Maßanzug von der Stange – Im agilen Projekt zur Wunschlösung bei der VBW BAUEN UND WOHNEN

Gleiches Prinzip wurde im Kundenprojekt bei der VBW BAUEN UND WOHNEN GMBH (kurz VBW Bochum) in Form einer agilen Projektmethodik angewandt. Die VBW Bochum ist mit 13.000 eigenen und rund 1.400 fremdverwalteten Wohnungen einer der führenden Wohnungsanbieter Bochums. Ziel war es in erster Linie, die existierende Lösung für die Anbindung von Handwerksfirmen durch das easysquare Handwerkerportal (HWK) aus dem Hause PROMOS zu ersetzen. Zusätzlich sollte das IT-System der VBW um weitere Services und Dienste, wie z. B. eine Verkehrssicherungslösung und das CRM Ticketsystem, ergänzt werden. Die agile Projektmethodik beinhaltete, dem Kunden zunächst einen Prototyp zur Verfügung zu stellen, der dann, ähnlich wie ein Anzug in der Kabine, probegetragen wird. Anschließend wurden durch die PROMOS Entwickler, in unserem Beispiel also den Änderungsschneider, individuelle Anpassungen vorgenommen. So entstand bis zum 01. Januar 2016, in lediglich vier Monaten, eine voll einsatzfähige Lösung, die bereits zu 70 Prozent dem geplanten Funktionsumfang entsprach und schon zu diesem Zeitpunkt wesentlich über die Möglichkeiten der Vorgängerlösung hinausging. Zunächst werfen wir nun aber einen genauen Blick auf die einzelnen Projektmeilensteine auf dem Weg von der ersten Anprobe bis hin zur Ausführung des Schmuckstücks.

Step 1: Test des Prototyps als Projektgrundlage

In einem ersten Schritt wurde bei der VBW Bochum ein Prototyp der Lösung eingeführt, der dem Best Practice Ansatz der PROMOS entspricht und auf den Erfahrungen aus anderen Kundenprojekten basiert. Auf diese Weise war es den Projektbeteiligten der VBW Bochum möglich, festzustellen, welche Möglichkeiten ihnen die PROMOS Lösung im Vergleich zum Vorgänger bereits im Standard liefert und welche Funktionalitäten eventuell fehlen oder angepasst werden müssen.  

Step 2: Feststellung des Änderungsbedarfs

In einer umfassenden Workshop-Reihe wurde anschließend in gezielten Gesprächen herauskristallisiert, in welchen Punkten die Best Practice Lösung der PROMOS bereits den Bedürfnissen des Wohnungsunternehmens entspricht und wie einzelne Funktionalitäten noch verbessert oder ergänzt werden könnten. Eine diskussionsoffene Atmosphäre förderte dabei die Entwicklung neuer Ideen und Ansätze. Die entstandenen Deltaanforderungen führten zu einem detaillierten Zielbild, dessen Umsetzung anhand eines ehrgeizigen Zeitplans festgelegt wurde.  

Step 3: Umsetzung, Test und Schulung

Auf Basis des festgelegten Zielbildes wurde durch PROMOS innerhalb von zwei Monaten ein System aufgebaut, auf dessen Basis die VBW Bochum umfangreiche Tests durchführen und ihren Änderungsbedarf melden konnte. Nach Priorisierung blieb eine Liste von 38 Punkten, die durch die PROMOS bis zum Produktivstart angepasst und realisiert wurde. Parallel dazu fanden Schulungen für die Anwender statt, wobei u. a. auch auf moderne eLearning Tutorials und Schulungen durch Multiplikatoren zurückgegriffen wurde.  

Step 4: Produktivstart und weitere Betreuung

Zum 01. Januar 2016 konnte das neue System der VBW Bochum mit allen teilnehmenden Lieferanten und den wesentlichen Instandhaltungsprozessen live gehen. Sukzessive wurden bis Mitte 2016 alle weiteren offenen Punkte, die in der Priorität als mittel bis niedrig eingestuft wurden, angepasst.

In wenigen Schritten und kürzester Zeit gelang die VBW Bochum so zu einer passgenauen Lösung. „Die agile Vorgehensweise der PROMOS verschaffte uns höchste Flexibilität. Wir waren in der Lage, eigene Ideen einzubringen und so das Produkt selbst mitzugestalten. Und dadurch, dass wir im Vorfeld nicht jedes Feld ausdiskutieren mussten, gewannen wir enorme Zeitvorteile. Wenn man mich heute fragt, würde ich es immer wieder so machen“, erläutert Dietmar Kübler, IT-Leiter und zuständiger Projektmanager bei der VBW Bochum.  

Die Lösung umfasst zum heutigen Stand das easysquare Handwerkerportal, eine integrierte Auftragsabwicklung, das CRM Ticketsystem, eine Versicherungslösung sowie die easysquare Verkehrssicherung. Das Ineinandergreifen der einzelnen Lösungen auf Basis von easysquare workflow ermöglicht der VBW Bochum ein prozessorientiertes Arbeiten im System, das vorher so nicht möglich war. Auch das Freigabeverfahren wurde erneuert und durch den Einsatz von easysquare workflow grundlegend vereinfacht. Die Ganzheitlichkeit des neuen Systems kommt dem hohen Qualitätsanspruch der VBW Bochum sehr entgegen.  

Aufgrund des Umfangs des Projekts und der damit einhergehenden Umstrukturierung innerhalb des Unternehmens lag die Herausforderung vor allem darin, die Mitarbeiter adäquat im Rahmen des Veränderungsprozesses zu begleiten. Hier spielt vor allem die realistische Einschätzung des Projektleiters eine wichtige Rolle, welche Schritte praktisch handhabbar sind und bei welchen Vorstellungen es sich nur um theoretische Visionen handelt.  

Doch wie sehen die Lösungen konkret aus und welche speziellen Anpassungen wurden für die VBW Bochum vorgenommen? Eine Auswahl von Lösungsbausteinen zeigt die spezifischen Ausprägungen.

Handwerkerportal

Rund 35 Handwerksfirmen sind über das easysquare Handwerkerportal bei der VBW Bochum angebunden. Das Unternehmen pflegt einen sehr engen Draht zu ihren Handwerksfirmen, weshalb ihnen die Zufriedenheit mit der Lösung sehr wichtig ist. Das Besondere an der Umsetzung bei der VBW Bochum ist zum einen die neue Chatfunktion, mittels derer die Handwerker aus dem Portal heraus Kontakt zur VBW Bochum aufnehmen können. Zum anderen erlaubt die Lösung die Abbildung von Pauschalaufträgen mit Generalunternehmen. Ebenso wurden die Möglichkeiten zur Terminplanung durch den Lieferanten und der Terminverfolgung durch die VBW ausgebaut. So werden nun die vereinbarten Termine zwischen Handwerker und Mieter im Handwerkerportal genau dokumentiert, wodurch die VBW Bochum eine zeitnahe Auftragserfüllung und eventuelle Terminüberschreitungen kontrollieren kann.  

CRM Ticketsystem

Das CRM Ticketsystem ist in der Lage, alle eingehenden Mieteranliegen – egal ob persönlich, per E-Mail, Anruf oder Post – abzubilden. Je Anfrage wird dann automatisch ein Bearbeitungsprozess in easysquare workflow ausgelöst. Auch für den Besucherprozess wird das Ticketsystem verwendet. Speziell auf die Bedürfnisse der VBW Bochum zugeschnitten, wird abweichend vom Standard zusätzlich für jeden erfassten Auftrag ein Ticket angelegt. Auf diese Weise steigen die Möglichkeiten für Nachverfolgung und Auswertung.

Versicherungslösung

Die Versicherungslösung dient der Abwicklung von Versicherungsfällen mit dem Versicherungsmakler der VBW Bochum. Die Besonderheit in der Zusammenarbeit besteht darin, dass die Versicherungsgesellschaft im Regulierungsfall die beauftragten Handwerker und Lieferanten direkt bezahlt. Die Lösung ist so konzipiert, dass die VBW Bochum dennoch alle Informationen zur Regulierung und den angefallenen Kosten aus dem Portal entnehmen und diese in ihrem ERP-System fortschreiben kann. Auch hier wurde ein Chat installiert, sodass eine dokumentierte, prozessorientierte Kommunikation zwischen Makler, Versicherung und VBW möglich ist.  

Eine Vielzahl der aus dem Projekt entstandenen Neuerungen steht nun auch für andere Kunden zur Implementierung in vorhandene Lösungen zur Verfügung. Für die VBW Bochum war nicht nur die individuelle Anpassungsfähigkeit der Lösung ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des Dienstleisters. „Das breite Produktportfolio der PROMOS ermöglicht es uns jederzeit, die im Einsatz befindlichen Lösungen zu erweitern, ohne neue Schnittstellen oder Medienbrüche zu erzeugen. Die Verkehrssicherungslösung bindet mit der easysquare mobile App sogar erfolgreich die Bearbeiter vor Ort ein“, bekräftigt Kübler. In der weiteren Zusammenarbeit ist bereits die Einführung der Digitalen Akte geplant.  

Resümierend liegen die Vorteile des neuen Projektvorgehens in einer höheren Flexibilität, Schnelligkeit und Offenheit. Der Anwender erhält von Beginn an eine sehr gute Übersicht, welche Möglichkeiten sich ihm bieten und kann dann flexibel entscheiden, welche Funktionen er nutzen will und wo es Anpassungsbedarf gibt. Durch den Einsatz des bereits vorhandenen Standards, der nur noch in ausgewählten Punkten individualisiert wird, können signifikante Zeitvorteile gewonnen werden. Gleichzeitig lässt der agile Projektansatz viel Platz für eigene Ideen, die in enger Zusammenarbeit zwischen Kunde und PROMOS konkretisiert werden können. Auf diese Weise wird der Anzug von der Stange in null Komma nichts zum individuellen Lieblingsstück.