Mix & Match – Das neue modulare Nebenkosten-Abrechnungsschreiben

Nebenkostenabrechnungen gehören zu den Hauptpflichten jedes Vermieters. Sie führen nicht nur zu erheblichem Zeit- und Personalaufwand, sondern gestalten sich zunehmend komplex. Dazu tragen unter anderem auch die vielen Vorschriften und Richtlinien bei, die beachtet werden müssen. Wie einfach wäre es da, wenn sich das Wohnungsunternehmen das Abrechnungsschreiben ohne großen Zeitaufwand individuell zusammenstellen könnte? Für diesen Zweck hat PROMOS das modulare Nebenkosten-Abrechnungsschreiben entwickelt. Wie bei einem Baukasten mit diversen, verschiedenen Bausteinen lassen sich diese Bestandteile zu einem kundenindividuellen Nebenkosten-Abrechnungsschreiben per Customizing kombinieren.  

Individualität trotz Baukästen

In der Vergangenheit mussten Nebenkosten-Abrechnungsschreiben für jedes Unternehmen individuell erstellt werden, was viel Zeit in Anspruch genommen hat und damit kostenintensiv war. Doch wozu der Aufwand, wenn es auch einfacher geht? Denn zahlreiche Bestandteile des Abrechnungsschreibens sind für jedes Unternehmen nahezu identisch, wie z. B. das Anschreiben oder die interne Abrechnung. Solche Bestandteile wurden zu sog. Baukästen gebündelt, welche im PROMOS Standard zur Verfügung stehen. Das modulare Nebenkosten-Abrechnungsschreiben ist dementsprechend nichts anderes, als ein entwickelter Katalog aus Standardbausteinen in verschiedensten Varianten, aus denen sich der Kunde sein individuelles Abrechnungsschreiben selbst zusammenstellen kann.

Zu den Standard Baukästen gehören unter anderem:

• das Anschreiben,
• die Anlage „Zusammenfassung“ (bei mehreren Mietobjekten pro Vertrag),
• die Anlage „Interne NK-Abrechnung“,
• die Anlage „Externe NK-Abrechnung“ (auf Basis von E-Sätzen),
• die Anlage „Lohnkosten laut §35a EStG“,
• die „Rückantwort Mieter: Kontomitteilung“ sowie
• die „Rückantwort Mieter: Erteilung SEPA-Lastschriftmandat“.

Die einzelnen Baukästen enthalten diverse Bausteine, wobei der Baukasten für die interne NK-Abrechnung sicherlich der umfangreichste ist und sich in fünf Bereiche gliedern lässt (siehe Abbildung 1), die als integrativer Bestandteil der Anlage oder separat als eigene Anlage dargestellt werden können. Das Ein-/Ausblenden der Bereiche, die Reihenfolge sowie der jeweilige Aufbau auf Basis der Bausteine sind dabei flexibel im Customizing einstellbar.

Für alle Baukästen stehen Standard-Bausteine als Texte, Tabellen und Grafiken in verschiedenen Varianten zur Verfügung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, den Bausteinkatalog um kundenindividuelle Bausteine zu ergänzen (Abbildung 2).

Neben den beliebig kombinierbaren Bausteinen besteht über Prüffelder die Möglichkeit, Datenkonstellationen zu prüfen und die Ausgabe ergebnisorientiert zu steuern. Die Abrechnungstabelle im Anschreiben oder der Text nach dem Abrechnungsergebnis sind beispielsweise davon abhängig, ob die Nebenkostenabrechnung insgesamt ein Guthaben oder eine Nachforderung ergeben hat, ob der Mietvertrag aktiv oder beendet ist, ob der Mieter umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht, und ob als Zahlweg „Einzug“ oder „Barzahler“ hinterlegt ist. Durch diesen modularen Aufbau ist das Nebenkosten-Abrechnungsschreiben von PROMOS flexibel, skalierbar und trotz der Verwendung von Standardbausteinen individuell.

Hinsichtlich des Gesamtlayouts gibt es im Customizing die Möglichkeit, für das Anschreiben sowie für alle Anlagen Layouts zu definieren. Diese beinhalten die verschiedenen Formulareigenschaften, wie z. B. den oberen und unteren Rand, Fensterhöhen und -breiten, Seitenränder und Druckmodi. Auch die Druckausgabe, wie z. B. die Darstellung von direkt kontierten Kosten auf Mietobjekt oder Mietvertrag, kann über Customizing beeinflusst werden.

Customizing hat seinen Preis

Stellen Sie sich nun noch einmal das Porsche-Auto vor, welches in roter Farbe im Autohaus steht und mit einem großen Preisschild geschmückt wurde. Gefällt Ihnen dieser Porsche so wie er ist, muss nur der genannte Kaufpreis gezahlt und der Wagen kann direkt mitgenommen werden. Wünschen Sie anstelle der roten Farbe lieber silberne Metallic-Streifen und bevorzugen statt der schwarzen Ledersitze samtige Sitzbezüge, dann wird das Standard-Auto um kostenpflichtige Zusatzausstattungen ergänzt, was sich sowohl im Preis als auch in der Produktionsdauer widerspiegelt.

Ähnlich verhält es sich mit den Nebenkosten-Abrechnungsschreiben: Wenn sich Ihr Entwurf eines Nebenkosten-Abrechnungsschreibens aus dem Katalog der einzelnen vorhandenen Standard-Bausteine fertigen lässt, profitieren Sie vom PROMOS Standard. Spezielle Individualisierungen werden dabei jedoch nicht ausgeschlossen. Zusätzlich zu den auswählbaren Bausteinen können auch individuelle Änderungen vorgenommen und ins Baukastensystem integriert werden. Der Nachteil darin besteht im ungewissen Arbeits- und Zeitaufwand, und somit auch den schwer vordefinierbaren Kosten – ähnlich wie bei den kostenpflichtigen Zusatzausstattungen an den Porsche aus unserem Beispiel.  

Fazit

Mit dem modularen Nebenkosten-Abrechnungsschreiben in PROMOS.GT reduzieren Sie nicht nur den Einführungs-, Test- und Wartungsaufwand erheblich, sondern durch die Kapselung der einzelnen Bestandteile auch den Aufwand bei allen späteren Anpassungen. Somit sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern tragen auch zu einer deutlichen Qualitätssteigerung bei.