Mietenbuchhaltung in SAP® leicht gemacht – Nützliche PROMOS Erweiterungen für den Debitorenbuchhalter und Forderungsmanager

Als Privatperson kennt man das Dilemma. In einer kleineren Gruppe von Freunden, Verwandten oder Bekannten legt man einen Geldbetrag aus, z. B. für ein gemeinsames Geschenk, der am Ende durch die einzelnen Personen geteilt und zurückgezahlt werden soll. Als edler Geldgeber beginnt damit die eigentliche Herausforderung. Es muss überprüft werden, ob der Betrag in korrekter Höhe bereits eingegangen ist und sollte dies nicht der Fall sein, muss der Säumling möglichst höflich (man will es sich schließlich nicht verscherzen) erinnert werden.

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Vervielfachen Sie dieses Szenario um ein Tausendfaches und Sie haben eine kleine Vorstellung vom Aufgabenalltag des Forderungsmanagers. Zudem müssen in einer zentralen Verwaltungssoftware, wie z. B. SAP^®, offene Posten gemanagt oder Mietzahlungen den korrekten Verträgen zugeordnet werden. Um die Aufgaben des Mietenbuchhalters oder Forderungsmanagers zu erleichtern, hat PROMOS einige nützliche Reports sowie easysquare workflow gestützte Prozesse für Ihr SAP^® System entwickelt.

Wenn der Mieter in Verzug gerät: Der Ratenzahlungsprozess mit easysquare workflow

Gerät ein Mieter mit seinen Zahlungen in Rückstand, bedeutet das für den Vermieter automatisch ein Entgehen von Einnahmen. Diesen Zustand gilt es schnellstmöglich auszuräumen. Manchmal reicht eine kleine Erinnerung, doch in einigen Fällen ist der Mieter schlicht nicht in der Lage, den ausstehenden Betrag im Ganzen zurückzuzahlen. Hier hat sich eine Ratenzahlungsvereinbarung als wirkungsvoll erwiesen.

Im SAP^® Standard ist die Möglichkeit zur Durchführung einer Ratenzahlung bereits vorgesehen: Die Höhe der Raten sowie deren Fälligkeit werden zu den entsprechenden offenen Posten im System festgelegt, gedruckt und, wenn gewünscht, sofort gebucht. So weit, so gut! Jedoch hat sich an dieser Stelle in der Vergangenheit ein entscheidender Haken bemerkbar gemacht: Zwischen dem Anlegen der Ratenzahlungsvereinbarung und der Buchung existiert keine Möglichkeit zur Zwischenspeicherung. Und eine Speicherung der Werte ist erforderlich, da die Buchung erst dann erfolgen kann, wenn der Mieter die Ratenvereinbarung unterschrieben hat. Der Ratenzahlungsprozess in easysquare workflow löst dieses Problem clever und bietet zudem weitere komfortable Extras.

So kann mit dem easysquare Ratenzahlungsprozess die bisher fehlende Speicherung durchgeführt werden. Sobald die Ratenzahlungsvereinbarung in SAP^® gesichert wurde, wird ein Prozess in easysquare workflow ausgelöst. Dieser kann, wenn gewünscht, eine individuelle Freigabestrategie enthalten. In diesem Fall gelangt die Ratenzahlungsvereinbarung zunächst zu einem frei festzulegenden Freigebenden. Dieser kann sie direkt aus dem Prozess heraus einsehen und anschließend freigeben, mit Korrekturwünschen ablehnen oder, wenn gewollt, selbstständig verändern. Abhängig von der getroffenen Entscheidung, erhält der Erfasser der Ratenvereinbarung automatisch den Schritt zum Drucken, Verändern oder Stornieren der Ratenzahlung. Eine solche Freigabestrategie bietet sich vor allem für große Wohnungsunternehmen mit vielen Prozessbeteiligten und Hierarchien an. Beispielsweise ist der Ratenzahlungsprozess unter anderem bei der TAG Immobilien AG im Einsatz.

Die gedruckte Vereinbarung wird zur Unterschrift an den Mieter gesendet. Geht das unterzeichnete Dokument wieder beim Wohnungsunternehmen ein, kann der verantwortliche Mitarbeiter einfach in den vorhandenen Prozess gehen und per Knopfdruck die Buchung veranlassen oder den Ratenzahlungsprozess stornieren. Im SAP^® Standard hätte er die Informationen aus der Vereinbarung vollständig neu im System eingeben müssen, da eine Speicherung ohne Buchung vorab nicht möglich gewesen ist. Die Mitarbeiter werden nun intuitiv durch den Prozess geleitet, sodass Fehler vermieden werden und zudem kostbare Zeit gespart wird.

Buchstabensalat im Verwendungszweck: Optimierung des Elektronischen Kontoauszugs

Existiert zu einem Mietvertrag kein Bankeinzug, so wird die fällige Miete meist per Überweisung vom Mieter gezahlt. In diesem Fall muss der Mieter im Überweisungsbetreff manuell seine Mietvertragsnummer eintragen, um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten. Dieser Vorgang ist bekanntermaßen jedoch recht fehleranfällig. Häufig sind Ziffern oder Buchstaben vertauscht, fehlen oder der Betreff ist gar nicht ausgefüllt. Dann ist es Sache des Mietenbuchhalters, fehlerhafte Überweisungen den richtigen Konten zuzuweisen.

Um diesen Aufwand zu vermeiden, können die Tools zur Nachbereitung für den Elektronischen Kontoauszug von PROMOS verwendet werden. Hierzu zählen in erster Linie die sogenannte ELKO Pattern Search Funktion sowie der Memory Effekt. Der Pattern Search interpretiert hierbei den angegebenen Verwendungszweck anhand kundenindividueller Suchmuster, sodass die fehlerhaften Überweisungen automatisiert und massenhaft den entsprechenden Verträgen zugeordnet werden können. Der Memory Effekt komplementiert den Report um eine, wie der Name schon sagt, „Merk-Funktion“. Das bedeutet, dass z. B. regelmäßig „falsch“ angegebene Verwendungszwecke automatisch richtig übersetzt werden, nachdem die Zuordnung durch den Mietenbuchhalter einmal korrekt vorgenommen wurde. Dies kann etwa bei Überweisungen durch eine Wohngeldbehörde nützlich sein, welche stets ihre eigene Vorgangsnummer als Betreff verwendet.

Wenn SOLL nicht gleich HABEN ist: Automatisierter Ausgleich von offenen Posten inklusive Restpostenbildung

Wenn eine fällige Monatsmiete nicht per Bankeinzug beglichen wird, sondern vom Mieter überwiesen oder bar eingezahlt wird, kommt es beim Wohnungsunternehmen häufig zu einer zu hohen oder zu niedrigen Zahlung. Im SAP^® Standard können offene Posten mit Verbindlichkeiten bzw. Zahlungen allerdings nur dann automatisch ausgeglichen werden, wenn der Gesamtsaldo des Vertrages Null ergibt. Es gibt daneben zwar die Möglichkeit, im Rahmen des elektronischen Kontoauszuges offene Posten miteinander auszugleichen, aber Teilausgleiche oder Restposten können nicht gebildet werden. Der Zahlungseingang gleicht offene Posten aus, solange der Zahlungseingangsbetrag ausreicht. Sowie die Zahlung höher als der offene Posten ist, wird eine „Überzahlung“ als unqualifizierte Anzahlung gebucht. Diese Überzahlungslogik entspricht oftmals nicht der gewünschten Kontenpflege. Außerdem ist diese Ausgleichslogik unter Umständen für den Mietenbuchhalter schwer nachvollziehbar. Darum wird sie von vielen Unternehmen nicht genutzt. Was bedeutet dies nun für ein Unternehmen? Der Mietenbuchhalter muss jeden der Verträge manuell bearbeiten und die entsprechenden Restposten bilden. Wie kann PROMOS hier Abhilfe verschaffen?

Mittels eines speziell für solche Fälle entwickelten Reports läuft der Vorgang des Ausgleichs offener Posten einschließlich einer qualifizierten Restpostenbildung automatisiert und leicht nachvollziehbar massenhaft ab. Der Report berücksichtigt die vom Wohnungsunternehmen festgelegten Buchungsregeln. So können nicht nur Rangfolgen für den Ausgleich der einzelnen Mietbestandteile festgelegt, sondern auch Bewegungsartengruppen gebildet werden, welche der Report gebündelt ausgleicht. Durch diese massenhaft durchgeführte Kontenpflege, kann in kürzester Zeit die Anzahl und Höhe der offenen Posten auf ein Minimum reduziert werden.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Die vorgestellten Funktionen erleichtern den Arbeitsalltag des Mietenbuchhalters sowie anderer Beteiligter am Miet- sowie Ratenzahlungsprozess erheblich. Die systematische Bearbeitung von Massenvorgängen spart Zeit, ohne dabei die gewünschte Qualität und Individualität zu vernachlässigen. Zusätzlich können sich Ihre Mitarbeiter auf diese Weise besser auf die Bearbeitung Ihrer Kernaufgaben konzentrieren.