Happy Birthday easysquare!

IT&I: Herr Kramer, herzlichen Glückwunsch zum zweijährigen Bestehen der Marke easysquare mobile. Würden Sie uns beschreiben, wann und wie die Idee für das eigentliche Produkt entstanden ist?

Jens Kramer: Vor den Zeiten von Tablet und Smartphone waren, wenn überhaupt, überwiegend Notebooks als portable Geräte für die mobile Immobilienbewirtschaftung in Gebrauch. Sie waren jedoch unhandlich und für spontane Zwecke ungeeignet, da unter anderem Programme oder Dokumente sich nur verzögert starten ließen. Es wurde schnell deutlich, dass es eine einfachere Lösung geben musste. Zusammen mit Jörn-Michael Westphal, dem Geschäftsführer der ProPotsdam, entstand 2010 aus einer ersten fixen Idee heraus der konkrete Plan, eine App als Formularservice auf dem praktischen und modernen iPad zu programmieren. Es wurde ein iPad angeschafft und anschließend mit der IT-Abteilung der PROMOS an der Umsetzung gebastelt und gefeilt. Dabei lag zunächst die größte Schwierigkeit darin, die App mit dem SAP® System zu verknüpfen, um Daten übertragen zu können. Dies benötigte man, um beispielsweise einen Serienbrief erstellen zu können. Routiniert war die PROMOS bereits in der Umsetzung der Dokumentenverwaltung mit Microsoft Word in SAP® und konnte somit technisch gesehen alle Informationen in der neuen App umsetzen.

IT&I: Was war der Unterschied zu den bereits bestehenden Produkten?

Kramer: Die App hat das Prinzip einer Bibliothek und ist daher vergleichbar mit der Funktion von PROMOS.GT. Der wesentliche Unterschied ist jedoch, dass die App als mobile Anwendung unmittelbar zur Verfügung stehen kann und einen hohen Codeanteil außerhalb von SAP® besitzt. Daher war es maßgebend, sie als selbstständiges Produkt auf den Markt zu bringen.

IT&I: Wann haben Sie die App zum ersten Mal der Öffentlichkeit vorgestellt?

Kramer: Schon nach wenigen Monaten und vielen intensiven Stunden, die wir mit der Entwicklung verbracht haben, wurde die neue App auf der Expo Real 2010 vorgestellt. Da die damalige Technik bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht für eine solche Innovation ausgereift war, wurde ein Abbild des iPads mit einem Polylux-Projektor auf eine Wand projiziert. Ich habe damals einen Formularservice vorgestellt, mit dem elektronische Formulare einfacher und schneller versendet werden konnten. Mit nur ein paar Klicks konnte die App wie ein E-Mail Programm mit Ein- und Ausgangsordner verwendet werden.

IT&I: Welchen Zweck sollte der „Formularservice“ erfüllen?

Kramer: In der Wohnungswirtschaft wurde bis dato mit zahlreichen Protokollen und Formularen in Papierform gearbeitet, z. B. zur Wohnungsübergabe oder Schadenserfassung. Die Grundidee bestand darin, Dokumente digital per mobilem Endgerät zu bearbeiten und weiter zu versenden. Erweitert wurde dieses Modell in den folgenden Monaten unter anderem mit verschiedenen Feldtypen, der Möglichkeit Unterschriften zu setzen, Fotos zu implementieren, das Markieren in Fotos zu ermöglichen, Gruppen zu organisieren und Subsheets herzustellen. Das Konzept war und ist bis heute noch so flexibel, dass es den individuellen Formularen der unterschiedlichen Wohnungsunternehmen angepasst werden kann. Wir haben uns damals einen ganzen Berg von Formularen verschiedener Unternehmen herangeholt, mit denen wir bis dahin gearbeitet hatten und alle Dokumente ausgewertet. Auf diese Weise konnten wir herausfinden, wie wir die „Formularsprache“ effektiv in die App einarbeiten, um sie firmengerecht anpassen zu können. Dieses Grundprinzip ist auch das, was wir an dieser Idee so clever finden: Wir brauchen nur eine App für alle Vorgänge!

IT&I: Gab es Hindernisse, die es zu bewältigen galt?

Kramer: Wie bei jeder Innovation gab es auch für unsere App einige Hürden zu überwinden. Eine App auf einem modernen Gerät für seriöse Dienste zu verwenden, war für viele Kunden der PROMOS unvorstellbar. Die meisten hielten ja das Phänomen „App“ eher für eine vorübergehende Modeerscheinung. Das SAP® System hatte sich schließlich über Jahre bewährt und die Wohnungsbaugesellschaften befürchteten, von den Mietern als überheblich modern wahrgenommen zu werden. In kürzester Zeit zeigte sich jedoch, dass die Verwendung von Apps als immer nützlicher angesehen wurde und bald vom Alltag nicht mehr wegzudenken war. Natürlich bestand von Seiten der Unternehmen damals auch ein gewisses Unbehagen bezogen auf die Datensicherheit, die sie durch mögliche Hackerangriffe bedroht sahen. Die Angst vor Datenmissbrauch nehmen wir sehr ernst und verfolgen alle aktuellen Themen hierzu. Bisher waren alle Bemühungen ohne Erfolg, den Verschlüsselungsalgorithmus von Apple zu dechiffrieren. Darüber hinaus bieten wir bei Bedarf zusätzliche Sicherheitslösungen, die mit der easysquare mobile App kompatibel sind.

IT&I: Vor zwei Jahren wurde die neue Marke easysquare gelauncht. Was verbinden Sie mit dem Namen?

Kramer: Neben der Bedeutung „easy“ entspricht das Produkt auch als „square“ bzw. Marktplatz seinem Namen. Es ist der Ort, an dem Informationen zusammentreffen. Der Name „easysquare“ bedeutet demnach, dass nur eine einzige Lösung als Marktplatz existiert, bei dem der Vermieter mehrere unterschiedliche Lösungen kundenorientiert betreiben und Dienste miteinander verknüpfen kann. Der Name beschreibt die Vielschichtigkeit dieser Lösung. ‚Einfach‘ war und ist unser Credo!

IT&I: Worin äußert sich die Einfachheit der Lösung?

Kramer: Die easysquare mobile App benötigt für die Bedienung der Formulare keinen Internetzugang, ist durch ihre Mobilität auf den Endgeräten unmittelbar einsetzbar und funktioniert reibungsloser als Programme auf einem PC. Durch unser Produkt können wir dem Kunden eine „360-Grad-Rundumbetreuung“ gewährleisten, denn wir bieten für alle Beteiligten des Immobilienmanagements eine passende Lösung an. Beispielsweise kann der Vermieter auch direkt über die App einen Termin mit dem Handwerker vereinbaren oder der Hausmeister kann bei einer Leerwohnungssanierung schon vor Ort alle Leistungsverzeichnisse abrufen, da er den gesamten Leistungskatalog zur Hand hat. Noch beeindruckender ist, dass man daran neben der fortschreitenden Digitalisierung, also weg von den Massen an Papierbergen, auch die Zuständigkeit verändert. Plötzlich kann der Kunde unserer Kunden, also der Mieter, aktiv werden und viele Vorgänge selber in Gang setzten, bei denen früher noch jemand am Schalter saß, der einem weiterhelfen musste. Heutzutage erledigt man fast alles mit dem Daumen auf dem tragbaren Gerät und das an jedem denkbaren Ort. Mit der easysquare mobile App kann der Hausmeister, der vorher größtenteils Schäden im Objekt betreut hat, nun auch Bilder und andere Informationen vor Ort an das SAP® System des Wohnungsunternehmens oder direkt an den Handwerker senden und muss den Vorgang lediglich mit der App kontrollieren. Da heute jeder Beteiligte der Wohnungswirtschaft mit der App arbeitet, war auch das Design und die Symbolik ein sehr wichtiges Thema bei der Entwicklung der App.

IT&I: Können Sie das genauer erklären?

Kramer: Bei der Entwicklung der App habe ich meine Untersuchungen zur Usability direkt bei den Kunden durchgeführt. Damals war ich bei mehreren Schulungen von Hausmeistern dabei, um die Anwenderfreundlichkeit der App zu überprüfen und bekam neue Ideen und Anregungen. Dabei wurde mir besonders klar, dass das Design und die Symbolik eine wesentliche Rolle bei dem Produkt ausmachen. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen Produktmanager und Entwicklern bei PROMOS wurde die Individualität des Kunden noch weiter in den Mittelpunkt gestellt.

IT&I: Welche Veränderungen konnten Sie in den letzten zwei Jahren seit dem Launch der neuen Marke wahrnehmen?

Kramer: Durch die einfache Bedienbarkeit und Vielseitigkeit der App wird heute nicht mehr allein ein Teilmarkt der Immobilienwirtschaft bedient. Auch der Kleinunternehmer, wie beispielsweise ein privater Vermieter einer geringeren Anzahl an Wohnungseinheiten, kann seine Vorgänge einfach und schnell mit unserer App kontrollieren und organisieren. Mit der App erreichen wir plötzlich Zielgruppen, die wir vorher nicht erreicht haben. Innerhalb von zwei Jahren hat die easysquare mobile App eine rasante Entwicklung gezeigt. Unser Wachstum im Geschäftsbereich Mobilität beträgt jährlich über 40 Prozent. Damit haben wir heute ca. 8.000 User auf unserer Plattform. Dabei war der Fortschritt nicht nur bezogen auf die App wahrzunehmen. Es gab in diesen zwei Jahren einen generellen Umschwung auf eine Digitalisierung der Arbeitswelt. Der Zeitraum ist charakterisiert durch verschiedenste Innovationen und den damit einhergehenden gesellschaftlichen Veränderungen. Die easysquare mobile App ist bis heute ein Vorreiter in diesem Bereich.

IT&I: Herr Kramer, Sie haben nun die letzten zwei Jahre beschrieben – wie sehen Sie die Entwicklung der nächsten zwei Jahre?

Kramer: Ich gehe davon aus, dass sich die Digitalisierung noch weiter ausbreiten und vielfältiger werden wird. Die Kommunikation des Verwalters mit dem Mieter wird nicht mehr über den postalischen Weg erfolgen, sondern direkt über ihre Smartphones. Beispielsweise werden sicherlich auch bald Heizungsanlagen, Stromzähler und Steckdosen per App steuerbar sein. Wir wollen mit der easysquare mobile App immer mehr auch den einzelnen Mieter integrieren. Damit er selbstständig Dienste abfragen kann, wie z. B. bei der Handwerkersuche oder bei der Nachmietersuche auf einer Nachbarschafts-App. Nach oben hin sind den zusätzlichen Ideen für solche Extras keine Grenzen gesetzt. Derzeit lässt sich nur erahnen, wie weit sich die Trends weltweit ausbreiten und unseren gesamten Alltag verändern werden.

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