Migration im Rekordtempo – Die Fusion der Landesimmobilien-Unternehmen in Berlin

Bislang hat der Liegenschaftsfonds die nicht betriebsnotwendigen Immobilien und Grundstücke des Landes Berlin verkauft. Diese sollen jedoch nicht mehr nur veräußert, sondern verstärkt im Bestand gehalten werden, da das Land Berlin mit den Immobilien aktive Stadtentwicklungspolitik betreiben möchte. Anfang des Jahres 2015 hat daher der Liegenschaftsfonds auf Beschluss des Senats mit der ebenfalls landeseigenen BIM GmbH fusioniert. Die BIM vermietet und verkauft landeseigene Immobilien, darüber hinaus sichert sie Grundstücke für den Eigenbedarf der wachsenden Stadt.

Die Fusion der beiden Berliner Unternehmen zeichnete sich schon länger im politischen Prozess ab. Die Zusammenführung von BIM und LFB geht zurück auf einen Beschluss des Abgeordnetenhauses im Oktober 2013. Obwohl die Fusion noch nicht formal abgeschlossen war, wurde entschieden, das System zum Jahreswechsel 2014/2015 zu vereinheitlichen. Der Kick-Off des Projekts fand kurzfristig im August 2014 statt. Ziel der Projektgruppe war es, die Daten aus dem Non-SAP^® System des LFB in das bestehende SAP^® ERP-System der BIM zu integrieren. Die BIM arbeitet seit 2006 mit SAP^® ERP 6.0 auf Basis der Branchenlösung PROMOS.GT und verfügt somit über ein praxiserprobtes Template und neun Jahre SAP^® Erfahrung. Kernfunktionen, wie zum Beispiel die Datenüberleitung von Stammdaten, Sollstellung, Buchen kreditorischer Rechnungen sowie das Einlesen von elektronischen Kontoauszügen, mussten bereits zum Jahresbeginn 2015 funktionsbereit sein, so dass keine parallelen Systemwelten zum Fusionstermin bestehen. Auf die Erstellung eines Lastenheftes wurde verzichtet und der Schwerpunkt auf funktionelle Fragen gelegt – Wo müssen bestehende Prozesse angepasst werden? Welche zusätzlichen Funktionalitäten des SAP^® Systems bzw. des Templates PROMOS.GT werden benötigt und müssen gegebenenfalls gecustomized werden? Wie können wir die Daten übertragen? Wie können wir dafür sorgen, dass die Datenqualität gewährleistet wird?

Stolpersteine während der Projektphase

Große Hürden für das Projekt waren neben einem straffen Zeitplan und den ungleichen Systemabhängigkeiten, die unterschiedlichen Geschäftsprozesse und abweichenden Organisationsstrukturen in den beiden Unternehmen. Beispiel Geschäftsprozess: Der Liegenschaftsfonds hat sich zwischen der Übertragung der Immobilie in das Treuhandvermögen und dem Verkauf bei dem Asset Management auf das Wesentliche konzentriert. Die BIM dagegen erbringt und steuert die Komplettleistung für seine Mieter – in der Regel das Land Berlin – und arbeitet dabei eng mit Dienstleistern zusammen. Ähnlich war es bei der Organisationsstruktur. Die Mitarbeiter beim LFB waren sehr spezialisiert. Die Vertragsverwaltung war beispielsweise in Erbbau- und Sachenrecht sowie Mietverträge aufgeteilt. Die Aufgabenbereiche der BIM waren dagegen übergreifend zusammengefasst. Die unterschiedlichen Organisationsstrukturen erschwerten zu Beginn die Zusammensetzung der Arbeitsgruppen, die teilweise aus mehr als zehn Teilnehmern pro Sitzung bestanden. Ein weiterer Stolperstein war zudem, dass der vormalige IT-Dienstleister des LFB bei der Datenextraktion aus dem Vorsystem nicht mehr mitwirkte und daher diese Aufgabe komplett von der IT des LFB und dem Systemmanagement der BIM übernommen wurde.

Erfolgreiche Datenverdichtung

Bei der Migration der Daten mussten die Daten des Liegenschaftsfonds zuerst so strukturiert werden, dass sie in das System der BIM importfähig waren. Die Datenbank des LFB umfasste insgesamt rund 14.600 Liegenschaften, davon auch teilweise Duplikate und bereits verkaufte Einheiten, die noch im System verblieben waren. Daher war eine Reduktion der Daten für die Migration in das neue System notwendig, zumal die Gebäude und Grundstücke nicht einzeln erfasst waren, sondern nur als übergeordnete Liegenschaften. Das Projektteam erreichte eine beachtliche Verdichtung der Daten: Die Liegenschaften wurden in rund 4.000 Wirtschaftseinheiten zusammengefasst. Bereits Anfang November konnte das Projektteam dann die ersten Testdatenüberleitungen starten.

Auch das bestehende System der BIM musste auf neue Verfahren eingestellt werden, da beispielsweise der LFB Mietverträge mit Drittmietern abgeschlossen hatte, was zu sehr individuell ausgestalteten Mietverträgen führte. Das musste entsprechend differenziert in die BIM-Landschaft implementiert werden.

Umfassende Unterstützung durch PROMOS

Ein wichtiger Aspekt für den Erfolg des Projekts war, dass PROMOS die beiden Unternehmen bei jeder anstehenden Aufgabe sowie im Wissenstransfer begleitet und unterstützt hat. Beispielsweise wurden die beteiligten LFB-Mitarbeiter frühzeitig in den Sollstellungsabgleich im neuen SAP^® System zum bevorstehenden Jahreswechsel 2015 integriert, sodass diese ca. 20 Projektteilnehmer bereits vor Produktivstart bestens im SAP^® System geschult und hochmotiviert waren, damit nun im Arbeitsalltag zu arbeiten.

Insgesamt verlief das Projekt trotz des ambitionierten Zeitplans und der damit verbundenen hohen Arbeitsbelastung weitgehend planmäßig. Direkt nach Abschluss des Migrationsprojekts startete die Phase II, in der weitere Funktionen eingefügt und optimiert werden, was aufgrund des engen Zeitplans in Phase I nicht möglich war. Zudem startete das Team ein Folgeprojekt, indem die rund 4.000 Wirtschaftseinheiten zu Beginn 2016 nochmals auf 550 Einheiten reduziert wurden, um die Bewirtschaftungsstrategien besser umsetzen zu können.

Fazit

Im Zuge der Fusion des LFB mit der BIM war die Nutzung eines gemeinsamen ERP-Systems eine folgerichtige Entscheidung. Der Mehrwert des neuen Systems zeigt sich nun im Arbeitsalltag. Alle wichtigen Informationen rund um den Immobilienbestand werden in einem gemeinsamen System vorgehalten und können Buchungskreis-übergreifend mit vertretbarem Aufwand und ohne Medienbrüche ausgewertet werden. Die vereinheitlichten Geschäftsprozesse ermöglichen zudem eine effiziente Bearbeitung der einzelnen Vorgänge. Auch der Projektstart vor der Fusion war wichtig, weil so grundlegende Erkenntnisse früh gewonnen wurden und zum Zeitpunkt der Verschmelzung bereits eine entsprechende Umsetzung erfolgt ist. Dabei hilfreich war die bereits neunjährige SAP^®-Erfahrung der BIM und die damit verbundenen eingespielten Abläufe im Unternehmen.  

Aber alle Effizienzgewinne sind nutzlos, wenn die Mitarbeiter nicht überzeugt sind. PROMOS betreute in dem Projekt nicht nur die Prozesssteuerung und Zusammenführung zweier Systeme, sondern nahm auch Teil an der Fusion zweier unterschiedlicher Unternehmenskulturen. Dieser Prozess erforderte eine hohe soziale Kompetenz des gesamten Projektteams. Aus teilweise vorhandener Skepsis am Anfang des Projekts wurde aber schnell eine zielorientierte und zwischenmenschlich erfolgreiche Zusammenarbeit aller Projektteilnehmer.