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14.03.2016
Referenz
Zeitgewinn durch vereinfachte Unternehmensplanung auf Basis von SAP® BusinessWarehouse-IP
Gerade für Wohnungsunternehmen, die einen größeren Bestand an Immobilien zu verwalten haben, ist es essenziell, kontinuierlich Investitionen in die Modernisierung und Erhaltung der Bausubstanz zu planen und zu realisieren. Denn nur so lassen sich Wettbewerbsfähigkeit und Mieterzufriedenheit auch langfristig sichern. Wird dagegen nicht immer wieder systematisch in den Bestand investiert, drohen früher oder später vermeidbare Leerstände und eine unnötig hohe Mieterfluktuation.
© Barbara Staubach
In der Praxis zählt die Planung der Investitionen zu den komplexesten und zeitaufwendigsten Aufgaben im Rahmen der Unternehmensplanung von Wohnimmobilienunternehmen. Das liegt vor allem daran, dass dadurch ganz unterschiedliche Bereiche im Unternehmen tangiert werden und dass Änderungen in der Investitionsplanung sich regelmäßig auch auf eine Reihe anderer Pläne innerhalb des Unternehmens auswirken. Es liegt deshalb nahe, den dafür notwendigen Zeit- und Personalaufwand durch Einsatz entsprechender Softwarelösungen zu reduzieren und damit zugleich schneller eine tragfähige Entscheidungsgrundlage für die entsprechenden Investitions- und Planungsentscheidungen bereitstellen zu können.
Welche enormen Potenziale dadurch erschlossen werden können, zeigt das Praxisbeispiel der Einführung einer von PROMOS entwickelten vereinfachten Unternehmensplanung auf Basis von SAP® Business Warehouse-IP bei der ABG FRANKFURT HOLDING Wohnungs- und Beteiligungsgesellschaft mbH. Die Gesellschaft zählt zu den führenden Wohnungsunternehmen im Rhein-Main-Gebiet und bietet mit einem Bestand von rund 51.000 Wohnungen Wohnraum für fast ein Viertel der Frankfurter Bevölkerung an. Allein für die kommenden fünf Jahre beläuft sich das Investitionsvolumen konzernweit auf rund zwei Milliarden Euro.
In der Vergangenheit nutzte das Unternehmen bereits ein ERP-System von SAP. Für die Zwecke der Investitionsplanung war es jedoch erforderlich, die dafür benötigten Daten aus dem ERP-System in Form von Excel-Dateien zu exportieren und den einzelnen Planern zur Verfügung zu stellen. Anschließend hatte das Controlling deren Arbeitsergebnisse wiederum zu konsolidieren, wobei jeweils von Hand die Auswirkungen der geplanten Investitionen auf die anderen Pläne im Rahmen der Unternehmensplanung berechnet und entsprechend eingetragen werden mussten. Durch die Einführung einer integrierten Unternehmensplanung auf Basis von SAP® Business Warehouse-IP sollte eine Reduzierung des mit dieser Vorgehensweise verbundenen hohen Aufwands an Zeit und Personaleinsatz erreicht werden.
Die Implementierung der neuen Lösung erfolgte in drei Phasen. Zunächst wurde eine GuV-Planung auf Konten- und Profitcenter-Basis eingeführt. Die Zahlen wurden per Hand eingegeben oder konnten eingelesen werden. Im nächsten Schritt wurde eine separate Investitions- und Sollmieten-Planung bereitgestellt. Die Ergebnisse dieser Planung mussten in die GuV-Planung übertragen werden.
Im dritten Schritt wurde dann schließlich eine vollintegrierte Lösung zur Verfügung gestellt, bei der sämtliche Teilpläne in die Gesamtplanung integriert werden können. Der entscheidende Vorteil einer solchen Lösung gegenüber allen vorherigen Stufen besteht darin, dass bei jeder Eingabe von neuen Informationen über eine Investition die sich daraus ergebenden Auswirkungen durch den gesamten Prozess hindurch sichtbar werden. Das trifft für den Ankauf von Grundstücken oder Gebäuden ebenso zu wie für die Modernisierung eines Objekts oder die Planung eines Neubauvorhabens. Sämtliche im Rahmen der Unternehmensplanung erstellten Pläne werden automatisch neu durchgerechnet – bis hin zur Plan-Gewinn-und-Verlust-Rechnung, zur Planbilanz und zur Plan-Kapitalflussrechnung. All dies ist mit einem Planungshorizont von fünf Jahren möglich, sodass nicht nur für die kurzfristige, sondern auch für die mittelfristige Unternehmensplanung schnell eine belastbare Entscheidungsgrundlage zur Verfügung gestellt werden kann. Dies gilt auf der Ebene einzelner Projekte und Objektgesellschaften ebenso wie auf der Ebene des Gesamtkonzerns. Bestands- und Investitionsplanung sind somit nicht mehr zwei verschiedene Bereiche, die miteinander abgestimmt und koordiniert werden müssen, sondern wurden in einem System zusammengeführt.
Innerhalb des gesamten Unternehmens wird dadurch für jeden Planer ein voll automatisierter Soll-Ist-Vergleich möglich. Statt mit der Sammlung und Bereitstellung von Daten können sich die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun stärker mit der Datenanalyse und mit der eigentlichen Planung beschäftigen. Auch für die Unternehmensführung ergibt sich eine fundamentale Verbesserung und Erweiterung der Informations- und Entscheidungsgrundlagen. So wurde beispielsweise auf laufende Anpassung der Planbilanz an neue Planungsschritte in Excel bislang meist verzichtet, weil dies mit einem zu hohen Aufwand verbunden gewesen wäre. In der neuen, vollintegrierten Lösung ist die Erstellung der aktualisierten Planbilanz jedoch nur ein kleiner Arbeitsschritt, der bereits automatisch in den Prozess einbezogen ist.
Insgesamt können durch die implementierte Softwarelösung rund zwei Monate Planungszeit eingespart werden. Das bedeutet zum einen, dass das Unternehmen schneller handeln kann, und zum anderen werden dadurch Zeit- und Personalressourcen frei, die für andere Zwecke genutzt werden können. Insbesondere bei Änderungswünschen in den Investitionsplänen, die früher nur mit hohem Aufwand umsetzbar waren, kann nun schnell und unkompliziert reagiert werden. Es muss lediglich die Veränderung bei der betreffenden Investition ins System eingegeben werden; alle anderen Veränderungen und Auswirkungen werden dann vom System automatisch nachgezogen.
Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung ist die geringere Fehleranfälligkeit, da im Vergleich zur früheren Verfahrensweise weniger Bearbeitungsstufen notwendig und somit weniger Fehlerquellen vorhanden sind. Zudem ergibt sich ein hohes Maß an Transparenz, weil die bearbeiteten Daten von zahlreichen Nutzern gleichzeitig eingesehen werden können. Aus der Tatsache, dass alle Eingaben protokolliert werden und sämtliche Änderungen nachvollziehbar sind, ergibt sich zudem eine hohe Datensicherheit. Für die Nutzer ist die neue Lösung sehr bedienerfreundlich. So ist die Oberfläche ähnlich wie bei Excel gestaltet, doch die benötigten Ist-Daten werden automatisch an den User übermittelt und müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden. Aufgrund der positiven Erfahrungen ist geplant, die aktuelle Lösung weiterzuentwickeln und um Komponenten, wie beispielsweise eine integrierte Liquiditätsplanung, zu ergänzen.
