses bekannt ist.  

Für die Vorgehensweise im Migrationsprozess orientiert sich PROMOS an der empfohlenen Stufenplanung von SAP^®, welche generell für alle Migrationsprojekte Gültigkeit hat. Dieser Ablaufplan sieht vier Stufen vor (Abbildung 1).

Mit dieser systematischen und praxiserprobten Verfahrensweise konnte PROMOS unzählige erfolgreiche Projektabschlüsse realisieren. Indem Standardschnittstellen von SAP^® genutzt werden, verläuft die Migration störungsfrei, revisionssicher und das Ergebnis ist qualitativ hochwertig. Vor allem Kerndaten werden mithilfe der SAP^® Programme automatisch migriert. Generell können im Rahmen von erweiterten Migrationen zudem weitere kundeneigene Felder durch verschiedene PROMOS Programmierschnittstellen mit in die Datenüberleitung einbezogen werden, sofern erforderlich. Die Durchführung einer Testmigration gewährleistet die Überprüfung der Datenqualität und Funktionalitäten, insbesondere im Customizing, noch bevor der Kunde unter Anleitung abschließende Qualitätstests der Daten durchführt. Im Allgemeinen kann bei Migrationsprojekten oft erst im Nachhinein festgestellt werden, an welcher Stelle möglicherweise Optimierungspotenzial im Sinne einer reibungslosen und effizienten Migration auszumachen ist. In diesem Fall kann PROMOS jedoch auf eine langjährige Expertise und Best Practices in allen drei der eingangs beschriebenen Anwendungsfälle für Migrationen zurückgreifen – wertvolle Erfahrungswerte, die unsere Spezialisten an unsere Kunden weitergeben. Außerdem profitieren Kunden, die sich vielleicht eher als unsicher und risikoavers einschätzen würden, neben dem bewährten Projektvorgehen v. a. von den kurzen Abstimmungswegen innerhalb der PROMOS, resultierend aus der effizienten Projektstruktur.  

Vervollständigt wird das PROMOS Angebot für Datenmigrationen durch zusätzliche Services. Ein Beispiel ist die Bereitstellung und Schulung von der SAP Funktion Legacy System Migration Workbench (LSMW), die dafür verwendet werden kann, bestimmte Schritte oder Bestandteile einer bereits durchgeführten Migration selbstständig wiederverwenden zu können. Das LSMW ist insbesondere für Kunden mit dynamischen Immobilienportfolios von Vorteil, d. h. wenn wiederholt Bestände zugekauft werden.

6 Fallstricke der Datenmigration  

Nichtsdestotrotz stellt die Datenmigration in der Praxis immer eine Herausforderung dar, nicht zuletzt weil sie aus Kundenperspektive häufig unterschätzt wird. Um mögliche Fallstricke zu erkennen und zu vermeiden, stellen wir nachfolgend die wichtigsten Faktoren vor, warum Migrationsprojekte misslingen.  

Mythos „Migration auf Knopfdruck“: Migrationen, wie sie hier in den Anwendungsfällen beschrieben wurden, sind immer einmalig! Das heißt, für jede Migration wird ein eigenes Projekt notwendig, insbesondere wenn das System auf Kundenwünsche individuell angepasst wurde. Andernfalls handelt es sich nämlich um Schnittstellen, welche Datenüberleitungen regelmäßig durchführen. Das sind zwei gänzlich unterschiedliche Anforderungen. Diese Tatsache müssen sich Kunden bewusst machen, bevor sie eine Migration planen, da beide Lösungen einen unterschiedlichen organisatorischen sowie zeitlichen Aufwand mit sich bringen. Fazit: Eine Migration kann nie auf Knopfdruck realisiert werden.

Stiefkind Datenbereinigung: Auch Daten können veralten und überschreiten ihr „Haltbarkeitsdatum“. Wenn Altsysteme abgelöst und die Daten ins neue System übertragen werden sollen, tauchen „Datenleichen“ mitunter wieder auf, die man zuvor erfolgreich aus Auswertungen im Altsystem herausgefiltert hatte. Ein Datenbereinigungsprojekt im Altsystem hat sich aus Erfahrung der PROMOS für unsere Kunden als sehr nützlich erwiesen, da sie Sicherheit über ihren Datenbestand bekamen und erfolgreich Fehler sowie ungültige Werte eliminieren konnten.

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben: In nur einem von zehn Fällen werden in der Praxis die Daten bereits im Vorfeld der Extraktion vom Kunden umfassend bereinigt. Das hat zur Folge, dass sich der notwendige Bearbeitungsaufwand in spätere Phasen verlagert, in denen der Stress ohnehin seinen Höhepunkt erreicht und die Nerven blank liegen. Eine frühzeitige Datenbereinigung im Altsystem ist daher für beide Projektpartner wesentlich entspannter, weil unnötige Missverständnisse und Mehrkosten für den Kunden vermieden werden.

Bottleneck in der Planung: In vielen Fällen ist die Migration Teil eines Projektes für eine Funktionserweiterung und bildet den letzten Schritt im Umsetzungsplan. Außerdem soll die Datenmigration zeitlich nah vor die tatsächliche Produktivsetzung terminiert werden, weshalb nur ein minimales Zeitfenster für Nachpflege und andere Aktivitäten verbleibt. Doch Vorsicht, denn insbesondere in der Datenmigration wirken sich alle Verzögerungen aus vorangegangenen Projektaktivitäten voll aus. Was jetzt noch nicht erledigt ist, kann bis zur Produktivsetzung in der Regel nicht mehr behoben werden. Schlimmstenfalls drohen Folgefehler in der Datenmigration, weil einzelne Einstellungen in grundlegenden Elementen fehlen.

Trade-Off bei der Terminierung: Da der Projekterfolg zu einem nicht unwesentlichen Teil davon abhängt, dass die Anwender ab dem ersten Tag nach Produktivsetzung vollumfänglich mit dem neuen System arbeiten können, muss der Übergang möglichst naht- und reibungslos verlaufen, die Funktionsfähigkeit voll gewährleistet sein und die Daten in höchster Qualität bereitstehen. Doch wie heißt es so schön? „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“ Bei der Vielfältigkeit der Daten ist eine Prüfung unverzichtbar und die dafür erforderlichen Tests benötigen wiederum Zeit. Diese muss vor dem eigentlichen Produktivsetzungstermin eingeplant werden, ggf. sogar mit einem Puffer für Fehlerbehebungen. Außerdem sind vorlaufende Prozesse und Restriktionen zu beachten, wie der Abschluss periodischer Aktivitäten wie Sollstellung, Zahllauf und Personalabrechnung vor der Umstellung. Aufgrund dieses Zusammenspiels verschiedener Notwendigkeiten rückt die Datenmigration immer weiter vom eigentlichen Termin ab. Das heißt, der Übergang zum tatsächlichen Laden der Daten in die Produktivsysteme muss anhand der geschäftlichen Erfordernisse, der Risikotoleranz und der Kundenerwartungen frühzeitig im Kalender geplant werden.

Bauchschmerz Testmigration: Testmigrationen bedeuten aber auch, dass im Zeitraum zwischen Datenabzug und -bereitstellung laufende Änderungen anfallen können, wie z. B. neue Mietverträge oder Kündigungen, die bislang nur im Altsystem gepflegt wurden. Das hat zur Folge, dass die Daten im neuen System bereits vor der eigentlichen Produktivsetzung veraltet sind. In diesem Fall wird die „doppelte Datenpflege“ zur Synchronisation beider Systeme notwendig, welche für den Kunden manchmal sehr unangenehm sind. Hier kommt der Entscheidung für den richtigen Zeitpunkt der Migration besondere Bedeutung zu.  

Herausforderung Datenmigration richtig anpacken  

Aus diesen Fallstricken können Sie ableiten, wie Sie komplexe und umfangreiche Datenbestände ressourcenschonend und mit einer hohen Datenqualität in das entsprechende Zielsystem überführen. Nutzen Sie unsere Tipps für eine erfolgreiche Wohlfühl-Migration:

• Berücksichtigen Sie die Projektkomplexität, denn eine Migration geht nicht auf Knopfdruck!
• Das Projekt nur nicht übers Knie brechen, finden Sie ein geeignetes Zeitfenster zur Durchführung und räumen Sie sich einen realistischen Zeitraum ein!
• Bilden Sie das perfekte Team, mit ausreichend Projektmitgliedern auf beiden Seiten!
• Nutzen Sie kurze Abstimmungswege, um den Kommunikationsfluss ständig aufrechtzuerhalten!
• Die Vorbereitung der Migration ist das A und O! Dazu gehört ebenfalls, die Daten im Vorprojekt zur Extraktion zu bereinigen. Das mindert erheblich Fehler und den Gesamtaufwand.
• Greifen Sie auf Testmigrationen zurück! Das Testen des Ladevorgangs und der Zielfunktionalität sollte in einer frühen Phase des Projekts beginnen.
• Und wie so oft im Leben, ist auch für den Erfolg eines Migrationsprojekts die Auswahl des richtigen Partners entscheidend.