Der Hausmeister und sein iPad – Mieterwechsel bei der GBW Gruppe

Seit 80 Jahren plant, entwickelt, baut und verwaltet die GBW Gruppe hochwertige und bezahlbare Wohnungen. Die Unternehmensgruppe entstand aus dem Zusammenschluss mehrerer Wohnungsunternehmen in Bayern und zählt zu den großen Wohnungsunternehmen in Deutschland. Mit effizienten Prozessen bewirtschaftet die Wohnungsgesellschaft einen Wohnungsbestand von rund 30.000 Wohnungen und verfügt über ein gut strukturiertes Portfolio. Gerade in Wachstumsregionen wie Süddeutschland besteht eine rege Nachfrage nach bezahlbarem Wohnraum und besonders in diesem Marktsegment ist die GBW Gruppe sehr gut positioniert. Fast 85 Prozent des Wohnungsbestandes sind an den 20 größten Standorten und in Ballungsgebieten, wie München und Umland, Nürnberg/Erlangen/Fürth, Regensburg und Würzburg, konzentriert. Jede dritte Wohnung im Bestand ist eine geförderte Wohnung, damit leistet die GBW Gruppe einen wichtigen Beitrag zur Schaffung bezahlbaren Wohnraums. Das Wohnungsunternehmen mit Hauptsitz in München und Standorten in Nürnberg, Regensburg und Würzburg beschäftigt insgesamt rund 300 Mitarbeiter.

Datenintegration gesucht und gefunden

Wie bei den meisten Wettbewerbern zählte auch bei der GBW Gruppe der Einsatz von Formularbögen, Kugelschreibern und Post- sowie Botengängen zum Standard bei Mieterwechseln. Das Hauptanliegen der GBW Gruppe war es jedoch, Informationen zum Zeitpunkt ihrer Entstehung unmittelbar verarbeiten zu können. Im Dialog zwischen dem Mieter, dem Hausmeister und den betreffenden Abteilungen der GBW Gruppe sollten Abstimmungen über ein gemeinsames zentrales Instrument erfolgen. Darüber hinaus sollten die beim Mieterwechsel anfallenden Prozesse schneller bearbeitet, unproblematisch nachvollzogen, lückenlos dokumentiert und papierlos dargestellt werden können. Die Lösung fand die GBW Gruppe nach einem Blick auf Wettbewerber und Gesprächen mit PROMOS in den vielschichtigen Möglichkeiten von easysquare. Ausschlaggebend waren dabei die Kompatibilität mit dem bereits zuvor verwendeten SAP^® System, die prozessorientierte Aufgabenbearbeitung mit dem im Vorjahr bereits eingeführten und erprobten Prozessbaukasten easysquare workflow und die Nutzungsmöglichkeit für die mobilen Objektbetreuer mittels der Applikation easysquare mobile.

Von der Kündigung zur Neuvermietung

Im Falle einer durch Mieterwechsel bedingten Wohnungsabnahme sowie der Neuvermietung eines Leerstandes kann die höhere Effizienz durch easysquare workflow und easysquare mobile anschaulich verdeutlicht werden. Seit August 2015 kommt der Mieterwechsel von PROMOS im GBW-Bestand zum Einsatz.

Nach Eingang einer Kündigung erfolgt der komplette Kündigungs- und Wohnungsabnahmevorgang in digitaler prozessualer Form. Ab Annahme der Kündigung verläuft parallel der Prozess der Leerstandverwaltung der Wohnung. Hierbei kann der Prozessverlauf nacheinander verschiedene Situationen des Leerstandes berücksichtigen: Unterliegt das Objekt zunächst einer von verschiedenen Formen der Instandhaltung? Verläuft die Interessentenfindung unter Umständen mehrfach oder resultieren aus einer Absage eines potenziellen Mieters wiederholte Neuvermietungsversuche? Auch der Verkauf oder Abriss eines Objektes kann an dieser Stelle angegeben werden und den Prozess bereits vor der Neuvermietung beendigen.

Das iPad im Einsatz

Im Verlauf des Prozesskomplexes initiiert der Vermieter zu gegebener Zeit vom zentralen ERP aus den Versand des Wohnungsabnahme- und Wohnungsübergabeformulars an das mobile Endgerät des Hausmeisters. Umständliches Tippen entfällt vor Ort aufgrund der Funktionsfülle der easysquare-Anwendung, die sowohl für die stets identischen Formalitäten wie auch für alle möglichen Mängel und Irregularien die entsprechenden Feldfunktionen bereitstellt. Fotos inklusive visueller Hervorhebungen von möglichen Mängeln können sofort an die entsprechenden Stellen im Formular angehängt werden. Informationen zur Wohnung, der Räume und ihrer generellen Ausstattung sowie bisherige Daten zum ausziehenden oder neuen Mieter werden komplett aus dem ERP übernommen. Somit ist sichergestellt, dass das Formular zum einen bereits vorab zu großen Teilen ausgefüllt ist. Zum anderen werden Änderungen an diesen Daten automatisch in das ERP rückintegriert, um doppelte Arbeitsgänge, Zeitverzögerungen, Verlust sowie Übernahmefehler zu vermeiden. Nicht zuletzt können auch weitere Daten, wie z. B. Zählernummern und -stände, frei erfasst und in das ERP rückintegriert werden. Der Versand des mobilen Protokolls erfolgt als PDF-Dokument: Besteht ein Einverständnis beim Mieter, kann er vor Ort eine Digitalunterzeichnung vornehmen und somit seinerseits den Abnahmeprozess ohne weitere Rücksprachen mit der GBW Gruppe vorantreiben. Durch eine integrierte Mailfunktion gelangt der digital ausgefüllte Bogen unmittelbar in das Postfach des Mieters. Mit dem Versand an die GBW-Objektbetreuer geht zudem eine unmittelbare, automatische Archivierung des Dokuments einher und der Prozesskomplex wird fortgesetzt.

Weder hausgemacht noch von der Stange

PROMOS hat in Abstimmung mit der GBW Gruppe wie gewohnt individuelle Kriterien in den erweiterten Funktionsumfang der easysquare App integriert. Hierzu zählen beispielsweise die fest definierten Kündigungsgründe, die bei Leerstand ausführlich analysiert werden, oder vorgefertigte Sondervereinbarungstexte. Besteht ein Anpassungsbedarf bei gewissen easysquare Funktionen, wie z. B. der Auswahlmöglichkeiten bei Mängeln an Bauteilen, kann der Kunde selbst die gewünschte Änderung in seinem ERP vornehmen. Die mit easysquare verbundene Kostenersparnis umfasst daher auch die Möglichkeit, eventuelle Zusatzkosten zu umgehen – mit der Bereitstellung der Lösung durch PROMOS kann der Kunde fortan selbst das System nach seinen Bedürfnissen gestalten. Der Hausmeister und sein iPad: Das für viele Beteiligte sicher noch ungewohnte Bild ist auf dem besten Wege, sich zu einer wahren Erfolgsstory zu entwickeln.