Der Hausmeister und sein iPad – Mieterwechsel bei der GBW Gruppe
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Seit 80 Jahren plant, entwickelt, baut und verwaltet die GBW Gruppe hochwertige und bezahlbare Wohnungen. Die Unternehmensgruppe entstand aus dem Zusammenschluss mehrerer Wohnungsunternehmen in Bayern und zählt zu den großen Wohnungsunternehmen in Deutschland. Mit effizienten Prozessen bewirtschaftet die Wohnungsgesellschaft einen Wohnungsbestand von rund 30.000 Wohnungen und verfügt über ein gut strukturiertes Portfolio. Gerade in Wachstumsregionen wie Süddeutschland besteht eine rege Nachfrage nach bezahlbarem Wohnraum und besonders in diesem Marktsegment ist die GBW Gruppe sehr gut positioniert. Fast 85 Prozent des Wohnungsbestandes sind an den 20 größten Standorten und in Ballungsgebieten, wie München und Umland, Nürnberg/Erlangen/Fürth, Regensburg und Würzburg, konzentriert. Jede dritte Wohnung im Bestand ist eine geförderte Wohnung, damit leistet die GBW Gruppe einen wichtigen Beitrag zur Schaffung bezahlbaren Wohnraums. Das Wohnungsunternehmen mit Hauptsitz in München und Standorten in Nürnberg, Regensburg und Würzburg beschäftigt insgesamt rund 300 Mitarbeiter.
Datenintegration gesucht und gefunden
Wie bei den meisten Wettbewerbern zählte auch bei der
GBW Gruppe der Einsatz von Formularbögen, Kugelschreibern und Post- sowie
Botengängen zum Standard bei Mieterwechseln. Das Hauptanliegen der GBW Gruppe war
es jedoch, Informationen zum Zeitpunkt ihrer Entstehung unmittelbar verarbeiten
zu können. Im Dialog zwischen dem Mieter, dem Hausmeister und den betreffenden
Abteilungen der GBW Gruppe sollten Abstimmungen über ein gemeinsames zentrales Instrument erfolgen. Darüber hinaus sollten die beim
Mieterwechsel anfallenden Prozesse schneller bearbeitet, unproblematisch
nachvollzogen, lückenlos dokumentiert und papierlos dargestellt werden können.
Die Lösung fand die GBW Gruppe nach einem Blick auf Wettbewerber und Gesprächen
mit PROMOS in den vielschichtigen Möglichkeiten von easysquare. Ausschlaggebend
waren dabei die Kompatibilität mit dem bereits zuvor verwendeten SAP® System,
die prozessorientierte Aufgabenbearbeitung mit dem im Vorjahr bereits
eingeführten und erprobten Prozessbaukasten easysquare workflow und die
Nutzungsmöglichkeit für die mobilen Objektbetreuer mittels der Applikation
easysquare mobile.
![Grober Ablauf des Mieterwechsel-Prozesses mit easysquare mobile bei der GBW Gruppe](/359b02fba0992bc2aededbae1d6e67c1.slideshow/ITI22_Artikel08_Abb_1_lang_de_slideshow.jpg?v=3)
![]() Abbildung 1: Grober Ablauf des Mieterwechsel-Prozesses bei der GBW Gruppe. |
Von der Kündigung zur Neuvermietung
Im Falle einer durch Mieterwechsel bedingten Wohnungsabnahme sowie der Neuvermietung eines Leerstandes kann die höhere Effizienz durch easysquare workflow und easysquare mobile anschaulich verdeutlicht werden. Seit August 2015 kommt der Mieterwechsel von PROMOS im GBW-Bestand zum Einsatz.
Nach Eingang einer Kündigung erfolgt der komplette Kündigungs- und Wohnungsabnahmevorgang in digitaler prozessualer Form. Ab Annahme der Kündigung verläuft parallel der Prozess der Leerstandverwaltung der Wohnung. Hierbei kann der Prozessverlauf nacheinander verschiedene Situationen des Leerstandes berücksichtigen: Unterliegt das Objekt zunächst einer von verschiedenen Formen der Instandhaltung? Verläuft die Interessentenfindung unter Umständen mehrfach oder resultieren aus einer Absage eines potenziellen Mieters wiederholte Neuvermietungsversuche? Auch der Verkauf oder Abriss eines Objektes kann an dieser Stelle angegeben werden und den Prozess bereits vor der Neuvermietung beendigen.
Das iPad im Einsatz
Im Verlauf des
Prozesskomplexes initiiert der Vermieter zu gegebener Zeit vom zentralen
ERP
aus den Versand des Wohnungsabnahme- und Wohnungsübergabeformulars an
das
mobile Endgerät des Hausmeisters. Umständliches Tippen entfällt vor Ort
aufgrund
der Funktionsfülle der easysquare-Anwendung, die sowohl für die stets
identischen Formalitäten wie auch für alle möglichen Mängel und
Irregularien
die entsprechenden Feldfunktionen bereitstellt. Fotos inklusive
visueller
Hervorhebungen von möglichen Mängeln können sofort an die entsprechenden
Stellen
im Formular angehängt werden. Informationen zur Wohnung, der Räume und
ihrer
generellen Ausstattung sowie bisherige Daten zum ausziehenden oder neuen
Mieter
werden komplett aus dem ERP übernommen. Somit ist sichergestellt, dass
das
Formular zum einen bereits vorab zu großen Teilen ausgefüllt ist. Zum
anderen werden
Änderungen an diesen Daten automatisch in das ERP rückintegriert, um
doppelte
Arbeitsgänge, Zeitverzögerungen, Verlust sowie Übernahmefehler zu
vermeiden.
Nicht zuletzt können auch weitere Daten, wie z. B. Zählernummern und
-stände, frei
erfasst und in das ERP rückintegriert werden. Der Versand des mobilen
Protokolls erfolgt als PDF-Dokument: Besteht ein Einverständnis
beim Mieter, kann er vor Ort eine Digitalunterzeichnung vornehmen und
somit
seinerseits den Abnahmeprozess ohne weitere Rücksprachen mit der GBW
Gruppe vorantreiben.
Durch eine integrierte Mailfunktion gelangt der digital ausgefüllte
Bogen
unmittelbar in das Postfach des Mieters. Mit dem Versand an die
GBW-Objektbetreuer
geht zudem eine unmittelbare, automatische
Archivierung des Dokuments einher und der Prozesskomplex wird
fortgesetzt.
Weder hausgemacht noch von der Stange
PROMOS hat in Abstimmung mit der GBW Gruppe wie
gewohnt individuelle Kriterien in den erweiterten Funktionsumfang der
easysquare App integriert. Hierzu zählen beispielsweise die fest definierten
Kündigungsgründe, die bei Leerstand ausführlich analysiert werden, oder
vorgefertigte Sondervereinbarungstexte. Besteht ein Anpassungsbedarf bei gewissen
easysquare Funktionen, wie z. B. der Auswahlmöglichkeiten bei Mängeln an
Bauteilen, kann der Kunde selbst die gewünschte Änderung in seinem ERP vornehmen.
Die mit easysquare verbundene Kostenersparnis umfasst daher auch die
Möglichkeit, eventuelle Zusatzkosten zu umgehen – mit der Bereitstellung der
Lösung durch PROMOS kann der Kunde fortan selbst das System nach seinen
Bedürfnissen gestalten. Der Hausmeister und sein iPad: Das für viele Beteiligte
sicher noch ungewohnte Bild ist auf dem besten Wege, sich zu einer wahren
Erfolgsstory zu entwickeln.