Der easysquare Formularservice – auch ohne ERP-Anwendung nutzbar

Dabei profitieren sie von individualisierbaren Lösungen, die mit überschaubarem Kostenaufwand eingeführt werden. Wie dies in der Praxis funktioniert, zeigt das Beispiel der Wohnbau GmbH Göppingen (WGG), die ihre Geschäftsprozesse künftig weitgehend mobil bearbeiten möchte und in diesem Zusammenhang den Prozess „Mieterwechsel“ eingeführt hat.

Mit einem Eigenbestand von ca. 1.950 Wohnungen und Gewerbeeinheiten zählt die WGG zu den kleineren Wohnungsunternehmen in Deutschland, ist darüber hinaus jedoch auch als Dienstleister in der Vermietung und Wohneigentumsverwaltung für Dritte tätig. Über die Einführung der easysquare mobile Plattform im ASP-Betrieb sprach „IT&I“ mit Robert Prce, der die Leitung des Projekts bei der WGG innehatte.  

IT&I: Wie sind Sie auf easysquare mobile aufmerksam geworden?

Robert Prce: Zum ersten Mal haben wir in einem Bericht in „DDIV aktuell“, der Zeitschrift des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) darüber gelesen.  

IT&I: Wie wurde bei der WGG bisher gearbeitet und warum haben Sie sich entschieden, auf eine digitale Lösung umzusteigen?

Herr Prce: Bisher wurden Wohnungsvorabnahmen, Wohnungsendabnahmen und Wohnungsübergaben mit entsprechenden Vordrucken durchgeführt. Diese wurden handschriftlich ausgefüllt. Von einer digitalen Lösung versprechen wir uns eine Reduzierung des Zeitaufwandes, der für diese immer wieder anfallenden Routineaufgaben erforderlich ist.

IT&I: Wie sind denn Ihre bisherigen Erfahrungen mit der mobilen Lösung?

Herr Prce: Wir haben Ende Juli 2015 mit der Umsetzung in der Praxis begonnen. Nach den ersten Wochen können wir feststellen, dass die Datenqualität erheblich gesteigert wird. Der zeitliche Aufwand ist zwar etwas höher, jedoch kann man mit den erhobenen Informationen und dem dann bestehenden Bildmaterial wesentlich besser Entscheidungen bezüglich der anstehenden Renovierungsmaßnahmen treffen. Zu Anfang gab es noch ein paar wenige „Kinderkrankheiten“, die jedoch von PROMOS alle in kürzester Zeit behoben werden konnten. Zudem ist der Prozess mit dem elektronischen Versand zeitsparend.  

IT&I: Mit welchen Herausforderungen ist die Integration der mobilen Lösung in die zentrale IT bzw. die Verknüpfung mit bestehenden Systemen verbunden?

Herr Prce: Zunächst einmal müssen Schnittstellen bestehen oder geschaffen werden, um Stammdaten in den Account zu implementieren und die Daten zu aktualisieren. Optimal wäre selbstverständlich eine Schnittstelle zu unserer bestehenden Software. Dies ist jedoch zum einen aus Datenschutzgründen und zum anderen aufgrund der technischen Voraussetzungen nicht immer möglich. 

IT&I: Die WGG gehört eher zu den kleineren Wohnungsunternehmen in Deutschland. Ist da der Einsatz von digitalen Lösungen überhaupt schon sinnvoll?

Herr Prce: Ja, davon sind wir überzeugt. Denn: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.“ Die Möglichkeiten, die wir heute schon haben, und Lösungen, die in naher Zukunft darauf aufbauen werden, sind arbeitserleichternd und kaum zeitaufwendiger. Sie erlauben eine sehr gute Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sowie einen nahezu lückenlosen Informationstransport. Zudem werden dadurch auch Entscheidungsvorlagen geschaffen, weil die schriftliche Dokumentation um hinterlegte Bilder ergänzt wird.  

IT&I: Welche Chancen und Möglichkeiten sehen Sie in der Mobilisierung von Geschäftsprozessen?

Herr Prce: Die Chancen und Möglichkeiten sind weitreichend. Schon heute habe ich die Möglichkeit, Bild, Sprache und Schrift für die Erstellung eines Dokuments zu nutzen. Hier ist man schon sehr weit. Hinsichtlich der Schnittstellen wird die nahe Zukunft mit Sicherheit weitere Verbesserungen bringen. Auch wird der Datentransport schneller werden. Kleinere Verbesserungen an der Bedienbarkeit und Schnelligkeit der Prozesse werden zusätzlichen Nutzen in Form von Zeitersparnis bringen. Diese Zeit steht einem dann für die Betreuung der Kunden zur Verfügung, und deren Zufriedenheit ist schließlich unser eigentliches Ziel.  

IT&I: Sollen zukünftig weitere Prozesse mobil unterstützt werden?

Herr Prce: Ja. Wir haben vor, die Wohnungsvorabnahme, die Wohnungsendabnahme wie auch die Wohnungsübergabe durch weitere mobile Prozesse zu erweitern. Dies sind die Schadensaufnahme, die Verkehrssicherung sowie auch die Begehung von Gebäuden, Grundstücken und Wohnungen. Inwieweit diese Prozesse dann noch durch weitere ergänzt werden, wird die Zukunft zeigen.

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