Mieterwechsel der Extraklasse - Projekt iModa der DOGEWO21

DOGEWO21 ist mit ca. 16.300 Wohnungen das größte in Dortmund ansässige Wohnungsunternehmen und verfügt über eine heterogene Bestandsstruktur. „iModa“ steht für mobile Datenapplikation mit dem iPad und beschreibt in der Gesamtsicht die technische, SAP®-integrierte Unterstützung aller Geschäftsprozesse der Immobilienbewirtschaftung, die außerhalb der Servicebüros mit einem mobilen Endgerät stattfinden. Hierzu zählen verschiedenste Prozesse, wie z. B. Besichtigungen, das Forderungsmanagement, alle Themen rund um die Instandhaltung oder auch das Portfoliomanagement.  

Erklärte Projektziele sind die umfassende SAP® Integration verschiedenster Stammdaten mit durchdachter und einheitlicher Prozessgestaltung, die Einbindung sowohl verschiedener Mitarbeitergruppen als auch externer Begleitung (z. B. Elektriker) in den Prozess und die Vermeidung von Übertragungsfehlern durch die Reduzierung von Medienbrüchen. Das Projektteam setzt sich aus einem interdisziplinären Team der Fachbereiche, wie Kundenberater, IT, Servicemitarbeiter usw., zusammen.  

DOGEWO21 beabsichtigte, zunächst die Abnahmen und Übergaben für Wohnungen, Gewerbe, Garagen sowie Stellplätze mit easysquare zu implementieren. Hierfür wurden die easysquare workflow Prozesse „Mobile Wohnungsabnahme“ und „Mobile Wohnungsübergabe“ entworfen, die den Mitarbeiter von der Kündigungsbearbeitung über die Vorabnahme bis hin zur Nachabnahme mit anschließender Kautionsauflösung wie an einem roten Faden durch den Mieterwechselprozess führen. Die mobilen Formulare vererben die Daten. So stehen alle erfassten Daten einer Vorabnahme, wie z. B. Mängel, auch in der Abnahme zur Verfügung.

Die Prozesse enthalten eine Reihe von nützlichen und unterstützenden Neuentwicklungen. Hierzu zählen u. a.:

• Ein Outlook-Termin der Besichtigung kann an einen anderen Mitarbeiter aus dem Prozess heraus versendet werden, wenn z. B. ein Bauleiter an der Besichtigung teilnehmen muss.
• Der Mieter kann per E-Mail über den Besichtigungstermin direkt aus dem Prozess heraus informiert werden. Die Signatur wird automatisch an den jeweiligen Prozessbearbeiter angepasst.
• Anhand von bestimmten Ausstattungsmerkmalen wird ermittelt, ob ein E-Check durch einen Elektriker erforderlich ist. Die passende IH-Meldung wird automatisch angelegt und über die angebundene Handwerkerkopplung an den Elektriker übermittelt.
• Sind vor Ort erfasste Mängel durch DOGEWO21 zu beseitigen, wird automatisch eine IH-Meldung mit passendem Kindprozess angelegt, der weiter bearbeitet werden kann.
• Der Abnahmetyp kann variabel gesteuert werden, um damit das entsprechende mobile Formular mit den erforderlichen Stammdaten zu erzeugen. Somit kann z. B. zeitgleich eine Abnahme und Übergabe in nur einem mobilen Formular stattfinden, wenn bereits ein Neumieter gefunden wurde.

Christian Nagel, Prokurist Wohnungswirtschaft

Es stehen eine Vielzahl von SAP® Stammdaten im mobilen Formular zur Verfügung. Diese können vor Ort geprüft und bei bei Bedarf angepasst werden. Nach dem Versand des mobilen Formulars an SAP® werden die Stammdaten nach vorheriger Kontrolle eines zugeordneten Bearbeiters automatisch in SAP® fortgeschrieben.

Im mobilen Formular werden folgenden Bereiche und Inhalte bearbeitet:  

• Die Objekt- und Geschäftspartnerdaten: Es können z. B. der Leerstandsgrund, der Kündigungsgrund, alle relevanten Partnerdaten, wie Adresse, Kommunikationsdaten oder Bankverbindung, der am Mietvertrag zugeordneten Partner kontrolliert und ggf. erfasst werden.
• Die am Objekt vorhandenen Räume mit den ihnen zugeordneten Ausstattungsmerkmalen: Parallel zum Projekt iModa fand eine Optimierung der Ausstattungsmerkmale statt, mit dem Ziel, die Anzahl der Ausstattungsmerkmale in SAP® zu reduzieren und diese den Räumen zuzuordnen. Dadurch war es möglich, eine strukturierte Sicht im mobilen Formular zu gewährleisten, so dass der Mitarbeiter vor Ort schnell und effizient die in SAP® hinterlegte Stammdatenstruktur prüfen und während der Abnahme korrigieren kann. Es können Räume gelöscht und hinzugefügt sowie die passenden Ausstattungsmerkmale zugeordnet werden.
• Die Zustandsbewertung der einzelnen Bauteile: Die Bauteile, z. B. Wände, sind an die Ausstattungsmerkmale gekoppelt. Es kann bei Bedarf automatisch eine IH-Meldung zu einem Mangel in SAP® angelegt werden. Durch das gewählte Schadensbild und die passende Maßnahme, z. B. das Streichen einer vergilbten Wand, wird automatisch das passende Gewerk ermittelt.
• Die Prüfung des Grundrisses: Der Grundriss steht als Foto zur Verfügung und kann durch die Fotobearbeitungsfunktion der easysquare mobile App bearbeitet werden.
• Die Pflege von Exposédaten: Exposé-relevante Daten, z. B. die Pflege einer Headline für die Online-Portale inklusive der Aufnahme von neuen Fotos, können mobil erledigt werden. Alle Fotos werden im Archivsystem archiviert.
• Die Erfassung von Zählerständen: Die erfassten Zählerstände werden automatisiert per E-Mail an den Versorger gesendet. Hierbei wird eine gesonderte PDF-Datei erzeugt, die die relevanten Daten für den Versorger enthält.
  

Über den Button „Anlagen“ stehen darüber hinaus ausgewählte, archivierte Dokumente als PDF-Dateien in der App bereit. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter bei Bedarf das Vorabnahmeprotokoll bei einer finalen Abnahme noch einmal ansehen.  

Weitere Daten rund um das Mietverhältnis, wie z. B. der Saldo des Mieterkontos oder die aktuellen und zukünftigen Konditionen, stehen im Bereich „Infoblatt“ bereit. Tippt der Mitarbeiter auf „Infoblatt“ erfolgt ein Online-SAP®-Datenabruf, so dass die Daten stets aktuell sind. Das mobile Formular ersetzt so die papiergebundene Mieterakte. Der Mitarbeiter ist vor Ort voll auskunftsfähig.  

Der Mieter erhält das ausgefüllte und unterschriebene Protokoll als PDF-Datei per E-Mail, sofern er dies wünscht. Ein Postversand ist selbstverständlich auch möglich. Eine Fehlerprüfung prüft die Syntax der E-Mail-Adresse. Kam es hier zu einer Fehleingabe, erhält der Mitarbeiter einen Hinweis und der Versand des Formulars ist erst nach einer Korrektur möglich. Fand eine Abnahme mit einer zeitgleichen Übergabe statt, werden zwei PDF-Dateien erzeugt, die nur die relevanten Daten für den Mieter bzw. Neumieter enthalten. Alle Dateien werden im Archivsystem archiviert und stehen jederzeit z. B. in der Anlagenliste des Mietvertrags zur Verfügung.

Die nächste Stufe von „iModa“ wird sich mit dem Bereich der Instandhaltung beschäftigen. Insbesondere die Planung von Einzelmodernisierungsmaßnahmen bei vor Ort Terminen rückt in den Fokus zeitnaher Projektaktivitäten.