Sicher im Bestand – Mobile Objektbetreuung bei der Stadt Basel

Nach erfolgreicher Umsetzung der mobilen Wohnungsrücknahme mit easysquare, erhielt PROMOS 2015 den Zuschlag für ein weiteres Projekt: die mobile Prozessunterstützung im Bereich der Sicherheitsbegehungen. Das Ergebnis: Mit der mobilen Sicherheitsbegehung sind alle Prozessbeteiligten miteinander vernetzt und kommen vollständig ohne Papier aus.

Ihr Immobilienmanagement steuert die Stadt Basel, die zugleich Kanton ist, über die Dienststelle „Immobilien Basel-Stadt“ (IBS). Zum vielfältigen Portfolio zählen rund 1.300 Immobilien, unter ihnen sämtliche öffentliche Verwaltungsgebäude, ebenso aber auch Gewerbeflächen, Schulen, Museen, Parkhäuser und Pachtbauernhöfe sowie Wald-, Landwirtschafts-, Grünflächen und ein Schloss. In der Summe handelt es sich um über zwei Millionen Quadratmeter Geschossfläche, die sich auf circa 110.000 Räume verteilt. IBS beschäftigt rund 70 Mitarbeiter im Asset-, Property- und Facility Management.

Seit 2002 hat die dem Finanzdepartement zugeordnete Behörde ihre IT-basierten Arbeitsprozesse konsequent ausgebaut. In diesem Zusammenhang stellt die Implementierung einer mobilen Prozessunterstützung mit Anbindung an das ERP-System die neueste Entwicklung dar. Zuvor waren bei der Baseler Behörde bis zu drei Objektbesichtigungen vor Erfüllung einer anstehenden Aufgabe notwendig, wie beispielsweise einer Schadensbeseitigung oder einer durch Mieterwechsel bedingten Wohnungsrücknahme. Dies hing nicht nur mit der komplizierten Informationsweitergabe an die beteiligten Parteien zusammen, sondern auch mit einer schwer handhabbaren Dokumentenfülle. Im Frühjahr 2013 wurde mit der Einführung von easysquare die bidirektionale Verknüpfung zwischen dem SAP^®-basierten Datensystem und mobilen Endgeräten geschaffen. Probeweise stattete IBS zehn Mitarbeiter mit einem iPad samt easysquare mobile App aus. Mittlerweile nutzen über 50 Mitarbeiter die Anwendung.

Mobile Sicherheitsbegehungen im Bestand

Als zweites Projekt wurde 2015 die mobile Sicherheitsbegehung mit easysquare mobile realisiert. Mit der Sicherheitsbegehung finden regelmäßig Kontrollen in den jeweiligen Immobilien statt. Es werden verschiedene Gefahrenquellen geprüft, um notwendige Vorkehrungen zur Schadensverhinderung zu schaffen. Mittels easysquare mobile wurden die zuvor auf Papier vorgenommenen und dokumentierten Sicherheitsbegehungen vollständig digitalisiert und in das SAP^®-System integriert.

In einem ersten Schritt definiert das zentrale SAP^® System die jeweiligen Prüfungskriterien in der detaillierten Auflistung aller Bestandsobjekte. Damit verbunden sind die Zuordnung des zuständigen Hauswartes und die Intervalle der durchzuführenden Kontrollbesichtigungen. Wer also was zu welchem Zeitpunkt zu prüfen hat, ist als Grundinformation hinterlegt und gelangt über das easysquare Portal – wie auf einer Datendrehscheibe – zur App auf das mobile Endgerät des prüfenden Mitarbeiters. In einem Soll-Ist-Vergleich kann der Objektbetreuer zu jedem Zeitpunkt zu allen Prüfaufgaben den Status im SAP^® System abrufen. Da die IBS auch externe Dienstleister mit der Durchführung der Prüfaufgaben beauftragt, ist darüber hinaus das separate Webportal besonders praktisch (Abbildung 1). Auf diese Weise erhält der Dienstleister, welcher keinen Zugriff auf das zentrale ERP-System hat, ebenfalls Einsicht auf alle wichtigen Informationen über die übertragenen Prüfpflichten, wie zum Beispiel Bearbeitungsstatus, Prüfstatus und Terminstatus.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Ein wichtiges Kriterium für die zuständigen Stellen bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse war die exakte und sichere Dokumentation der Vorgänge, um gesetzlichen Vorgaben genau entsprechen zu können. Das nach Beendigung der Prüfvorgänge erstellte PDF-Dokument ist nicht nur unveränderbar, sondern wird über eine verschlüsselte Verbindung auf Wunsch der IBS zentral im Webportal, das heißt auf der easysquare Plattform, abgelegt. Von dort aus wird der zuständige Bewirtschafter nur bei erkanntem Handlungsbedarf per E-Mail informiert, dem sogenannten exceptional reporting. Mithilfe einer Schnittstelle zwischen dem SAP^® ERP und dem Webportals werden die abgelegten Prüfprotokolle vom Portal zyklisch abgeholt. Der Aufruf der Prüfprotokolle wiederum kann entweder direkt aus dem Soll-Ist-Vergleich oder über die Prüfaufgabe selbst erfolgen. Um sich leicht eine Übersicht über die erfolgten oder in der Periode noch offenen Sicherheitsrundgänge verschaffen zu können, wurde für den Bewirtschafter eine einfache Auswertung zur Verfügung gestellt.

Die Stadt Basel mit ihrem vielfältigen Immobilienportfolio bietet somit einen überzeugenden Nachweis für die Anwendbarkeit von easysquare in einer öffentlichen Institution mit einer großen Bandbreite verschiedener Gebäudenutzungstypen. Da auch Wälder und Gärten zum Bestand von „Immobilien Basel-Stadt“ gehören, wäre selbst eine Anpassung von easysquare für Grünflächen denkbar. Denn auch Bäume sind Komponenten einer sorgfältig durchgeführten Sicherheitsbegehung.