Output Management mit PROMOS.FS – Drastische Aufwandsreduzierung für große und kleine Immobilienverwalter

PROMOS.FS verfügt in diesem Bereich über mehrjährige Referenzen und ermöglicht dem Kunden, den Aufwand für die oben genannten nachgelagerten Tätigkeiten auf die Eingabe eines Druckfreigabedatums zu reduzieren.  

Heterogene Abrechnungswelten

Die meisten Immobilienverwalter nutzen bei der Abrechnung der Heiz- und Wasserkosten verschiedene Wärmemessdienste, die zumeist über unterschiedliche technische Möglichkeiten in der Bereitstellung ihrer Abrechnungsschreiben verfügen. Standard ist hier in der Regel der Austausch von D/W-Sätzen und die Nutzung der messdienstindividuellen Abrechnungsschreiben, die - in Papierform geliefert - manuell den Betriebskostenabrechnungsschreiben zusortiert werden müssen. Immer mehr Immobilienverwalter nutzen im Rahmen des Dienstleistungspakets „IBEKO“ der PROMOS.FS die von Wärmemessdiensten im E-Satzformat gelieferten Abrechnungsergebnisse, die – ohne manuelle Zusortierung - die Nutzung eines in Layout und Inhalt für alle Wärmemessdienste identischen integrierten Abrechnungsschreibens ermöglicht. Die E-Sätze sind ebenfalls die Basis für die maschinelle Prüfung der Abrechnung und die umlagefähige Erstellung von kundenindividuellen Verbrauchsanalysen für einen Zeitraum von drei Abrechnungsperioden, die an das integrierte Abrechnungsschreiben angehängt werden.

Kundenindividuelle Anforderungen

Jeder Kunde hat unverzichtbare individuelle Anforderungen an den Prozess der Bereitstellung und die Übergabe von Abrechnungsschreiben an seine Mieter. Ein Kunde legt zum Beispiel Wert darauf, dass einige der erstellten Abrechnungsschreiben nicht an den Mieter, sondern per E-Mail an den zuständigen Sachbearbeiter gesandt werden. Ein anderer Kunde möchte, dass vor dem Versand der Schreiben jedem oder nur bestimmten Mietern separat gelieferte Informationsschreiben zugefügt werden. Und ein weiterer Kunde möchte, dass in Abhängigkeit von der ersten Stelle der Wirtschaftseinheit vorgegebene Logos, Kopf- und Fußzeilen in die Abrechnungsschreiben auf verschiedene Seiten gedruckt werden, da er keine individuellen Briefbögen vorhalten möchte. PROMOS.FS greift diese unterschiedlichen Anforderungen auf und bietet ihren Kunden dafür maßgeschneiderte Dienstleistungen an.      

Messdienstindividuelle Standards

Eigentlich ein Widerspruch in sich, da ein Standard nicht individuell sein kann. Jedoch zeigt die Realität, dass die großen Wärmemessdienste die in der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. (Bonn) getroffenen Festlegungen für die Lieferung von Abrechnungsschreiben im PDF-Format, das so genannte „E898“ Verfahren mit Blick auf die technischen Möglichkeiten der eigenen IT-Systeme unterschiedlich ausprägen. Während so zum Beispiel der eine Messdienst vollständige Abrechnungsschreiben in der Indexdatei „E898“ referenziert, liefert der andere Messdienst Referenzierungen auf die einzelnen Seiten eines Schreibens. Auf Grund der langjährigen Erfahrungen ist PROMOS.FS in der Lage, diese Besonderheiten in der Aufbereitung der Schreiben zu verarbeiten. Sofern ein Wärmemessdienst nicht in der Lage ist, das „E898“ Verfahren anzubieten, wohl aber seine Abrechnungsschreiben im PDF-Format zu senden, ist PROMOS.FS in den allermeisten Fällen fähig, diese Schreiben ebenfalls zu verarbeiten.  

Das kombinierte Abrechnungsschreiben

PROMOS.FS kann, wie oben erwähnt, alle Ausprägungen dieser Datenlieferungen verarbeiten und die Abrechnungsschreiben der Wärmemessdienste automatisch mit den SAP® Abrechnungsschreiben zu kombinierten Abrechnungsschreiben verbinden. Dabei werden die Mietobjektnummer (alternativ die Vertragsnummer) sowie der Nutzerabrechnungszeitraum ausgewertet, um das Abrechnungsschreiben des Wärmemessdienstes mit dem korrekten SAP® Abrechnungsschreiben zu verbinden. Ergänzend wird in einer Stichprobenkontrolle („X von 100 je Wirtschaftseinheit“) die Übereinstimmung der Abrechnungsbeträge in einem Messdienstscheiben mit den Beträgen des zugehörigen SAP® Schreibens geprüft. Diese Dienstleistung – im Angebotsportfolio der PROMOS.FS als „IBEKO Merge & Print“ bezeichnet – umfasst außerdem die optionale Ergänzung der Abrechnungsschreiben um eine Verbrauchsanalyse.

Aufwandsreduzierung bis zu 99 Prozent

Die Nutzung der Dienstleistungen der PROMOS.FS im Bereich des Output Managements ermöglicht, was die der eigentlichen Betriebskostenabrechnung nachgelagerten Tätigkeiten (Erstellung der Abrechnungsschreiben in SAP^®, Druckvorbereitung, Druck und Versand) betrifft, eine Aufwandsreduzierung bis zu 99 Prozent. Die manuelle Zusammensortierung der Abrechnungsschreiben entfällt zu 100 Prozent. Der Sachbearbeiter des Immobilienverwalters erteilt nach Durchführung der Betriebskostenabrechnung die Druckfreigabe für beliebig viele Wirtschaftseinheiten und nennt den gewünschten Drucktermin. Nach Abschluss der Aktivitäten bei PROMOS.FS erhält er dann je Wirtschaftseinheit die Rückmeldung, dass die Schreiben erzeugt, ggf. archiviert und an den gewünschten Versandweg übergeben wurden. Auch bei den Versandwegen sind kundenindividuelle Lösungen der Regelfall. Während ein Kunde die Zustellung in Briefform favorisiert, wünscht ein anderer Kunde die Zustellung der Schreiben in Transportkisten an seine Hausmeisterstützpunkte zur Selbstverteilung, während wiederum ein anderer Kunde die Schreiben der aktuell wohnenden Mieter per Briefzustellung, die Schreiben der ehemaligen Mieter jedoch per Einwurfeinschreiben zustellen möchte.      

Steuerung des Abrechnungsprozesses

Der komplette Prozess der Nebenkostenabrechnung ist in der Regel ein unternehmensübergreifender Prozess, in dem nicht nur kundeninterne Prozesse, sondern auch Prozesse bei Dienstleistern (Wärmemessdienst, Druckdienstleister, etc.) gesteuert bzw. terminlich nachgehalten werden müssen. PROMOS.FS übernimmt dabei auf Wunsch die Abstimmung und Dokumentation mit allen Prozessbeteiligten. Bei vielen Immobilienverwaltern werden mitarbeiterindividuelle Excel-Listen geführt, die ein effektives Reporting erschweren und die transparente Prozesssteuerung annähernd unmöglich machen. PROMOS.FS arbeitet direkt im SAP^® System des Kunden und setzt zur Steuerung und Dokumentation das Add-on NKPU – Nebenkostenprozessüberwachung der PROMOS consult ein, welches im SAP^® System des Kunden installiert wird. Mit Blick auf die Erstellung der Abrechnungsschreiben in SAP^® wird hier vom Kunden nur noch das gewünschte Druckdatum eingetragen, an welchem dann von PROMOS.FS alle erforderlichen Tätigkeiten bis hin zum Versand der Abrechnungsschreiben durchgeführt werden.

PROMOS.FS – Ihr strategischer Partner in allen Bereichen der Nebenkostenabrechnung

PROMOS.FS hat in ihrem Immo-Service-Center alle Dienstleistungen im Kontext der verbrauchsabhängigen Abrechnung, der nicht verbrauchsabhängigen Abrechnung sowie aller vor- und nachgelagerten Tätigkeiten konzentriert. Die Nutzung der Dienstleistungen des Komplexes „Output Management“ erlaubt eine kurzfristig realisierbare, nennenswerte Einsparung von Aufwänden im Bereich der jährlichen Nebenkostenabrechnung. Dabei ist es unerheblich, mit welchen Wärmemessdiensten der Kunde zusammenarbeitet.