Problem erkannt, Gefahr gebannt – Effektives Bauprojektcontrolling mit dem PROMOS Baubuch

So wird beispielsweise in Berlin der Wohnungsbedarf bis 2025 offiziell auf 137.000 Wohnungen beziffert, der tatsächliche Bedarf dürfte jedoch weit über dieser Zahl¹ liegen. Entgegen des allgemeinen Eindrucks, die Berliner wären der vielen Baustellen in ihrer Stadt überdrüssig, ist ihre Einstellung gegenüber Neubauvorhaben durchaus positiv. Für 67 Prozent der in einer Umfrage interviewten Hauptstädter wäre sogar der Neubau von Wohnbauten in der unmittelbaren Nachbarschaft in Ordnung. Gleichzeitig könnte sich jeder zweite Berliner vorstellen, selbst in eine Neubauwohnung einzuziehen.²  

Schreckgespenst Bauprojekt: Hürden und Herausforderungen  

Wenn also Markt und Politik um Neubau buhlen, wo liegen dann die Hürden? Selbstverständlich ist als oberste Voraussetzung die Verfügbarkeit von Bauland zu nennen. Vor allem sind es jedoch auch Langfristigkeit, Risiko, Kapitalintensität und Komplexität, die Bauprojekte zu einem Wagnis machen und an denen kein Weg vorbei führt. Ein gut strukturiertes Projektmanagement ist der Schlüssel, der diese Faktoren beherrschen lässt. Unerlässlich dabei: die entsprechende technologische Unterstützung. Denn ohne diese sind Kostenplanung, Lieferantenmanagement, Auftragsverwaltung und Co. kaum noch denkbar. SAP® bietet bereits eine Ausgangsbasis zum Management von Bauprojekten, welche durch PROMOS um eine ganze Bandbreite von zusätzlichen Tools, Auswertungen und Features erweitert wurde. Heute im Blickpunkt: Das PROMOS Baubuch und Projektcockpit für SAP®.  

Das Baubuch: Eine Definition  

Das Baubuch – früher Pflicht, heute unverzichtbares Dokumentationswerkzeug für den Bauherrn – definiert sich als ein Nachweis über die geplante und tatsächliche Verwendung des für ein Bauprojekt verfügbaren Baugelds. Als Baugeld gilt nach dem Bauforderungssicherungsgesetz jeder Geldbetrag, den „der Empfänger von einem Dritten für eine in Zusammenhang mit der Herstellung des Baues oder Umbaus stehende Leistung erhalten hat“ (§ 1 Abs. 3 Nr. 2 BauFordSiG). Neben der Höhe der Einnahmen und Ausgaben werden zudem Zweck, Fälligkeit sowie getätigte Anzahlungen in einem Baubuch vermerkt. Das Baubuch fungiert so als übersichtliche Basis für ein zielgerichtetes Bauprojektcontrolling.

PROMOS Baubuch: Die einfache Lösung für SAP® Anwender  

Im SAP® Standard ist die Ausgabe eines Baubuchs nicht vorgesehen. Der Anwender müsste für die Erstellung desselbigen diverse Transaktionen ausführen und die Ergebnislisten aufwändig zusammenführen. Diese Vorgehensweise ist nicht nur zeitintensiv, sondern zudem besonders fehleranfällig. Das PROMOS Baubuch hingegen generiert auf Knopfdruck eine einzige ALV Liste mit allen relevanten Angaben zu einem oder mehreren Projekten und bildet somit die Grundlage für ein effektives Baucontrolling. Egal ob Budgets oder angefallene Kosten - Sie entscheiden je nach Anwendungszweck selbst, welche Werte in die Liste aufgenommen werden sollen. So können beispielsweise Plankosten, Budgets, Bauverträge (Obligos / Restobligos) oder auch Bestellanforderungen übersichtlich dargestellt werden.

Transaktion, Selektion, Auswertung: In 3 Schritten zum individuellen Baubuch  

Die Bedienung ist dabei denkbar einfach. Nachdem der Anwender die entsprechende Transaktion ausgeführt hat, erscheinen ihm in einer Auswahlmaske diverse Selektionskriterien (Abb. 1). Die Selektion kann z. B. über ein oder mehrere Projekte und/oder PSP-Elemente erfolgen. Ebenso kann der Nutzer eine zeitliche Eingrenzung in Form des Buchungszeitraums der auszugebenden Daten vornehmen. Im letzten Schritt definiert er das Layout der Auswertung und bestimmt, welche Werte tatsächlich angezeigt werden sollen. Sind für ihn vorerfasste Rechnungen interessant? Sollen Instandhaltungsaufträge zu den PSP-Elementen separat ausgewiesen werden? Stören Null-Zeilen die Übersichtlichkeit und sollen unterdrückt werden? Und müssen auch Belege ohne Bestellbezug im Baubuch erscheinen? In einer einzigen Maske entscheidet auf diese Weise der Anwender Stück für Stück, welche Daten für ihn relevant sind. Anschließend genügt ein Klick und das PROMOS Baubuch trägt automatisch die Informationen aus den verschiedenen Bereichen des SAP® Systems in einer übersichtlichen ALV Liste zusammen (Abb. 2).

Der Kopf liefert Informationen zum selektierten Projekt, z. B. Bezeichnung, Projektleiter und Projektzeitraum. PSP-Elemente werden gelb dargestellt und beinhalten kumulierte Werte. Einzelbelege hingegen sind nicht kumuliert und werden optisch durch ihre blaue Farbe abgegrenzt. Für die Auswertung stehen die gängigen Filteroptionen aus SAP® zur Verfügung. Ein ausgegebener Beleg ist für den Anwender von besonderem Interesse? Dann kann er einfach und bequem per Klick in die Detaildaten abspringen. Um weitere Analysen vorzunehmen, kann der Anwender die ausgegebenen Daten bei Bedarf entweder als Excel-Datei oder in sein SAP® BW System exportieren. Die Vorteile des PROMOS Baubuchs liegen auf der Hand:

• Kinderleichte Bedienbarkeit mittels Einbildtransaktion
  
• Eine Auswertung für alle relevanten Baubuchkennzahlen
  
• Individuelle Selektionskriterien für eine zweckspezifische Darstellung    
  

Das Baubuchportal: Das Datenfenster für externe Projektbeteiligte  

In ein Bauprojekt sind verschiedenste Personengruppen involviert – von internen Mitarbeitern über Dienstleister und Lieferanten bis hin zu Gläubigern. In bestimmten Fällen kann es notwendig sein, diesen Anspruchsgruppen Daten aus dem Baubuch zur Verfügung zu stellen. Insbesondere externe Personenkreise sollten hierbei jedoch nur Einsicht in die Daten erhalten, die für sie relevant sind. Hierfür hat PROMOS ergänzend zum Baubuch ein Webportal entwickelt. In diesem können die gewünschten Daten flexibel bereitgestellt werden (Abb. 3). Als Bauherr können Sie dabei selbst bestimmen, wer Zugriff auf die Daten erhalten soll. Die Daten gelangen per Report in das Portal und können auf Wunsch regelmäßig und automatisch aktualisiert werden. Ein manuelles Zusammentragen und Exportieren der Daten entfällt vollständig und gleichzeitig haben externe Nutzergruppen immer den aktuellsten Blick auf die relevanten Informationen.

PROMOS Projektcockpit: Kennzahlen und Projektsteuerung aus einer Maske  

Das PROMOS Baubuch bildet die Basis für zahlreiche weitere Funktionen und Produkte. Hierzu zählt vor allem auch das PROMOS Projektcockpit. Dieses bietet dem Anwender neben einer übersichtlichen Darstellung der wichtigen Daten und Kennzahlen zusätzlich verschiedene Möglichkeiten zur effizienten Projektsteuerung. Das Projektcockpit verfügt über drei wichtige Reiter:

• Übersicht Projekt: Darstellung von Kennzahlen und Erfassung von Risiken und Chancen;
• Bestellung: Erfassung und Verwaltung der Verträge und Nachträge;
• Rechnungen: Darstellung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen, Verwaltung von Terminen, Mängel- und Gewährleistungsverfolgung.

Das Projektcockpit erhält seine Daten direkt aus dem Baubuch. Pflege- und Verwaltungsfunktionen werden über Absprünge aus dem Cockpit realisiert (Abb. 4). Dem Anwender stehen jederzeit genau die für den konkreten Prozess notwendigen Funktionen zur Verfügung.

Fazit  

Das PROMOS Baubuch dient dem Bauherren nicht nur, wie üblich, als simples Dokumentationswerkzeug, sondern ist darüber hinaus Grundlage für ein effektives Projektcontrolling. Mit dem PROMOS Projektcockpit können über eine zentrale Maske alle wichtigen Funktionen zur Projektsteuerung wahrgenommen werden. Diese und viele weitere Bausteine bilden so ein dichtes Netz von Lösungen, das alle Bereiche des Bauprojektmanagements abdeckt. Die Komplexität von Bauvorhaben wird auf diese Weise radikal reduziert und lässt aus Luftschlössern Traumbauten werden.

1. http://www.morgenpost.de/berlin/article207821521/Bedarf-an-Wohnungen-groesser-als-vom-Senat-berechnet.html
2. http://www.morgenpost.de/berlin/article207912229/Jeder-zweite-Berliner-wuerde-gerne-in-einem-Neubau-wohnen.html