Der PC wird zum Auslaufmodell

Nicht nur die moderne Bürokultur mit Co-Working Spaces und die allmähliche Abschaffung des festen Arbeitsplatzes zeugen von der Tendenz zur Mobilität. Eine klare Sprache sprechen auch die Statistiken: Der Anteil der Smartphonebesitzer in Deutschland lag 2015 mit 46 Millionen siebenmal so hoch wie 2009. Google Play und der Apple App Store verzeichneten 2015 den Erwerb von 179 Milliarden Apps.  

Zwar liegen noch keine genauen Angaben über die Nutzung mobiler Technologien im Arbeitsalltag vor, aber auch hier zeugen Rekordwerte von Geschäftsreisen deutscher Unternehmen von einem unzweifelhaften Trend. Zugleich wachsen die Branchen der digitalen Wirtschaft nach Angaben der EU-Kommission siebenmal so schnell wie die Realwirtschaft.  

Für berufliche Zwecke sind folglich zwei Kriterien grundlegend: die Erledigung möglichst vieler Arbeitsvorgänge über ein mobiles Endgerät und die Bereitstellung notwendiger Informationen über eine zentrale Datenplattform.  

Einmalige Chance zu mehr Effizienz  

Was bedeuten diese Befunde für die Immobilienwirtschaft? Kurz gesagt: eine große Chance zu höherer Effizienz der Arbeitsprozesse und größerer Zufriedenheit der Kunden. Gerade Wohnungsunternehmen können in herausragender Weise von Digital Real Estate profitieren. Denn schon jetzt ist es möglich, die Kommunikation zwischen Objektbetreuer, Dienstleister und Mieter ganz wesentlich digital zu realisieren. Möglich wird dies durch Vernetzungsplattformen wie easysquare. Diese kommt beispielsweise bei der Berliner „Bau- und Wohnungsgenossenschaft von 1892“ zum Einsatz. Anja Miericke, Leiterin der Bestandsverwaltung, nennt die größten Vorteile: „Sei es während einer Objektbegehung oder im Zusammenhang mit der Wohnungsabnahme: Handschriftliche Notizen und die nachträgliche Übertragung ins ERP-System zurück im Büro gehören der Vergangenheit an.“  

Richtig entwickelt und eingesetzt bildet eine App eine Schnittstelle zwischen dem unternehmenseigenen ERP-System und den Bedürfnissen des Mieters vor Ort. Vorgefertigte Formulare zur Wohnungsübergabe, zu Reparaturaufträgen oder dem Vertragsmanagement können durch den Mieter ausgefüllt und im zentralen System verarbeitet werden. Im Gegensatz zu den gängigen Mieterportalen kann der Mieter seine Unterschrift als rechtsverbindliches Zeichen in der Plattform leisten. Diese längst etablierte Praxis in der Paketzustellung beendet unnötige Ausdrucke und den kostenträchtigen postalischen Versand. Im Falle von Schadensmeldungen lassen sich Fotos in die Formulare integrieren, eine zeitintensive Begutachtung entfällt. Zudem entfällt die aufwändige Verarbeitung der Mieterangaben in diversen Laufwerkordnern dank der unmittelbaren Verarbeitung im ERP-System. Eine Abschlussarbeit der Fachhochschule Brandenburg hat gezeigt, dass die durchschnittliche Dauer einer Wohnungsübernahme mithilfe mobiler Endgeräte um über 50 Prozent sinkt – von 60 auf 26 Minuten.

Am Kunden orientieren  

IT-Hersteller haben sich folglich sowohl an ihren Kunden als auch an den Kunden ihrer Kunden zu orientieren. Daher ist es fundamental, dass die besagten Kommunikationsvorgänge über eine mobile App vollzogen werden können.   Immobilienapps konzentrieren sich derzeit jedoch noch ganz überwiegend auf die Wohnungssuche – an die Zeit nach dem Einzug hat kaum ein App-Anbieter gedacht. Mieterportale im Web haben demgegenüber zwar nicht ihre Daseinsberechtigung verloren, sind aber angesichts der Fokussierung auf das Smartphone nicht mehr zeitgemäß. Sehr wohl ist es zeitgemäß, Arbeitsprozesse mittels mobiler Technologien an Dienstleister und Kunden zu delegieren. Die Schadensaufnahme durch den Mieter beispielsweise stellt zwar eine Neuerung dar. Doch die Alternative einer telefonischen Kontaktaufnahme samt persönlicher Begutachtung durch den Techniker ist zweifellos zeitintensiver.  

Ein Effizienzgewinn ist darüber hinaus die Nutzung der App als Kontaktmedium. Es macht einen Unterschied, ob ein Mieteranliegen direkt im elektronischen Postfach des zuständigen Mitarbeiters landet oder sich Notizen aus Telefonaten oder SMS auf Schmierpapier wiederfinden. Zentrale ERP-Systeme in den Firmen beseitigen nicht zuletzt den verheerenden Umstand, dass noch immer zwei Drittel aller eingehenden Informationen an der IT-Abteilung vorbeigehen. Anhand einer Auswertung von 20.000 Mietobjekten konnte belegt werden, dass die Mieterkosten für die Kommunikation über Callcenter und Postversand bei rund 30 Euro pro Jahr liegen. Diese Summe lässt sich mithilfe der App auf jährlich knapp einen Euro reduzieren.  

Sichere und Innovative Cloudlösungen  

Für die Unternehmen werden Vernetzungslösungen zu einem Hauptinstrument im Wettbewerb um Kosten- und Zeiteffizienz. Innerhalb der Belegschaft wird der gleichzeitige Zugriff auf Informationen mit Bearbeitungsmöglichkeit immer bedeutsamer. Dies betrifft selbstverständlich auch Home-Office-Nutzer und Außendienstler, die durch mobile Lösungen ihre Angaben direkt in die allgemeine Software einpflegen können. Branchen wie die Immobilienwirtschaft profitieren in besonderem Maße von Echtzeitänderungen geteilter Dokumente. Allzu bekannt ist dabei die Volatilität von Budgetplänen. Spontane Objektbegehungen, die sich beispielsweise durch Bauschäden ergeben, erfordern eine lokale Bereitstellung detaillierter Informationen zur Immobilie. Die Verkehrssicherung wird demnach zu einem bevorzugten Einsatzgebiet mobiler Lösungen: Adressen, Bauteile, Prüfaufgaben und Fristen können vor Ort kontrolliert und mit den entsprechenden Normvorgaben aus dem ERP-System abgeglichen werden. Automatische Sicherungen und Historisierungsfunktionen der App garantieren Nachweispflichten und die Einhaltung unternehmensinterner Compliance-Vorschriften.  

Es bleibt die Frage sicherer Datenspeicherung: Öffentliche Clouds wie Dropbox oder Google Drive ersparen zwar den Aufbau eigener Rechenzentren, überzeugen jedoch nicht gerade durch sicheren und transparenten Datenschutz. Vollkommene Unabhängigkeit von externen Dienstleistern besteht hingegen im Falle unternehmenseigener Private Clouds. Aktuell werden Mischformen bevorzugt. Für die Speicherung sensibler Daten sollte auf alle Fälle ein Partner gewählt werden, der leistungsstarke Internetkapazitäten mit wirtschaftlicher Solidität verbindet. Erst in diesem Gesamtpaket entfaltet mobile Technologie ihre ganze Effizienz für die Immobilienwirtschaft.